Waar gaat u heen?
Sommige mensen gaan op vakantie, zonder te weten waarheen! Leuk, als je avontuurlijk bent aangelegd. Ook organisaties bewegen zich soms naar een onbekende bestemming, bij het toepassen van verbetermethodes zoals Lean of TPM. Er verschijnen dan bijvoorbeeld verbeterborden, en iedereen mag daarop om het even wat aan verbeteropties schrijven, waarna alles min of meer gelijke prioriteit krijgt.

Ton Verschuren, directeur SEW-Eurodrive Rotterdam, gebruikt het verhaal over Alice in Wonderland om uit te leggen waarom dit een probleem is. Als Alice bij een tweesprong komt, vraagt ze aan de Kat welke weg ze moet nemen. De wedervraag is waar ze héén wil. Als je dat niet weet, maakt het niet uit wat je doet!

Kortom, er is richting nodig.

Een procesverbetermethode pas je natuurlijk op de eerste plaats toe, om meer waarde voor je klanten te genereren. Dit betekent vanzelf ook lage kosten, anders worden de producten te duur.

In de afgelopen jaren hield ik honderden diepte-interviews met bedrijven, zie onze lijst met case-beschrijvingen. Hieruit blijkt dat streven naar waardecreatie niet specifiek genoeg is. Het moet ook vaststaan wat precies van waarde is, je moet opnieuw weten waar je heen wilt. Er is een visie nodig, een soort film die je kunt afspelen over hoe je bedrijf er in de toekomst kan uitzien, om meer dan nu onderscheidend te zijn. Als iedereen in uw bedrijf deze visie deelt en begrijpt, genereert dat veel enthousiasme.

Ook zo’n visie blijkt in de regel nog niet genoeg. Iedereen moet ook weten hoe hij of zij nú kan bijdragen aan het realiseren ervan. Een Lean organisatie staat of valt immers met de mate van participatie.

Binnen Lean wordt er gebruikt gemaakt van Hoshin Kanri oftewel kompas voor management, om een visie te vertalen naar prestatie-indicatoren, en die vervolgens weer naar sub-prestatie-indicatoren, enzovoort. Net zo lang, tot iedereen een interessante uitdaging heeft. En waarbij het verbeterdoel van de éne afdeling, dat van de andere niet tegenwerkt. Het gaat immers om het resultaat gezien over de gehele toeleverketen.

Elk doel moet aantoonbaar en begrijpelijk bijdragen aan het bereiken van de visie. Een Oobeya-ruimte, die laat zien hoe actuele verbeterprojecten passen in het totaalplaatje, kan daarbij helpen.

^ Liggen de verbeterdoelen in uw organisatie net zo fraai op één lijn als deze zwanen?

Hoshin Kanri wordt ook deployment genoemd. Dat betekent letterlijk het in slagorde opstellen van -  in dit geval - de doelen in uw organisatie. Hierbij is er sprake van een zeker dilemma. Aan de ene kant wil je vrijheden - lees: datgene wat iemand mag helpen verbeteren - zo min mogelijk inperken, zodat iedereen zijn talenten maximaal kan ontplooien. Aan de andere kant wil je focus. Dit dilemma komt aan de orde in het artikel vrijelijk of gestuurd verbeteren verderop in deze nieuwsbrief.

Sommige mensen hebben problemen met meetbare doelen, omdat die zouden kunnen leiden tot tunnelvisie en/of frustratie. Uit de cases op onze site blijkt echter het tegendeel. Juist het níet hebben van doelen leidt bij Lean na enkele jaren tot frustratie en vragen zoals: waarom hebben we eigenlijk al die verbeterborden, of: waarom nu alwéér een opruimactie in het kader van 5S?
Belangrijk in dit licht is ook dat een meetbaar doel laat zien dat er vooruitgang wordt geboekt.

Wel moet worden opgepast met gedetailleerde doelen voor de lange termijn. Het heeft weinig zin om bijvoorbeeld een jaar van tevoren van week tot week precies in te plannen wat er moet gebeuren. Dat werkt niet, want er is te veel onzekerheid. Procesverbetermethodes toepassen lijkt wel wat op het beklimmen van een berg in de mist. Je wilt naar de top, je visie. De hele route overzien is niet mogelijk, maar je ziet wel het eerste stukje van de helling. Dat stuk overwinnen wordt dan je eerste doel, waarna je kunt zien wat de volgende etappe is. Procesverbeteren blijkt uiteindelijk dus ook een avontuur, maar zonder kompas ga je niet op pad.

Ik wens u een prettige vakantie en veel leesplezier!
 

Dr Ir Jaap van Ede,
hoofdredacteur procesverbeteren.nl
> Reageer (via ons forum)