De fabrieken van FrieslandCampina vormen een netwerk, waarin uitgaande van rauwe melk steeds de meest ‘valoriserende’ producten worden gemaakt, en waarbij er frequent uitwisseling is van reststromen.

De toeleveranciers van de melk liggen vast, want FrieslandCampina is een coöperatie. Er zijn echter ook allerlei ingrediënten en verpakkingsmaterialen nodig. Voor elke categorie grondstoffen is er een inkoopteam, dat zorgt dat de ingekochte zaken zo veel mogelijk waarde toevoegen. Zij stippelen daartoe een inkoopstrategie uit, en leggen die vervolgens voor aan een strategy go team, met daarin de belangrijkste belanghebbenden uit de business. Die beslissen of de strategie wordt uitgevoerd.

Inkoop heeft bij FrieslandCampina dus een dienstverlenende rol ten opzichte van de business. De inkopers helpen zo veel mogelijk waarde creëren. Hiermee sluit het inkoopproces goed aan bij het world class verbeterprogramma van het zuivelconcern. Met die aanpak loopt Friesland Campina voorop, want veel andere bedrijven zien inkoop nog slechts als een proces waarmee je kosten kunt besparen!

Gerco Rietveld’s baanbrekende boek Inkoop – Een nieuw paradigma en inkooptrends zoals Value-Based Sourcing hebben één ding gemeen: benadrukt wordt dat inkoop niet moet focussen op kostenreductie in het begin van een supply chain. Het accent moet juist liggen op maximale waardetoevoeging aan het eind van de keten, dus op het moment dat het product de klant bereikt!

Dit geldt des te meer als het gaat om de inkoop van product-gerelateerde zaken, omdat dit direct de kwaliteit van de eindproducten beïnvloedt.

Teams
Bij FrieslandCampina hebben ze dat goed begrepen. De teams van de in 2009 opgetuigde inkoopmatrixorganisatie staan met betrekking tot de sourcing van grondstoffen volledig in dienst van de business. De fabrieken die de ingrediënten gebruiken bepalen wat er nodig is, en roepen vervolgens de hulp van de inkopers in om die behoeften optimaal in te vullen.

Fokke Ypma is één van de Category Procurement Managers en één van de sprekers tijdens een bedrijfsbezoek georganiseerd door de Nederlandse inkopersvereniging NEVI, zie het kader bedrijfsbezoek Friesland Campina.

Kennis van levensmiddelentechnologie deed Ypma op aan de Landbouwuniversiteit in Wageningen. Daarnaast studeerde hij economie. Ypma maakt onderdeel uit van het category team koolhydraten, dit is het team dat de onderhandelingen met leveranciers van bijvoorbeeld suikers, maltodextrines en gemodificeerd zetmeel begeleidt.

‘Koolhydraten worden toegevoegd aan veel verschillende zuivelproducten, vertelt Ypma. ‘Aan de inkoop daarvan spenderen we ruim 250 miljoen euro per jaar. We hebben daarbij maar liefst 51 fabrieken als klant!’

Zeven stappen
Het proces voor strategic sourcing bij FrieslandCampina bestaat altijd uit zeven stappen. Dit heeft als voordeel dat iedereen altijd direct begrijpt in welke fase een inkooptraject zich bevindt. Bovendien spreekt iedereen dezelfde taal. ‘Feitelijk is strategic sourcing bij ons een cyclisch proces. Je gebruikt het stappenplan om te overwegen of je voor een bepaald type ingrediënt nog bij de juiste leveranciers zit, en of de relatie met hen nog wel past bij het strategische belang van een bepaalde grondstof.’

De eerste vier stappen van het proces, dat enkele weken tot maanden duurt, zijn het belangrijkst. In die stappen bepaal je namelijk de onderhandelstrategie.

‘De eerste stap heet develop category profile’, legt Ypma uit. ‘Daarbij overleg je met de belanghebbenden, dit zijn de fabrieken die een bepaalde grondstof gebruiken. Je wilt weten hoeveel ze nodig hebben, waarvoor, met welke specificaties en met welk doel. Onderschat dit niet, het levert in de regel enkele grote spreadsheets vol informatie op.’

Leveranciersrelaties
Bij de tweede stap, generate supplier portfolio, wordt in kaart gebracht van wie momenteel wordt ingekocht en welke alternatieven er zijn. Vervolgens komt het interessantste deel: het ontwikkelen van de sourcing- oftewel inkoopstrategie!

‘Daarbij passen vragen zoals waar staan we nu, wat willen we bereiken en hoe, en welke leveranciersrelaties passen daarbij. Neem een ingrediënt die op dit moment een bottleneck-product is qua inkoop, vanwege een hoog toeleverrisico maar een lage impact op ons financiële resultaat. Als er wordt geïnvesteerd in extra productiecapaciteit kan het best zijn dat dit laatste verandert, waardoor de in te kopen grondstof van strategisch belang wordt. Daarnaast kijken we naar de totale uitgaven, hoe interessant is het in te kopen item eigenlijk voor inkoop. Verder ontwikkelen we ook fall back scenario’s. Dit aspect wordt met de toenemende schaarste aan grondstoffen steeds belangrijker. Zo nu en dan wordt ook bekeken of een bepaald ingrediënt dat steeds duurder wordt, kan worden vervangen door wat anders. Soms kan dat nog een gezonder product opleveren ook, bijvoorbeeld als je minder suiker toevoegt.’

Eén pagina
Is de sourcing strategie duidelijk, dan wordt deze samengevat op één pagina (‘prepare for decision’) en voorgelegd aan de business. ‘Een strategy go team met daarin belanghebbenden uit de betrokken fabrieken beslist uiteindelijk of de strategie wordt uitgevoerd.’

De drie laatste stappen uit het inkoopproces hebben een meer technische inhoud. Het gaat om de feitelijke onderhandelingen met de leveranciers, het sluiten van de contracten en het maken van een plan voor monitoring. Ook wordt indien nodig vastgesteld op welke manier het contact met een leverancier wordt verbroken. ‘De business blijft steeds bepalen of we verder gaan of niet. Daartoe is er na een strategy go ook nog een tactics go en een commitment go moment ingebouwd in het inkoopproces.’

Valorisatie
Nadat Fokke Ypma heeft uitgelegd hoe de grondstoffen worden ingekocht, vertelt Lieuwe Montsma, Technological Valorisation Manager bij de afdeling Melk Valorisatie en Allocatie, hoe FrieslandCampina hier maximaal waarde mee creeërt.

‘Omdat wij een coöperatie zijn, moeten we sowieso de melk afnemen van de 15000 bij ons aangesloten melkveehouders. Gemiddeld komt hier 1 miljoen liter per uur binnen. Die melk wordt opgehaald door logistiek dienstverleners die gecertificeerd zijn om monsters te nemen voor de bepaling van het eiwit- en vetgehalte. Je hebt onze vrachtwagens vast wel eens gezien. Alweer 34000 kg mogelijkheden staat erop.’

Productie van FrieslandCampina in Maasdam. De fabrieken vormen een netwerk, waarbij een reststroom van de ene fabriek een grondstof is voor de andere.

Netwerk
De fabrieken van FrieslandCampina vormen een netwerk, waarbij een reststroom van de ene fabriek een grondstof is voor de andere. ‘Bij het maken van de productieplanning gaat het erom de melk zo slim mogelijk over het netwerk te verdelen, zodat je vooral de producten maakt waar veel vraag naar is en die veel waarde toevoegen. Zie het als een waterval van communicerende vaten van hoog tot laag. Het liefst verwerk je de melk tot merkproducten of kindervoeding. Daarna komen pas private label kaas of melkpoeder want daar verdienen we weinig mee.’

In- en extern sourcen
Niet alle capaciteit van elke fabriek wordt altijd gebruikt. Gemiddeld blijft er bovendien melk over. De melkaanvoer is namelijk groter dan de vraag, althans in Europa. ‘Rauwe melk kun je niet verschepen, want dan bederft het. Daarom zetten we het surplus om in commodity’s zoals melkpoeder en boterolie. Dat surplus kan dan weer als grondstof dienen voor fabrieken buiten de EU, bijvoorbeeld in Azië.’

Merkwaardigerwijs koopt FrieslandCampina ook zuivel in, er is continu een afweging tussen in- en extern inkopen. ‘Extern inkopen doen we bijvoorbeeld als de prijs voor commodities in Nieuw-Zeeland lager is dan de prijs waarvoor we onze eigen commodity’s elders kunnen verkopen’, besluit Montsma.

Zie ook: Loss intelligence Dashboard helpt FrieslandCampina om meer waarde uit de melk te halen