Login  |  Registreer  |  Wijzig            Nieuwsbrief  |   Nieuws   |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteren   |   Zoeken
Value stream mapping verkort zorgpad in VUmc
Bron: Procesverbeteren.nl
Lean: De slanke organisatie
VSM zorgpad slokdarmkanker (deels)Value stream mapping verkort zorgpad "start behandeling slokdarmkanker"

Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofredacteur Procesverbeteren.nl, 06-05-2015

In het VU Medisch Centrum wist een multidisciplinair verbeterteam de tijd tussen patiënt-aanmelding en aanvang van de behandeling bij slokdarmkanker, met meer dan een kwart te verkorten. Het team maakte gebruik van Value Stream Mapping (VSM). Dit is een techniek waarbij een zorgpad zichtbaar wordt gemaakt, met onderscheid tussen stappen die waarde toevoegen en niet.

De kortere doorlooptijd is prettiger en waarschijnlijk ook beter voor de patiënt. Bovendien is het goedkoper: zaken zoals minder herplannen, geen dubbele controles uitvoeren en geen operaties meer afzeggen, levert per patiënt gemiddeld een besparing op van zeker 5000 euro.

Het in kaart brengen van de ‘waardestroom’ met VSM zorgde voor focus. Doordat waardecreatie voor de patiënt daarbij centraal stond, kwamen de teamleden bovendien gemakkelijk op verbeterideeën. De benodigde veranderingen in het zorgpad werden tenslotte relatief vlot aanvaard, omdat daar reeds een breed draagvlak voor was gecreëerd in het team.


Het VU Medisch Centrum (VUmc) past sinds 2012 Lean management technieken toe. Eén van de meest populaire verbetertools is daarbij Value Stream Mapping (VSM). Met behulp van post-its in verschillende kleuren wordt dan de behandeling van een groep patiënten in kaart gebracht, met als doel zinvolle stappen te onderscheiden van verspilling.

Dit is in de zorg althans de meest gangbare praktijk, die daarmee afwijkt van de formele VSM-methode met standaardsymbolen voor onder meer productiestappen en tussenvoorraden en pijlen daartussen.

Als er sprake is van een volledig administratief proces gebruikt het VUmc ook Makigami. Dit een VSM-variant voor het stroomlijnen van kantoorprocessen.

Value stream mapping: Een team van artsen en verpleegkundigen brengt met post-it briefjes de doorstroom in kaart
Het VUmc is nu een paar jaar bezig met de toepassing van Lean. Eén van de populairste verbetertools is Value Stream Mapping


Randvoorwaarden
Hoewel VSM ook in veel andere ziekenhuizen wordt ingezet, is het nog niet zo goed onderzocht of deze methode, afkomstig uit de (auto)industrie, ook in de zorg werkt. En zo ja, onder welke randvoorwaarden.

Kjeld Aij, directeur bedrijfsvoering acute zorg in het VUmc, koos dit als één van de onderzoeksthema’s voor zijn nog lopende promotieonderzoek. Samen met Guy Widdershoven en Merel Visse beschrijft hij in Global journal of management and business research1, hoe VSM werd toegepast om het vóórtraject van de behandeling van slokdarmkanker te verbeteren.

Afgebakende groep
De therapeutische route bij slokdarmkanker is erg belastend voor zowel de zorgprofessionals als de patiënten, dus elke winst in dit zorgpad is welkom. Een andere reden om deze patiëntengroep te kiezen is dat het een duidelijk afgebakende groep is, die in een korte tijd een groot aantal verschillende hulpverleners moet ‘zien’.

In Nederland wordt 95% van de mensen met slokdarmkanker, ongeveer 120 personen per jaar, doorverwezen naar het VUmc voor een behandeling. Bij het traject dat aan een eventuele operatie (en/of chemotherapie en/of radiotherapie) vooraf gaat, zijn veel medische disciplines betrokken: onder meer chirurgie, oncologie, radiologie, anesthesiologie, intensive care, en de operatie-planning.

Door-to-theatre-time
Hoewel er consensus is over de stappen die medisch noodzakelijk zijn, is het zorgpad erg complex. Mede daardoor duurt de door-to-theatre-time, het tijd tussen aanmelding en begin van de behandeling, maar liefst 13,5 weken.

Met als doel om het zorgpad efficiënter, veiliger en sneller te maken, werd een 12-koppig VSM-team gevormd. In dat team zaten vertegenwoordigers van alle betrokken medische disciplines, en daarnaast twee experts op het gebied van Lean en Value Stream Mapping. Tenslotte was er één teamlid dat er voor zorgde dat alle deelnemers voldoende tijd kregen voor hun deelname.

Value Stream Map van het voortraject behandeling slokdarmkanker
De Value Stream Map van het zorgpad "voortraject behandeling slokdarmkanker", voor de invoering van de verbeteringen


Keten van post-its
Het VSM-team bracht eerst de huidige Value Stream in kaart. Dit resulteerde in een keten van post-its in diverse kleuren op een muur, zie de foto hierboven. Op de post-its werden wachttijden tussen stappen aangeven, en daarnaast noodzakelijke materialen en informatiestromen, benodigde resources zoals mensen, bestaande problemen en risico’s, en bronnen van verspilling.

Het team putte voor het maken van de waardestroom-analyse niet alleen uit hun eigen ervaringen. Het voerde ook metingen uit op de werkvloer zoals time-motion assesments. Bovendien legde het team gezamenlijk de route af die een patiënt volgt. Hierbij fungeerde steeds één teamlid als gids, terwijl anderen observeerden en notities maakten.

Gebrek aan structuur
Opvallend was niet alleen het geconstateerde gebrek aan structuur in het zorgpad, maar ook het grote aantal stappen daarin. Dit bleken er maar liefst 128, waarvan er slechts 17 (!) waarde toevoegen voor de patiënt. 104 stappen, kennelijk administratief, werden beoordeeld als ‘weliswaar niet-waarde-toevoegend, maar wel noodzakelijk’. 7 stappen werden gezien als overbodig.

Er werd een nieuwe ‘waardestroom’ ontworpen, met daarin zo min mogelijk overbodige stappen. Ook werd er voor gezorgd dat de administratie, één van de belangrijkste bottlenecks, sneller plaatsvindt. Patiënten hoeven zich nu bijvoorbeeld nog maar bij één balie in te schrijven, terwijl dit vroeger op elke afdeling opnieuw nodig was. In de nieuwe opzet daalt de door-to-theatre-time met 26%, tot tien weken.

Kosten lager
De kosten zijn ook lager, vertelt Kjeld Aij: ‘Door minder herplannen van spreekuren, het opheffen van dubbele controles, het nog maar één maal inschrijven op een poli, patiënten niet meer onverrichter zake naar huis sturen omdat hun status zoek is, en geen operaties meer hoeven afzeggen, is de besparing gemiddeld per patiënt zeker 5000 euro.’

Omdat het nieuwe zorgpad meer gestructureerd is, wordt ook de kans op fouten aanzienlijk lager ingeschat. Het is echter niet te zeggen of dit, samen met de snellere behandeling, tot meer gezondheidswaarde voor de patiënt leidt. Hiertoe zou je onder meer gegevens over de opnameduur en de mortaliteit moeten gaan vergelijken in de oude en nieuwe situatie. De onderzoekers bevelen aan om dit voortaan als prestatie-indicator bij het maken van VSM’s mee te nemen.

Focus en draagvlak
De eindconclusie is dat VSM het zorgpad daadwerkelijk efficiënter heeft gemaakt. Deze Lean-tool werkt dus, ook in de zorg. Het gebruik van VSM gaf structuur, en zorgde voor focus op waardecreatie voor de patiënt. Bovendien ontstond, dankzij het intensieve contact tussen de verschillende medische disciplines in het verbeterteam, ‘vanzelf’ draagvlak om de benodigde veranderingen door te voeren.

> Op zoek naar meer cases en artikelen over Lean in de zorg?
> Zie m.b.t. VUmc en Lean ook:
Lean coaches helpen leidinggevenden bij Lean transformatie VUmc
> Zie m.b.t. VUmc en VSM ook: Betere OK-planning dankzij Makigami
> Zie m.b.t. VUmc en Leiderschap ook: Lean leidinggevende moet leiden, managen en onderwijzen
> Zie m.b.t. VSM ook: Het maken van een future value stream map


1
) Lean Process Mapping Techniques: Improving the Care Process for Patients with Oesophageal Cancer; Kjeld H Aij, Guy Widdershoven & Merel Visse; Global Journal of Management and Business Research: Administration and Management (A), Volume 14 Issue 2 Version 1.0, 2014, 56-64




Hulp nodig bij de implementatie van Lean?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/LEAN/Value_stream_mapping_VUmc.php