Login  |  Registreer  |  Wijzig            Nieuwsbrief  |   Nieuws   |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteren   |   Zoeken
Nieuwsbericht: Factureren met Lean Six Sigma
Bron: Procesverbeteren.nl
Logica verbetert facturatieproces met Lean Six Sigma
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdredacteur procesverbeteren.nl, 9 juli 2010


Manon de Groot, op dat moment nog werkzaam als business-consultant bij Logica, verbeterde het facturatieproces van deze consultancy-organisatie. Met succes: de doorlooptijd ging van 32 naar 10 dagen en het aantal fouten daalde van 11 naar 2%!

Toepassing van Lean, Six Sigma en Lean Six Sigma staat binnen dienstverlenende organisaties nog in de kinderschoenen. ‘Dat verandert nu echter snel’, aldus De Groot. ‘Een probleem goed definiëren en kwantificeren, Define en Measure uit de DMAIC-cyclus, is in deze sector het meeste werk. Daarna is het implementeren van de oplossing vaak vrij rechttoe-rechtaan. Je hebt meestal geen ingewikkelde statistische technieken nodig.’

Logica is in de loop der jaren sterk gegroeid, ondermeer via een bedrijfsovername. Daardoor was het facturatieproces aanvankelijk decentraal geregeld, maar later werd dat zo veel mogelijk gecentraliseerd, vertelt Manon de Groot. ‘Generieke taken werden daarbij overgeheveld naar een Shared Service Center. Sindsdien werd de afhandeling van facturen deels op divisie-niveau gedaan, en deels door dat Shared Service Center. Dat proces was echter niet goed ingeregeld met als gevolg veel fouten, veel correcties en veel te lange doorlooptijden.’

Manon de GrootFacturen
Het Black Belt project van Manon de Groot, dat zij uitvoerde tijdens haar Lean Six Sigma opleiding door IBIS UvA, concentreerde zich op het verbeteren van het proces van urenverantwoording door consultants van Logica, tot en met het verzenden van facturen naar de klant waarvoor zij advieswerk hadden verricht. Het doel: minder fouten en een snellere doorlooptijd. ‘De factuur ligt dan eerder bij de klant, waardoor die ook eerder betaalt.’

Value Stream Mapping
Bij aanvang van het Lean Six Sigma project omvatte het facturatieproces tientallen stappen en personen, zo bleek uit Value Stream Mapping.

‘Ik ben het me je eens dat dit op het eerste gezicht ongelooflijk lijkt, maar aan de andere kant is het facturatieproces ingewikkelder dan jij denkt. Zo zijn er verschillende afspraken mogelijk met de klant, bijvoorbeeld betalen per consultancy-uur of voor complete projecten. Voor die projecten moeten bovendien de juiste codes worden aangemaakt om goed te kunnen declareren. Ook worden de prijsafspraken met de klant gemaakt door de afdeling sales. De consultants zijn daarbij niet betrokken, en dus ook niet op de hoogte. Tenslotte moet je rekening houden met de bestaande ICT-architectuur, het liefst wil je die intact laten. Daarom heb ik niet een heel nieuw proces bedacht, maar de bestaande manier van werken geoptimaliseerd.’

Overbodig
Een flink aantal stappen bleek overbodig. ‘Op een factuur vonden maar liefst negen controles plaats, waarvan zo’n vier á vijf dubbel. Bovendien hadden de mensen die deze checks uitvoerden daarvoor niet altijd de juiste informatie tot hun beschikking. Daarom werd op grond van mijn analyse besloten om binnen één divisie drie á vier mensen verantwoordelijk te maken voor alle controles. Bovendien werden zij daartoe van alle benodigde ondersteuning voorzien, zoals het kunnen inzien van de contracten en de urenadministratie.’

Standaardprocedures
Een tweede belangrijke aanpassing betrof het invoeren van standaardprocedures voor alle betrokkenen bij het proces. ‘Daarnaast werd vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Vroeger hoorde een consultant bijvoorbeeld niet dat hij of zij de urenverantwoording foutief had ingevuld, waardoor verderop in de keten een correctie nodig was. Een volgende keer werd dan vaak opnieuw dezelfde fout gemaakt. Nu worden fouten altijd teruggekoppeld naar de daarvoor verantwoordelijke persoon, zodat die daarvan kan leren.’

374.000 euro
Na de aanpassing van het facturatieproces daalde het aantal naar klanten verzonden facturen met fouten van 11% naar 2%, en de doorlooptijd ging terug van 32 naar 10 dagen. ‘Als je er vanuit gaat dat de klanten daardoor hun facturen ook 22 dagen eerder betalen, dan brengt dat jaarlijks qua rente maar liefst 374.000 euro op.’

Verzekeraars
Sinds een half jaar werkt De Groot bij REAAL Verzekeringen. Ook binnen dat bedrijf zijn er nog heel veel administratieve processen die kunnen worden verbeterd met Lean Six Sigma. Dat geldt eigenlijk voor alle verzekeraars en banken, stelt ze. 'In de financiële sector wordt Lean Six Sigma nog maar veel korter toegepast dan in productieomgevingen. Daardoor kunnen we nog wel een paar jaren voort, voordat we het volwassenheidsniveau hebben bereikt van de productie-industrie. Bij banken en verzekeraars is dus veel leuk werk te doen voor Black Belts zoals ik.’



Hulp nodig bij de implementatie van procesverbetering?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/persberichten/Logica_Lean_Six_Sigma.php