Blog: Lean boekhouden, kan dat?

Forum met als invalshoek LOGISTIEK.
Plaats hier uw vragen & antwoorden over LEAN MANUFACTURING, TOC, POLCA, Kanban.

Moderator: Jaap_Procesverbeteren.nl

Plaats reactie
Jaap_Procesverbeteren.nl
Forum ervaring: 4/5
Forum ervaring: 4/5
Berichten: 49
Lid geworden op: ma sep 28, 2009 8:17 pm

Blog: Lean boekhouden, kan dat?

Bericht door Jaap_Procesverbeteren.nl » vr sep 09, 2016 11:18 am

Kan uw boekhouding Lean stimuleren?

Accounting for Lean - Daarmee wordt niet, althans niet op de eerste plaats, een boekhouding bedoeld die procesmatig efficiënt is. Nee, het gaat om een boekhouding die Lean werkwijzen ondersteunt en stimuleert!

Is dat nodig? Zeker. De gangbare accounting manier is namelijk niet gericht op het zichtbaar maken van verbeteropties, maar op control. Extra ingebouwde zekerheden (redundancy) zien boekhouders als iets goeds. Dubbel boekhouden, via het ‘balanceren’ van activa en passiva, brengt immers fouten aan het licht.

In Lean-ogen is die redundancy echter verkeerd. Controle hoor je immers zo veel mogelijk in te bouwen in de processen zelf, die je dan first-time-right doet. Misschien denkt u nu, zo erg is dat allemaal toch niet. Dat klopt, maar er kleven andere, veel grotere, nadelen aan de traditionele manier van accounting.

Ten eerste zijn de financiële cijfers vaak onbegrijpelijk. Zelfs boekhouders kunnen vaak niet aangeven wat er nu precies beter moet. Dit komt onder meer doordat de daadwerkelijke winst wordt vergeleken met de potentiële winst, als je hetzelfde aantal producten of diensten tegen de standaardkosten daarvoor had gemaakt en verkocht. Stel nu dat je winst over een bepaalde periode tegenvalt, doordat bijvoorbeeld de ‘overhead absorption’ hoger was. Wat zegt dat dan? Iets met teveel ingehuurde flexibele arbeidskrachten misschien?

De cijfers zijn niet alleen onbegrijpelijk, ze zijn ook te laat beschikbaar en niet op juiste de plek, zodat de medewerkers daar zélf iets mee kunnen doen. Er is daardoor geen ‘eigenaarschap’.

Ten vierde hebben de data een korte-termijn focus, en blijven goede Lean-resultaten daardoor vaak lang onzichtbaar. Voorbeelden zijn geld dat wordt vrijgemaakt door je voorraden te verlagen, en productiecapaciteit die beschikbaar komt door efficiënter te produceren. De grote winst daarvan pak je pas als je die zaken benut om meer (of nieuwe) producten te gaan maken.

En het wordt nog erger: de financiële data sturen je vaak in de verkeerde richting. Als je bijvoorbeeld overtollige voorraden onder de inkoopprijs verkoopt - dus als een soort opruimactie in het kader van Lean - dan lijk je in die periode minder winst te maken. En ga je in het kader van Lean meer omstellen, kleinere productseries vaker afwisselen om je voorraden blijvend te verlagen, dan lijkt je overhead daardoor in eerste instantie toe te nemen.

Kortom, als het gaat om het stimuleren van Lean zijn de financiële cijfers nu vaak onbegrijpelijk, te laat, niet op de juiste plek zichtbaar, te veel op korte termijn succes gericht en bovenal verkeerd.

Accounting for Lean moet daarvoor een oplossing bieden. Het streven is zo simpel mogelijke, voor iedereen inzichtelijke en tijdige financiële feedback, waarbij de cijfers beslissingsondersteuning bieden voor het toepassen van Lean.


Afbeelding
De meest eenvoudige benadering van Lean accounting geeft de Theory of Constraints (TOC):
Profit (P) = Throughput (T) - Operating Expenses (OE). Zie voor toepassing de case Balchem.


Op het internet is over de inrichting van zo’n Accounting for Lean systeem veel materiaal beschikbaar. Met name van Brian H. Maskell, tevens coauteur van een populair boek op dit gebied. Feitelijk komt zijn aanpak neer op het verdelen van een bedrijf in mini-companies, elk rond een eigen value stream. Hierbij heeft elke productieketen een eigen winst- en verliesrekening, aangevuld met enkele niet financiële parameters. Feitelijk zijn er per value stream maar twee transacties die moeten worden bijgehouden en waarbij er sprake is van eigendomsoverdracht: de inkoop van grondstoffen aan het begin, en de verkoop van producten aan het eind van de productieketen.

Volgens Maskell is het mogelijk om de value stream-rapportages samen te voegen met overzichten voor de ondersteuningskosten, voor investeringen in productontwikkeling en voor voorraad-mutaties. Dit gecombineerde rapport zou dan (vrijwel) afdoende zijn als extern financieel rapportage-middel.

Lukt het invoeren van Accounting for Lean niet meteen, dan kun je ook stapje-voor-stapje je financiële rapportage verbeteren, en daarbij steeds in de gaten houden welke oude boekhoudmethoden daardoor kunnen vervallen.

En het kan desgewenst nog simpeler, heb ik bedacht: voer per value stream als meetmethode Throughput accounting uit de Theory of Constraints in, bekend van de formule:

Netto Winst = Doorzet - Operationele Uitgaven,
met Doorzet = Netto Sales – Variabele kosten zoals grondstofkosten

Die formule was weliswaar nooit bedoeld voor externe rapportages, maar focust wel op waar het om gaat: producten die de klant daadwerkelijk bereiken, tegen zo laag mogelijke kosten.

Ondanks al deze mogelijkheden, die voor Lean al zeker 10 jaar (!) bestaan en die voor de TOC zelfs nog veel langer beschikbaar zijn, moet er echter ergens een addertje onder het gras zitten. Volgens mij zijn er namelijk maar heel weinig bedrijven die Accounting for Lean of Throughput accounting op orde hebben! Is uw bedrijf of organisatie één van de uitzonderingen? Dan roepen wij u op om u te melden, zodat u kunt worden geïnterviewd. Wij werken momenteel namelijk aan een overzichtsartikel omtrent Accounting for Lean.

Reacties & aanvullingen hieronder zeer welkom!
Deze blog, met een link naar de reacties, gaat mee in onze nieuwsbrief van medio september 2016 (4500 abonnees)


Dr Ir Jaap van Ede,
hoofdredacteur Procesverbeteren.nl

Stefan_Mprise
Forum ervaring: 1/5
Forum ervaring: 1/5
Berichten: 1
Lid geworden op: ma jun 29, 2015 9:06 pm

Re: Blog: Lean boekhouden, kan dat?

Bericht door Stefan_Mprise » ma sep 12, 2016 9:02 pm

Interessante materie! Ook voor het inzetten van passende kostprijsmethoden in een lean/QRM omgeving.

Plaats reactie