Borging processen met Training Within Industry - Profiel TWI Instituut Nederland

Standaardisatie is noodzakelijk, als je resultaten met procesverbeterprogramma’s zoals Lean en TPM wilt laten beklijven. Een goede manier om processen te borgen is de toepassing van Training Within Industry (TWI). Centraal staan daarbij het opbouwen van goede werkrelaties, en stapsgewijze taakbeschrijvingen als basis voor opleidingen.

Gerard Berendsen zag bedrijven worstelen met de borging van hun processen, en ontdekte vervolgens hoe adequaat TWI dit probleem oplost. Dit leidde tot de oprichting van TWI Instituut Nederland. Berendsen vertelt over de missie van zijn bedrijf.

Waarom werd TWI Instituut Nederland opgericht?
Gerard Berendsen, directeur TWI Instituut Nederland: ‘Mijn loopbaan, gestart in 1980, concentreerde zich eerst op onderhoud- en productiemanagement. Vanaf 1991 ging ik intensief aan de slag met continu verbeteren en de realisatie van grootschalige investeringsprojecten. In diverse productiebedrijven voerde ik verbeterprojecten uit en ik implementeerde er complete verbeterprogramma’s. Steeds bleek dat het standaardiseren en borgen van nieuwe en/of gewijzigde werkmethoden problematisch was, waardoor resultaten onvoldoende vastgehouden werden.’

‘Tijdens mijn masters opleiding Lean Operations aan de Universiteit van Cardiff leerde ik de Training Within Industry (TWI) methodes kennen (zie het kader, red). De TWI-methodes zijn een probaat middel om best practice processen te standaardiseren en, op basis van die standaardisatie, continu te verbeteren en te borgen. TWI ben ik vervolgens gaan toepassen in steeds grotere projecten, tot aan de startup van nieuwe productielijnen toe.’

‘Nadat ik zelf in de praktijk geleerd had dat de TWI-methoden de basis vormen voor elk verbeterinitiatief, heb ik een route gezocht om TWI in Nederland op de best mogelijke manier beschikbaar te stellen, opleidingen te verzorgen, en gebruikers te helpen om direct resultaten te behalen. Dit leidde tot de oprichting van TWI Instituut Nederland BV, gevestigd in Ochten. We hebben nu drie medewerkers in dienst en een team van vaste freelance trainers. Iedereen is gecertificeerd TWI Trainer. Het is onze missie om leidinggevenden, denk aan teamleiders en groepsleiders, maar ook aan managers en de directie, de TWI-vaardigheden aan te leren. Op die manier kunnen zij het Lean-principe “respect voor de medewerkers” inhoud geven op de werkvloer. Dankzij TWI kunnen medewerkers optimale resultaten gaan leveren, welke ook nog eens dagelijks verbeterd kunnen worden.’

Profielen adviespartijen en leveranciers: hoe maken we deze artikelen?
In een profiel zoals dit wordt steeds één (advies)partij of leverancier geportretteerd. Deze artikelen vertellen u in korte tijd wat een bepaalde (advies)partij of leverancier doet, voor welke klanten, en wat daar onderscheidend aan is! Handig, want het doorspitten van websites van adviseurs en leveranciers kost vaak veel meer tijd.

Het gaat in deze profielserie altijd om adviespartijen of leveranciers die op deze website adverteren. In sommige gevallen hebben zij ook een bijdrage geleverd in de kosten van het maken van hun profiel. De adviespartijen of leveranciers vertellen zélf wat zij doen en welke resultaten dat oplevert.

Wat is onderscheidend aan jullie aanpak?
‘TWI is gericht op het aanleren van noodzakelijke basisvaardigheden voor managers, leidinggevenden, teamleiders, trainers, feitelijk iedereen die het werk van anderen stuurt. Hiertoe kent TWI een viertal methodes:

De bovengenoemde methoden en bijpassende vaardigheden leer je door in de praktijk met eigen vraagstukken te oefenen. Hands-on leren en oefenen staan daarom centraal in ál onze opleidingen. Het verandermanagement rond het gebruik en de toepassing van de TWI-methoden is verankerd in die methodes zelf.’

‘In Nederland, België en Duitsland zijn we de enige partij die trainingen in de TWI-methoden volgens de meest actuele best practices van het TWI Institute in de VS kunnen en mogen geven.’

‘Wij implementeren de TWI-methoden in Nederland en België. In Duitstalige landen doen we dat als TWI Institut Deutschland. Andere global partners van het TWI Institute US verzorgen TWI trainingen in andere landen. Zij doen dit allemaal volgens exact dezelfde standaarden. Dankzij het TWI-netwerk beschikken we over de meest actuele, de meest uitgebreide en meest gespecialiseerde kennis rond de training en implementatie van de TWI-methoden.’

Welke verbetermethodes passen jullie met name toe?
‘De TWI-methoden, of het TWI-denken, beschouwen wij als de basis van élke verbeteraanpak. Denk daarbij met name aan verbetermethodes zoals Lean, Lean Six Sigma en TPM.’

‘Het TWI-onderdeel Job Instruction creëert en borgt werkstandaarden door stapsgewijze taakomschrijvingen, die de basis vormen bij opleidingen. Lean grondlegger Taiichi Ohno beschouwde standaardisatie als een noodzakelijke voorwaarde om effectief te verbeteren. Continu verbeteren leidt namelijk meestal tot gewijzigde of nieuwe werkmethoden. Standaardiseren en vervolgens borgen daarvan via trainingen kan het beste gebeuren volgens de vier stappen beschreven in Job Instruction.’

‘Job Relations uit TWI is de meest fundamentele methode als het gaat om de invulling van het Lean-adagium “respect voor de medewerkers”. Met de vier stappen uit Job Relations en de vier basisregels voor goede werkrelaties, worden problemen met medewerkers vroegtijdig vastgesteld, geanalyseerd en opgelost, en uiteindelijk structureel voorkómen. Op die manier wordt wederzijds respect en vertrouwen ontwikkeld. Het inrichten en onderhouden van goede werkrelaties door leidinggevenden is een absolute voorwaarde om te kunnen verbeteren, onafhankelijk van het type verbeterprogramma.’

‘Taiichi Ohno startte de ontwikkeling van het Toyota Productie Systeem met de implementatie van Job Instruction en Job Relations voor de teamleiders. Op die manier zorgde hij er voor dat het Lean-principe “respect voor de medewerkers” ingevuld werd door deze eerstelijns leidinggevenden. Dit aspect is helaas nog steeds te weinig bekend bij veel Lean Six Sigma verbeteraars. Zij besteden dan te veel aandacht aan tools en instrumenten, en te weinig aan de ontwikkeling van probleemoplossende vaardigheden bij de medewerkers, met name om herhaling van problemen te voorkómen.’

Training within Industry
Training Within Industry (TWI) ontstond gedurende de Tweede Wereldoorlog in Amerikaanse fabrieken, om daar snel nieuwe vakmensen te trainen. Japanse bedrijven zoals Toyota namen vervolgens TWI vanaf het begin van de jaren vijftig over.

TWI bestaat formeel uit vier gedeeltes waarvan Job Instruction (JI) het bekendste is. Kenmerkend zijn de Job Breakdown Sheets oftewel ‘taakanalysebladen’. Dat zijn stapsgewijze taakbeschrijvingen om nieuwe en bestaande medewerkers te onderwijzen. Tijdens een werkinstructie begint de trainer om de werknemer op zijn gemak te stellen, en te vertellen wat deze gaat leren. Hierna doet de trainer het werk voor en vertelt wat de belangrijkste stappen zijn, en herhaalt dit waarbij die kernpunten worden benadrukt. Dan volgt nóg een herhaling, waarbij de trainer ook het waarom van de kritische punten uitlegt. Vervolgens voert de werknemer de taak zelfstandig uit. Ook dit ‘zelf doen’ wordt enkele malen herhaald, waarbij de werknemer eerst elke stap mondeling toelicht, en later ook de kernpunten benoemt en het waarom daarvan. Regelmatig wordt tenslotte gecheckt of de werknemer nog steeds op de voorgeschreven manier werkt.

Op welke marktsectoren richten jullie je?
‘TWI is geschikt voor veel marktsectoren en branches. Standaardiseren en borgen van taken en best practices is namelijk vaak essentieel, om de variatie in veiligheid, kwaliteit, output en productiviteit als gevolg van menselijke invloeden te minimaliseren. Dit speelt bijvoorbeeld in de onderstaande sectoren.’

‘Doordat we global partner zijn van het TWI Institute in de US beschikken we over een enorm netwerk als kennis- en ervaringsbron voor het gebruik van TWI-methoden in alle sectoren.’

Hoe zorgen jullie er voor dat resultaten beklijven?
‘De TWI-methoden zijn zélf juist om die reden ontwikkeld: het borgen van verbeterresultaten! Dit doe je door te standaardiseren en effectief op te leiden, aan de hand van het TWI-onderdeel Job Instruction. Bij afronding van een verbetertraject worden werkstandaarden opgesteld en getraind door medewerkers die Job Instruction beheersen. Dit gebeurt in samenwerking met vakspecialisten zoals technologen en engineers. Op die manier worden de standaarden vanzelfsprekend eigendom van de werkvloer, en is er minder weerstand om ze te – blijven - gebruiken.’

‘Vanwege de focus op het borgen van standaard werk, beschouwen wij de vaardigheden die geleerd worden met de TWI-methoden als fundamenteel voor elk verbeterprogramma, of het nu gaat om Lean, TPM of Six Sigma. Wat dat betreft hebben wij nog veel missionair werk te verrichten. Vaak worden de TWI-methoden niet eens benoemd binnen Lean Six Sigma Green of Black Belt opleidingsprogramma’s, laat staan dat mensen opgeleid worden om de TWI-methodes effectief te gebruiken.’

‘De duur van onze betrokkenheid bij het toepassen van TWI kan variëren van enkele maanden tot meerdere jaren. Dit is afhankelijk van de probleemstelling, de omvang van de organisatie en de beschikbare interne trainerscapaciteit, en van de mate waarin management prioriteit en invulling geeft aan het Lean beginsel “respect voor de medewerkers”. Bij voorkeur leiden we enkele medewerkers zo snel mogelijk op om de TWI-trainingen intern te geven, zodat onze aanwezigheid kort kan zijn.’

Welke opleidingen geven jullie?
‘Wij verzorgen opleidingen in alle TWI-methoden voor leidinggevenden, instructeurs en trainers. We beginnen meestal met vaardigheden waarover goede supervisors moeten beschikken, zoals leiderschap, standaardiseren en trainen van werkmethoden. Vervolgens kunnen ook Job Methods, de manier om elke dag in kleine stappen te verbeteren, en Job Safety getraind worden. Job Safety resulteert in een gedragsverandering waardoor medewerkers en leidinggevenden elke dag gaan letten op het voorkomen van incidenten.’

‘Daarna leiden we, indien gewenst, TWI-gecertificeerde trainers op. Zij kunnen vervolgens zelf bedrijfsinterne TWI-opleidingen gaan verzorgen’

‘In Nederland, België en Duitsland zijn we de enige aanbieder die de TWI-methoden trainen en certificeren volgens de standaarden van het TWI Institute in de VS. Dit geldt ook voor de certificering van interne TWI-trainers.’

Welke resultaten leveren de opleidingen op?
‘Een paar voorbeelden. Een wereldwijd opererend frisdrankenbedrijf wist de startup tijd van nieuwe vul- en verpaklijnen met 80% te reduceren. Een zuivelproducent zag binnen een half jaar na de implementatie van de TWI-methoden, dat het aantal fouten op een verpakkingsafdeling met meer dan 90% afnam. Een onderdelenproducent kon de output een half jaar na de start met Job Instruction met 26% opvoeren. Een farmaceutisch bedrijf kon de trainingstijd van nieuwe specialistische medewerkers met 80% reduceren. In een automotive machinefabriek halveerde de hoeveelheid storingen tijdens testen en startup voor de uitlevering van machines. Mede daardoor steeg de productiviteit met ruim 20%. Dit succes werd vervolgens gekopieerd naar zusterbedrijven in het buitenland.’

Welke informatiebronnen raden jullie aan?
‘Naast het bezoeken van de TWI-summits in Europa en US, zijn de onderstaande boeken een aanrader.’