Obeya: heilzaam of hype?

Het aantal toepassingen van Obeya - Japans voor grote ruimte - neemt de laatste tijd rap toe. Het idee is aanlokkelijk simpel, maar er zijn veel valkuilen. Er is ook geen éénduidige definitie.

Een Obeya-ruimte maakt doelen en bijpassende acties visueel. Veel Obeya’s zijn echter niet meer dan een veredeld dagstartbord, of een ruimte waarin losse verbeterprojecten hangen. Hoe voorkóm je dat? 

De gedachte áchter Obeya is dit: sommige verbeterprojecten zijn belangrijker dan andere, en ze zijn vaak afhankelijk van elkaar.

Daarom is er niet alleen een productiestroom die je wilt optimaliseren, maar ook een stroom aan activiteiten rond probleem-oplossing. Vaak zijn er lange termijn doelen, waar stapsgewijs naartoe wordt gewerkt.

Een Obeya, met als inzet een X-matrix

Managen van verbeteracties gaat het best, als je de koppeling met de strategie visueel maakt. De inrichting van een Obeya, als een soort stuurhuis of cockpit, draagt daar aan bij.

De eerste keer dat er sprake was van een Obeya betrof de ontwikkeling van de Prius door Toyota. Van oorsprong is Obeya dus een tool voor project management. Obeya wordt echter ook al heel lang ingezet om, als een magneet, richting te geven aan procesverbetering.

In de Obeya zie je dan borden met doelen, prestatie-indicatoren, daaraan gelinkte verbeteractiviteiten, en je ziet acties om bij te sturen.

Het is niet moeilijk om iets in te richten wat op een Obeya lijkt. Ik zag in het afgelopen jaren opvallend veel nieuwe initiatieven. Maar als ik dan goed keek, viel het me toch vaak tegen!

Wat je zou verwachten, is dat elke prestatie-indicator en actie glashelder is gekoppeld aan een gedeelde missie. Net zoals bij het oer-voorbeeld van de Prius. Vaak blijken de connecties echter zwak. Dan hangen de grafieken in de Obeya, hoe indrukwekkend ze er soms ook uitzien, als los zand aan elkaar.

Hulp kan komen van een Lean-tool die je dwingt om verbanden tussen verbeteracties weer te geven: de X-matrix.

Zo’n X-matrix heeft vier zijden. Aan de zuidkant staan lange-termijn doelen voor de komende drie tot vijf jaar. Aan de westzijde staan hiervan afgeleide jaardoelen: hoe vér willen we dit jaar komen. Aan de noordzijde staan de daarbij passende verbeterprojecten, inclusief de projecteigenaren daarvan. Aan de oostzijde staan tenslotte de prestatie-indicatoren (KPI's). Daaraan zie je of het de gewenste kant op gaat!

De finesse van de X-matrix zit hem in de hoeken. Daar staan bolletjes die aangeven welke KPI’s horen bij welke verbeterprojecten, welke verbeterprojecten horen bij welke jaardoelen, en welke jaardoelen horen bij welke lange-termijn doelen.

In grote bedrijven zijn er X-matrixen nodig op meerdere managementniveaus. De lange-termijn doelen zijn daarbij steeds hetzelfde, maar de daaraan gekoppelde verbeterprojecten zijn afdelingsspecifiek.

Een X-matrix maakt zo op elke plek duidelijk wat prioriteit heeft en waarom. Op die manier wordt de ménscapaciteit om continu te verbeteren optimaal benut. Nog belangrijker is dat het zorgt voor betrokkenheid en zingeving: als wij dit op onze afdeling béter doen, dan draagt dat bij aan tevredener klanten!

Dit maakt een X-matrix een ideaal middel om Obeya’s te maken of te verbeteren. Sterker nog, één wand van een Obeya, namelijk die met het doel of doelen, zou heel goed zo’n X-matrix kunnen zijn!

Met een ‘perfecte’ Obeya ben je er nog niet. Het gaat er uiteindelijk om wat er in die ruimte, tijdens de besprekingen die er volgens een vast ritme plaatsvinden, tússen mensen gebeurt. Eén van de eerste voorwaarden is dat het ‘hun’ Obeya is. De mensen die er bijéénkomen moeten daarom zelf mee kunnen bepalen wat er in ‘hun’ ruimte hangt. Een tweede voorwaarde is een ‘veilige’ werkcultuur: problemen moeten worden verwelkomd als kansen. Dus niet zoals in onze 2e Kamer: als je daar als minister een probleem rapporteert, probeert men je weg te sturen.

Een Obeya wordt wel eens vergeleken met de brug van een schip. Ze toont niet alleen waar je heen wilt en welke afstand er reeds is afgelegd, maar zorgt er ook voor dat je eventuele ‘ijsbergen’ vroegtijdig ziet. Daarnaast zorgt de Obeya voor afstemming van disciplines. Iedereen moet zich beseffen dat je in een organisatie eigenlijk allemaal klant van elkaar bent!