‘Digitalisering is nog steeds een mystiek onderwerp’, zegt Ruurd Portman, eigenaar van PIT Digitale Transformaties. ‘Hierdoor start de maakindustrie er niet mee, óf ze beginnen zonder helder doel. Resultaten blijven dan uit’

‘Digitalisering is niet erg moeilijk, mits je een gestructureerde aanpak hanteert. Effectief digitaliseren begint met inzicht in je huidige situatie, waarna je een visie voor de toekomst ontwikkelt, en een strategie om daar gericht naartoe te werken. Hiervoor hebben wij een pragmatische en doelgerichte aanpak ontwikkeld, met als belangrijke bouwsteen ons Canvas Effectief Digitaliseren. Daarmee kan een bedrijf zijn toegevoegde waarde behouden in een steeds digitalere wereld.’

Waarom werd PIT Digitale Transformaties opgericht?
Ruurd Portman: ‘PIT digitale transformaties BV of kortweg PIT is gevestigd in Soest. Naast mezelf als eigenaar zijn er geen mensen in vaste dienst, maar ik werk samen met vijf zelfstandigen.’

‘Wij zagen de toenemende digitalisering van de samenleving, en de worsteling van bedrijven om daar adequaat op te reageren. Ze beginnen zonder helder plan, waardoor de gewenste voordelen niet worden gerealiseerd, óf er gebeurt niets. Digitalisering is nog steeds een mystiek onderwerp. Veel adviesbureaus lijken dat beeld actief in stand te houden. Praktische begeleiding is vaak niet beschikbaar.’

Ruud Portman: ‘Bedrijven beginnen vaak aan digitalisering zonder helder plan’

‘Ruim twintig jaar geleden studeerde ik af aan de TU Delft, bij de opleiding die nu Complex System Engineering and Management heet, met afstudeerrichting logistieke processen. Het is een generieke opleiding, je leert heel gestructureerd complexe problemen analyseren en oplossen. Die kennis heb ik na mijn studie ingezet als consultant bij verschillende ingenieursbureaus, vooral in projecten met een digitaliseringscomponent. Ik vormde de brug tussen de organisatiedoelstellingen, en de uitwerking ervan in softwaresystemen. Zo kreeg ik steeds meer kennis van digitalisering, software en de ontwikkeling van digitale systemen’

‘Ik zag ook hoe digitaliseringstrajecten kunnen ontsporen. En dat ze vaak meer kosten en langer duren dan gepland, en dan niet eens opleveren wat nodig is. Het viel me vooral op, dat doelstellingen en uitgangspunten vaak niet helder waren. Niet concreet of gebaseerd op onjuiste aannames. Of er was een te nauwe blik, een focus op het oplossen van één specifiek probleem, zonder zicht op het grotere plaatje. Het gevolg is een schuivende scope, leidend tot de langere doorlooptijd en hoge kosten die ik al noemde. Een ander gevolg is suboptimalisatie. Je krijgt dan deeloplossingen, zonder de kern van het probleem aan te pakken. Dat vind ik zonde. En vooral onnodig.’

Wat is onderscheidend aan jullie aanpak?
Portman: ‘Met onze praktische en actiegerichte aanpak doorbreken we de mystiek rond digitalisering, en zetten we aan tot gerichte actie. Wij vinden dat complexiteit eenvoud verdient. Met onze pragmatische aanpak kan ieder bedrijf zijn toegevoegde waarde behouden in de digitale wereld.’

‘Digitalisering is niet heel moeilijk of complex, mits je een gestructureerde aanpak hanteert. Om enerzijds de effectiviteit van digitaliseringstrajecten te vergroten, en anderzijds de mystiek rond digitalisering weg te nemen, hebben wij een standaard aanpak ontwikkeld. Daar is het Canvas Effectief Digitaliseren onderdeel van. Hierdoor kunnen we het opstellen van een digitaliseringsstrategie nu tegen een vaste prijs en doorlooptijd aanbieden. Dat maakt onze aanpak uniek.’

‘We geven onafhankelijke begeleiding, van plan tot en met realisatie en implementatie. We zijn dus productonafhankelijk. We ontwerpen eerst het digitale landschap dat onze klanten nodig hebben, en pas daarna zoeken we daar geschikte oplossingen bij. We hebben verstand van digitalisering, maar focussen op procesverbetering. Digitalisering is namelijk geen doel, maar een middel om bedrijfsprocessen beter, sneller, makkelijker en wendbaarder te maken. Onze heldere, praktische en actiegerichte aanpak hebben we gedocumenteerd, en stellen we vrijelijk beschikbaar. Alles is gericht op het doorbreken van de mystiek rond digitalisering, en het stimuleren van gerichte actie. Zodat digitalisering effectief digitaliseren wordt.

De ingrediënten van effectief digitaliseren

Welke verbetermethodes passen jullie met name toe?
Portman: ‘We begeleiden digitale transformaties. Verandermanagement, op deze site valt dit onder de sectie LeadChange, is daarom een belangrijke component.’

De hoofdpijlers van de aanpak van PIT zijn:

1. Inzicht in de huidige situatie
2. Visie op de gewenste situatie
3. Strategie om van huidig naar gewenst te komen
4. Gerichte actie

‘Om focus en koers te houden tijdens een vaak lang transitietraject, meestal met meerdere fases en projecten, is het belangrijk de gewenste situatie voor ogen te hebben. En om te weten wat er veranderd moet worden, is inzicht in de huidige situatie nodig.’

‘Bij de realisatie en implementatie sturen we aan vanuit het Agile gedachtengoed. Ook al doe je nog zo goed je best, het is onmogelijk een digitale transitie vooraf tot in alle details uit te werken. Context, situatie en ideeën kunnen veranderen in de tijd. Agile aansturing zorgt voor prioritering, voor focus op waardecreatie, en voor acceptatie van wijzigingen.’

‘Het doel van digitalisering is om bedrijfsprocessen sneller, beter en makkelijker te maken. Hierbij passen we het Lean gedachtegoed toe. Informatie is de brandstof voor processen. Verbetering van de informatievoorziening en de doorstroming gaan daarom hand in hand.’

Op welke marktsectoren richten jullie je?
Portman: ‘We zijn gespecialiseerd in praktische sectoren, meer specifiek de maakindustrie en de bouw. Dus bedrijven die concrete bewerkingen doen om tot fysieke producten te komen. Het meest geschikt als klanten voor ons zijn grotere MKB bedrijven, vanaf ongeveer 100 medewerkers en €10 miljoen omzet. De basis van onze aanpak is reductie van complexiteit en creëren van overzicht. De omvang van een bedrijf is evenredig met de complexiteit ervan, en omgekeerd evenredig met de overzichtelijkheid. Daarom heeft onze ideale klant de genoemde minimale omvang.’

Met welke partijen werken jullie samen?
Portman: ‘We hebben een uitgebreid netwerk van met name consultancy bedrijven en softwareleveranciers. Samenwerking met consultancybedrijven is altijd gericht op (tijdelijke) opschaling in capaciteit, of heeft inbreng van specifieke expertise tot doel. Als een klant dat wenst gebruiken we ons netwerk van softwareleveranciers om snel geschikte partijen voor te stellen, die van toegevoegde waarde kunnen zijn.’

‘Bij al onze klanten sturen we uiteindelijk ook de realisatie en installatie aan, van software en/of hardware. De laatste klanten waarbij we dit deden zijn HVL Metaal en Techniek, en BAM Energie & Water.’

Hoe zorgen jullie er voor dat resultaten beklijven?
Portman: ’We ondersteunen zowel bij de strategievorming als bij realisatie. Wat we bedenken realiseren we dus ook. In alle fases zitten er vertegenwoordigers van de klant in ons projectteam. Vanuit alle niveaus, van directie tot operatie.’

BAM medewerkers, werkzaam aan de Kampen spoorlijn. Registratie van de voortgang gebeurt nu digitaal in plaats van via papier.

Wat zijn opvallende resultaten?
Portman: ‘Klanten van ons zijn of waren bijvoorbeeld BAM Energie & Water, HVL Metaal en Techniek, Tecnotion en Kent PLC. Grosso modo zien we vaak het volgende: We beginnen met een werkproces dat versnipperd ondersteund wordt met een onsamenhangend geheel van losstaand papierwerk, e-mails, mondelinge overdrachten en kennis in de hoofden van mensen. Dit wordt dan getransformeerd naar een werkproces, ondersteund met een samenhangend systeem. Een systeem dat te allen tijde actueel inzicht geeft in de informatie die op een bepaald moment nodig is.’

‘Gemiddeld blijven we 1 tot 2 jaar betrokken bij een klant. Ongeveer 30% van de aandacht gaat daarbij uit naar strategie-ontwikkeling, en 70% naar procesoptimalisatie. De harde kant is ongeveer net zo belangrijk als de zachte kant: wat betekent digitalisering voor de mensen in het bedrijf, en hoe betrek je hen daarbij.’

Portman noemt de volgende specifieke resultaten voor BAM Energie & Water:

• Digitaliseringsgraad werkproces +75% (van 20% naar 95%)
• Bedrijfsresultaat +15-20%
• Cashpositie + € 1 miljoen
• Terugverdientijd < 2 jaar.
• Medewerkerstevredenheid operationele teams van ontevreden naar tevreden

(Mede-)organiseren jullie seminars, congressen of bedrijfsbezoeken?
Portman: ‘Regelmatig geven we webinars over effectief digitaliseren. Onlangs deden we dit samen met Menno Lanting, schrijver van het boek Uit het transformatiemoeras. Binnenkort komt er een webinar met Stichting Ketenstandaard over ketencommunicatie in de bouwketen. En webinars met collega consultancybureau Aranea en met softwareleverancier SIENN, in beide gevallen over effectief digitaliseren.’

Waarom nemen jullie als partner/adverteerder deel aan Procesverbeteren.nl?
Portman: ‘Procesverbeteren.nl schrijft over effectiever én prettiger werk, door flow te creëren. Onze doelstelling sluit daar volledig op aan: wij maken bedrijven beter, sneller, makkelijker en wendbaarder door digitalisering. Met effectieve digitalisering creëer je flow qua informatie, als basis voor flow in de organisatie. De holistische insteek van de site vind ik sterk. Het besef dat geen enkele methode heilig is, dat methodes complementair zijn, en dat je uit meerdere methodes moet putten om het beste resultaat te halen. Goed is ook de grote hoeveelheid goede content.’

Hoe kunnen mensen jullie bereiken?
Portman: ‘Ons Canvas Effectief Digitaliseren is gratis downloadbaar, via pit-digitaletransformaties.nl/canvas. Los daarvan of daarna kun je vrijblijvend een strategiegesprek met ons hebben, waarin je op weg wordt geholpen met het Canvas.’

Contactgegevens PIT Digitale Transformaties: 
- pit-digitaletransformaties.nl
- linkedin.com/in/ruurdportman