Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Profiel Blom Consultancy
Bron: Procesverbeteren.nl
Profielen adviseurs
Detail van het digitale verbeterbord van CoimbeeProfiel Coimbee: hoe onderscheiden zij zich?
Het voordeel van een digitaal verbeterbord
Dit artikel is gesponsord door Coimbee, 05-11-2018


Een laagdrempelig digitaal verbeterbord voor Lean teams, waarmee zij zélf verbeterideeën genereren, prioriteren en afhandelen via de PDCA-cyclus. Waarbij managers meekijken en coachen op afroep. En dat alles zonder onnodige toeters en bellen, en daardoor tegen relatief lage kosten.

Dit alles stond Willem Nooij voor ogen, de CEO van Coimbee, toen hij de Coimbee Toolbox ontwikkelde. Inmiddels gebruiken al tien bedrijven deze software-tool voor Kaizens. Nooij vertelt erover.


Waarom werd Coimbee opgericht?

Coimbee bevindt zich in Heemstede en werd in 2017 opgericht. Het bedrijf heeft twee vaste medewerkers en maakt gebruik van 10 freelancers. ‘Onze hoofdtaak is het implementeren van de Coimbee Toolbox’, vertelt CEO Willem Nooij. ‘Dit is een digitaal verbeterbord waarmee Lean teams verbeterideeën kunnen genereren, prioriteren en afhandelen. Het is een cloud-based systeem, dat je gratis mag uitproberen. Alles werkt via het web, dus je hoeft geen software te installeren op je bedrijfscomputer. De kosten zijn bovendien relatief laag, je betaalt per gebruiker enkele euro’s per maand. Wil je de toolbox implementeren, dan kan dat al binnen één dagdeel. In pakweg een uur leggen wij de medewerkers dan uit hoe het systeem werkt. Daarna is er nog een uur nodig om alle teams en teamleden in te voeren, en kun je van start.’

De idee voor de Coimbee Toolbox ontstond toen Nooij, in de rol van Lean BlackBelt consultant, ontdekte dat bedrijven vaak Excel-lijstjes bijhouden met de lopende verbeterinitiatieven. ‘Trello en Sharepoint worden ook toegepast. Geen van deze softwarepakketten is echter voor de verslaggeving rond stapsgewijs verbeteren ontwikkeld. Hierdoor zijn de genoemde oplossingen tijdrovend en omslachtig, en sluiten ze niet goed aan op de wensen van medewerkers en managers. Mede daardoor komt continu verbeteren dan niet goed van de grond.’

Nooij onderzocht vervolgens of er een goede software bestond, specifiek voor Kaizen oftewel continu verbeteren. ‘Dat soort pakketten bleken er wel te zijn, bijvoorbeeld in Amerika. Ze ogen fraai, maar zijn groot, ingewikkeld en duur. Daarom besloot ik om zelf een toegankelijke oplossing te ontwikkelen, met precies de functionaliteit die verbeterteams en hun coaches nodig hebben, en niet meer. Dat werd de Coimbee Toolbox. Het mooie is, onze klanten bepalen mede wát de functionaliteit moet zijn. Ze geven ons namelijk feedback, tijdens het gebruik van onze toolbox. Die feedback gebruiken wij bij het ontwikkelen van nieuwe versies, hetgeen we momenteel elke drie maanden doen.’

In de Coimbee Toolbox kan een teamlid in een paar klikken een verbetersuggestie invoerenIn de Coimbee Toolbox (deels weergegeven hier) kan een teamlid in een paar klikken een verbetersuggestie invoeren


Eén van de grote voordelen van de Coimbee Toolbox is de laagdrempeligheid. Een teamlid kan met een paar klikken een verbetersuggestie invoeren. ‘Vervolgens is dat idee zichtbaar voor alle teamleden, waarna het team gezamenlijk besluit of ze het betreffende idee gaan uitvoeren. Dankzij de toolbox voelen medewerkers zich gehoord, en ze raken betrokken bij de uitvoering van hun eigen verbetersuggesties en die van anderen. Hierdoor komen er méér verbeteringen, én ze worden succesvoller uitgevoerd.’

Profielen adviespartijen en leveranciers: hoe maken we deze artikelen?
In een profiel zoals dit wordt steeds één (advies)partij of leverancier geportretteerd. Deze artikelen vertellen u in korte tijd wat een bepaalde (advies)partij of leverancier doet, voor welke klanten, en wat daar onderscheidend aan is! Handig, want het doorspitten van websites van adviseurs en leveranciers kost vaak veel meer tijd.

Het gaat in deze profielserie altijd om adviespartijen of leveranciers die op deze website adverteren. In sommige gevallen hebben zij ook een bijdrage geleverd in de kosten van het maken van hun profiel. De adviespartijen of leveranciers vertellen zélf wat zij doen en welke resultaten dat oplevert.


Wat is onderscheidend aan de Coimbee Toolbox?

‘Laat ik eerst een misverstand uit de wereld helpen: onze toolbox vervangt de papieren prestatieborden waarbij Lean teams dagelijks bijeenkomen niet. De toolbox is bedoeld voor de planning en de uitvoering van de Kaizens. Dat zijn de verbeterprojecten die vaak aan het eind van dagstarts aan bod komen, en daarna door verbeterteams worden uitgewerkt. Soms worden voor die Kaizens ook fysieke borden gebruikt. Het nadeel daarvan is echter dat dan niet alles op zo’n bord past, slechts op één plek zichtbaar is, en dat de informatie verdwijnt nadat een project is afgerond. De Coimbee Toolbox fungeert daarentegen na verloop van tijd ook als een kennis database. Wil je met onze toolbox de lopende Kaizens ook zichtbaar maken op de werkplek, dan kan dat overigens. We zien steeds meer bedrijven daarvoor touch screens gebruiken.’

Uitsnede van het Kanban-gedeelte van het digitale verbeterbordUitsnede van het Kanban-gedeelte van het digitale verbeterbord. Verbetersuggesties verschuiven achtereenvolgens van ‘nieuw’ naar ‘open’, ‘lopend’ en ‘afgerond’.


De kracht van de toolbox is niet alleen dat iedereen gemakkelijk Kaizen voorstellen kan invoeren. Het systeem helpt de teams ook bij het prioriteren en uitvoeren van de verbeterprojecten. ‘Je monitort de voortgang. Dit gebeurt door de verbeterideeën over een digitaal Kanban-bord te verplaatsen, zie de afbeelding hierboven. Nieuwe ideeën worden verplaatst naar een kolom ‘open’, als een team beslist dat ze daarmee aan de slag willen.’

‘De kolom ‘open’ fungeert als een buffer. Je wilt namelijk niet met te veel verbeterprojecten tegelijk aan de slag. Een Kaizen-voorstel gaat naar de kolom ‘lopend’, als het betreffende project daadwerkelijk van start gaat. Aan zo’n Kaizen wordt dan een eigenaar gekoppeld, en daarnaast uit te voeren acties en wie die gaat doen. Log je in, dan kun je meteen zien wat jouw geplande activiteiten zijn. Je kunt echter ook zien wat anderen doen, en niet alleen binnen jouw eigen team, maar ook binnen de andere teams. Op die manier kun je elkaar inspireren en helpen. Je kunt ook Kaizens volgen, delen, liken of van commentaar voorzien, net zoals bij sociale media.’

‘Het verbeterteam bepaalt zélf of een Kaizen goed verloopt, hetgeen het eigenaarschap versterkt. Kaizens kunnen daartoe de status “ok” hebben, “waarschuwing” of zelfs “niet ok”.   Een meekijkende manager ziet daardoor meteen welke teams met welke Kaizens problemen hebben. Zo’n manager kan de betreffende teams vervolgens bijvoorbeeld extra gaan coachen, of een bepaald probleem oplossen dat ze rapporteren. Na voltooiing krijgt een Kaizen de status “afgerond”’ 

Uitsnede van de verbeter-checklist

Uitsnede van de verbeter-checklist. Deze vragenlijst helpt medewerkers om Kaizens op de juiste manier uit te voeren. Managers kunnen meekijken bij problemen.


Bij Kaizens is het de bedoeling dat verbeteringen waardevol zijn in de ogen van de klant, en dat problemen diepgaand worden geanalyseerd om de root cause daarvan te vinden, om ze daarna blijvend op te lossen. ‘De toolbox helpt de verbeterteams om de Plan-Do-Check-Act cyclus, van probleembeschrijving tot analyse en borging, daartoe goed toe te passen. Dit gebeurt via vragen die bij elke stap worden beantwoord. Op die manier wordt bijvoorbeeld gecheckt of feiten over een bepaald probleem verzameld zijn op de Gemba, de werkvloer. En het verbeterteam wordt uitgedaagd om eerst het probleem grondig te analyseren, bijvoorbeeld via het maken van een value stream map, en pas daarna mogelijke oplossingen te gaan bedenken.’

‘De door de verbeterteams ingevulde PDCA-checklisten geven managers veel mogelijkheden voor coaching. Is een stap niet volgens de regels uitgevoerd, dan kan een manager daarover een vraag stellen.’    

Welke verbetermethodes ondersteunt de toolbox?
‘Onze software ondersteunt met name Lean. Continu verbeteren oftewel Kaizen is een cruciaal onderdeel daarvan. Daar sluit de Coimbee Toolbox naadloos op aan.’

Op welke marktsectoren richten jullie je?
‘Handel en logistiek, de zorgsector, gemeentes en overheid. We richten ons op bedrijven en organisaties met tussen de 50 en de 2000 medewerkers’  

Met welke partijen werken jullie samen?
‘Desgewenst kan via partners begeleiding van continu verbeteren plaatsvinden. Voor de zorg werken we daartoe samen met FlexQCD, voor overheden met Boopro, en voor productie en logistiek met Vavia.’

Hoe zorgen jullie er voor dat resultaten beklijven?
‘Continu verbeteren moet richting hebben, anders loop je het risico dat het enthousiasme voor Lean na enkele jaren terugloopt. Daarom bevat de Coimbee Toolbox een gedeelte waarop de missie en kernwaarden van de organisatie, en de doelen voor de komende tijd, kunnen worden aangegeven. Het is de bedoeling dat de verbeterteams deze informatie gebruiken als true north, om zélf de beste Kaizens te kiezen. Ze kunnen lopende verbeteracties bovendien koppelen aan strategische bedrijfsdoelen. Ook kun je er een financiële verwachting aan toevoegen, een kosten-baten analyse.’

‘Een idee dat nog in ontwikkeling is, is de toevoeging van een vorm van Hoshin Kanri aan de toolbox. Bedrijfsdoelen kunnen dan worden gecascadeerd naar subdoelen, specifiek voor elk verbeterteam. Daarna kunnen de verbeterteams dan worden uitgedaagd om specifiek die doelen te gaan nastreven.’

Wat zijn opvallende resultaten?
‘Klanten van ons zijn bijvoorbeeld CB Logistics, NSK-EDC, Flora Holland, Robidus en DL-Logistics. Zij zijn enthousiast. Thirza Franke, teamleider bij Robidus, zegt bijvoorbeeld: ‘De Coimbee Toolbox is overzichtelijk en makkelijker te gebruiken dan onze oude verbeterlijst in Excel. Continu verbeteren is nu ook beter bespreekbaar, omdat de toolbox visueel is en mensen daardoor direct aanspreekt.”’


Het aantal Kaizens dat binnen bedrijven via de Coimbee Toolbox is gedaan, loopt inmiddels in de honderden


Inmiddels zijn er tien bedrijven die de toolbox gebruiken. ‘Dat heeft inmiddels al honderden verbeter-suggesties en Kaizens opgeleverd.’

Welke informatiebronnen raden jullie aan?
‘Procesverbeteren.nl is een goede informatiebron, daarom adverteren we ook op die site. Qua boeken ben ik erg gecharmeerd van Toyota Kata van Mike Rother. Dat boek geeft een helder recept voor het gedrag dat teamleden en hun managers moeten hebben, om succes te hebben met continu verbeteren. Een beschrijving van dat gedrag zie je terug in de PDCA-checklist in de Coimbee Toolbox. Voor mensen die nog niet zoveel ervaring hebben met Lean is het boek “Starten met Lean” interessant. Dit is geschreven door mijzelf. Op aanvraag sturen we kosteloos een digitaal exemplaar toe.’

Hoe kunnen mensen jullie bereiken?
Wij zijn te bereiken op telefoonnummer 06-12887773  en via www.coimbee.com


Hulp nodig bij de implementatie van procesverbetering?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/profielen/Profiel_Coimbee.php

AgiliTecMultitubeIkWilVerbeterenCoimbeeLean Management NetworkErgo DesignCensorKepner-TregoeTotal ProductivitySymbol