Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Weblog QRM bij BOSCH Scharnieren
Bron: Procesverbeteren.nl
QRM: Cellulaire organisatie
Implementatie en toepassing van QRM
Weblog Fried Kaanen, directeur BOSCH Scharnieren


Eind 2007 durfde BOSCH Scharnieren het als eerste in Nederland aan om POLCA in te voeren, een Kanban-variant voor bedrijven die klantspecifiek produceren. In 2008 verbreedde de implementatie zich tot andere onderdelen van Quick Response Manufacturing (QRM). Dit is een logistieke verbetermethode gericht op het boeken van tijdwinst in het volledige traject van bestellen tot afleveren, waardoor verborgen verliezen afnemen. Bosch Scharnieren boekte naast POLCA vooral succes met het toepassen van Quick Response Office Cells, waarin multidisciplinaire kantoorteams snel offerte- en ordertrajecten afhandelen.

Aanvankelijk vertelde Fried Kaanen in zijn weblog op deze pagina vooral over de inmiddels succesvolle implementatie van POLCA. Daarna verschoof de aandacht zich naar de bredere toepassing van QRM, en de grote aandacht die het pionierswerk hiermee binnen krijgt van media, adviesorganisaties en kennisinstellingen.

Bijzonder actueel is natuurlijk de vraag of QRM kan helpen om BOSCH Scharnieren door de economische recessie te loodsen! Inmiddels kan wel worden geconcludeerd dat het antwoord 'ja' is!   In 2009 daalde de omzet nog met 20%, maar dat was al minder dan gemiddeld in metaalbewerkende bedrijven. Bovendien kreeg het bedrijf relatief veel opdrachten van nieuwe klanten, vermoedelijk mede doordat de Quick Response Office Cells het mogelijk maakten daar snel op in te spelen. Het POLCA-systeem maakt het bovendien makkelijker om met kleine productseries in te spelen op specifieke klantwensen. Dit jaar, 2010, ligt een omzetstijging van 25% in het verschiet! Bovendien breidt het bedrijf uit via de overname van Huls Metaal, dat inmiddels is omgedoopt tot BOSCH Metaal.

Over BOSCH Scharnieren
scharnier1scharnier2scharnier3scharnier5scharnier7

BOSCH Scharnieren ( niet te verwarren met het Duitse electronicaconcern) is een bedrijf met 30 werknemers. Het ontwikkelt en produceert klantspecifieke oplossingen voor industriële klanten. Het gaat om scharnieren, die je terugziet in vele technische toeassingen, bijvoorbeeld in koffieautomaten en zonnebanken.
Bij het maken van deze scharnieren wordt uitgegaan van RVS platen. Daar worden de vereiste vormen uitgesneden met een laser, en tenslotte volgen bewerkingen zoals persen en het aanbrengen van gaten. Elk scharnier is weer anders en moet verschillende bewerkingen ondergaan, waarbij een wisselende route wordt afgelegd langs 40 machines.


█ #23  (dinsdag 23 november '10)
QRM succes leidt tot overname Huls Metaal

2010 is wat mij betreft het jaar van de doorbraak van QRM in Nederland!
Hieronder leest u over de vele activiteiten rond deze verbetermethode in de periode april t/m november 2010.

Masterclass Nevat - Sirris
Door contacten met brancheorganisaties Nevat en Sirris ontstond het idee om Rajan Suri een masterclass te laten verzorgen voor Nederlandse en Belgische bedrijven. Deze masterclass vond plaats op 14 april in Bladel in samenwerking met LeanTeam uit Eindhoven. De opkomst was buitengewoon. Meer dan 100 geïnteresseerden uit beide landen lieten zich inspireren door Suri's denkbeelden. Het werd een wervelende performance.  Aansluitend vond een bedrijfsbezoek plaats aan Interfocos, producent van haarden en een van de voorlopers als het gaat om het toepassen van QRM.
Gelijktijdig met de masterclass vond de presentatie plaats van de Engelstalige editie van Rajan Suri's nieuwe boek It's about Time (Een review staat op de Engelstalige zustersite van procesverbeteren.nl, red.). In dit boek legt Suri bedrijven de keuze voor om strategisch te kiezen voor QRM.

Rajan Suri op bezoek bij BOSCH Scharnieren
     Rajan Suri (links) en Fried Kaanen


QRM Centrum HAN

Een dag voor de masterclass in Bladel vond op 13 april een gesprek plaats aan de HAN, Hogeschool Arnhem Nijmegen. Dit gesprek tussen lector Lean Vincent Wiegel, Jan Riezebos van de Universiteit Groningen en Rajan Suri betekende een nadere kennismaking tussen deze 3 partijen. In een eerder stadium was het idee van een QRM Centrum aan de HAN opgekomen. In dit gesprek kreeg dat idee nader vorm. Rajan Suri zegde toe om in de herfst van 2010 voor 3 maanden naar Nederland te komen voor colleges aan studenten en workshops en masterclasses bij bedrijven.
In de afgelopen maanden is een groep Founding Fathers gevonden, die het inmiddels gestartte QRM Centrum financieel ondersteunen. Dit zijn:

  • Altop Kunststoftechniek  (installaties voor verwerking thermoplastische kunststoffen)
  • BOSCH Scharnieren
  • Harol  (zonweringen, rolluiken, en sectionele poorten, productie in België)
  • Hogeschool Arnhem Nijmegen
  • Kaak Total Bakery Concepts  (machinebouw voor bakkerijen)
  • Le Grand Nederland  (schakelmateriaal en kabeldraagsystemen)
  • LeanTeam  (adviesbureau)
  • QRM Center van de University of Wisconsin in Madison, VS
  • Stichting SEO Achterhoek  (Sociaal-Economisch Overleg Achterhoek overheid & bedrijfsleven)

Inmiddels is een intensief programma opgesteld en heeft het QRM Centrum aan de HAN ook een eigen website. In december loopt het programma met masterclasses en workshops voor dit jaar ten einde. De reacties zijn echter zo goed dat Rajan Suri al in februari 2011 terugkomt! Draagt u het QRM Centrum een warm hart toe en wilt u dit sponsoren? Neem in dat geval contact op met Vincent Wiegel van de HAN.

Vertaling 'It's about Time'
Door LeanTeam is in oktober 2010 een Nederlandse vertaling uitgebracht van It's about Time (een Nederlandstalige recensie van de Engelstalige versie staat op procesverbeteren.nl, red.) Hans Gerrese heeft honderden uren besteed aan het vertaalwerk. Het is een uitstekend leesbare versie geworden.

Huls Metaal wordt BOSCH Metaal
Met regelmaat word ik gevraagd naar de resultaten van QRM bij ons bedrijf. Wel nu, die zijn verbluffend. Door de plotselinge vraaguitval begin 2009 daalde in dat jaar onze omzet met 20%. Dat lijkt veel, maar individueel zagen wij bij onze klanten een veel grotere terugval. 30-40% bleek geen uitzondering. Door de werkcellen (onderdeel van de QRM gedachte) te verkleinen konden wij snel reageren op de ontstane situatie en daarmee kosten besparen. Door snel te reageren op aanvragen en het daarbij aanbieden van korte levertijden (een element van QRM) lukte het ons om veel nieuwe klanten te vinden, met name in Duitsland. De orders kwamen binnen voor relatief kleine volumes producten, maar dat is dankzij QRM juist onze specialiteit.
Nu, in 2010 is de situatie omgekeerd. Onze omzet stijgt dit jaar met meer dan 25%. Dat realiseren we zonder backorders of stress. Dankzij QRM blijven onze levertijden kort en het aantal actieve klanten groeit nog steeds.
Analoog aan Suri's gedachtegoed zien wij QRM als een company wide strategy to reduce lead times. Ook op kantoor realiseren we prima resultaten. 90% van de offertes en orderbevestigingen worden binnen 24 uur uitgebracht.

Het succes met QRM heeft er mede toe geleid dat wij per 1 september 2010 Huls Metaal hebben overgenomen. Onder de nieuwe naam BOSCH Metaal worden lichte constructies uit buis en plaat vervaardigd. Klanten bevinden zich met name in de interieurbouw, een branche waarin snel leveren bij projecten belangrijk is. De komende maanden wordt de productie overgebracht naar onze locatie in Doetinchem. Daar wordt het machinepark ingericht volgens het concept van gekleurde werkcellen, dat wij ook hanteren voor de productie van onze scharnieren. Ook voor de buis- en plaatconstructies zullen de productieorders voortaan worden gestuurd door Polca kaarten. Ik houd u op de hoogte!

- Fried Kaanen (directeur Bosch Scharnieren)

#22  (donderdag 29 september '09)
Meten is weten (1)
Als je performance verbetert, zoals in ons geval met QRM, dan wil je die verbetering ook meten. Dat vinden we echter lastig. We zijn er niet goed in. Door de waan van de dag komt het er niet van. Wat het nog complexer maakt is dat onze orders zoveel verschillende details hebben.
We hebben nu 2 studenten van de Hogeschool Arnhem en Nijmegen, Jørgen Hendriksen en Daan Tijnagel, een studieopdracht gegeven om onze doorlooptijden te meten en adviezen voor verdere verkorting uit te brengen. Zij zijn in hun 4e studiejaar en doen een Minor in World Class Manufacturing. Ik heb hen gevraagd om voor dit weblog een bijdrage te schrijven. Hieronder hun verslag!
Fried Kaanen (directeur)

Meten is weten (2)

Het is inmiddels twee jaar geleden dat bij BOSCH Scharnieren het POLCA-systeem is ingevoerd. Het gevoel dat BOSCH Scharnieren al twee jaar heeft, is dat de productiviteit is gestegen en de doorlooptijd gedaald. Dit kon echter nog niet met cijfers worden gestaafd. Daarnaast wordt het meten van doorlooptijden als moeilijk beschouwd. Dit komt vooral door de variatie in producten, productieaantallen en bewerkingen. Onze missie is om deze punten te tackelen in het kader van een studie-opdracht, die loopt tot en met januari 2010. Wij zijn twee studenten van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN).

Op dit moment zijn de resultaten gereed van het eerste onderzoeksgedeelte. Dit heeft betrekking op de productiviteit van de productiemedewerkers. Het onderzoek had als doel de productiviteit van vóór en ná POLCA met elkaar te vergelijken. In 2006 (vóór POLCA) hebben twee andere studenten van de HAN een lijst opgesteld met mogelijke handelingen die door productiemedewerkers worden uitgevoerd. Deze handelingen werden verdeeld onder de noemers “Waardetoevoegend”, “Niet-waardetoevoegend, maar noodzakelijk” en “Niet-waardetoevoegend”:

Waarde-toevoegend Niet waarde-toevoegend, maar (op dit moment) noodzakelijk Niet waarde-toevoegend
Ponsen,
(voor-)kralen
Tekening lezen Toiletbezoek
Laseren Schoonmaken Koffie
Ponsen Materiaal halen Praatje maken
Knippen Gereedschap pakken Rondje lopen
Voor kralen Meten Overig
Kralen Afstellen (omstellen)  
Nadrukken Werkoverkeg  
Verzinken/ souvereinen Zoeken  
Afwerken Overig  
Persen    


Na bestudering en verwerking van de gegevens uit 2006 kwamen daar grafieken uit waar we behoorlijk van schrokken. Er werd maar 32% van de tijd aan orders gewerkt!

Het meten gebeurde door bij de medewerker te gaan staan en alle handelingen op te schrijven, inclusief de tijd. Hierbij moet opgemerkt worden dat de medewerkers duidelijk uitgelegd werd wat en waarom werd gemeten! Ook werden de resultaten aan hen gepresenteerd. Wanneer dit niet gedaan wordt, werkt dit demotiverend en contraproductief.

Door ons is in oktober 2009 opnieuw een kleine 20 uur op de werkvloer gemeten. Wij maten toen bijna een verdubbeling van de productiviteit! Waren de medewerkers in 2006 maar 32% van de tijd direct waardetoevoegend bezig met productie, in 2009 is dit gestegen naar 62%, zie de onderstaande grafieken:

waardetoevoeging voor Polca
waardetoevoeging na Polca

Het POLCA-systeem heeft ervoor gezorgd dat de hoeveelheid onderhandenwerk sterk afgenomen is, waardoor er rust ontstaat. Daarnaast is er een aanzienlijk kleinere voorraad grondstoffen en gereed product nodig en aanwezig. Dit heeft als gevolg dat er minder ruimte nodig is voor opslag en buffers. Daardoor kan de productievloer overzichtelijker worden ingedeeld. Dit vertaalt zich in vermindering van het werkoverleg en de zoektijd.

Door de indeling in werkcellen en de daarbij behorende gereedschappen, andere hulpmiddelen en kleuren op de vloer, is een overzichtelijke werkvloer gecreëerd. Hierdoor hoeft er minder gezocht te worden naar gereedschappen, want deze hebben een vaste plaats binnen de werkcel. Als tweede punt zorgt de werkcelindeling voor een verantwoordelijkheidsgevoel. Gevolg hiervan is dat de ‘eigen’ werkcel wordt opgeruimd en dat anderen erop worden aangesproken wanneer dit niet gedaan wordt. De relatieve verhoging van de schoonmaaktijd kan hier een gevolg van zijn. Een derde gevolg van de vaste indeling in werkcellen is het gestegen vakmanschap. Hierdoor nemen omsteltijden af en worden defecten eerder gesignaleerd. De stijging in het ‘tekening lezen’ kan mogelijk verklaard worden door de daling in werkoverleg. Omdat de mensen nu zelf de tekening lezen en begrijpen, is er geen noodzaak anderen om uitleg te vragen.

Als eindconclusie kunnen we stellen dat het invoeren van werkcellen en POLCA een positief effect heeft gehad op de productiviteit van de medewerkers. Op dit moment zijn we de totale doorlooptijd aan het meten. Met die data kunnen we gaan bepalen waar nu nog de meeste tijd- en productiviteitwinst te behalen valt!

- Jørgen Hendriksen & Daan Tijnagel, studenten Hogeschool Arnhem en Nijmegen

█ #21  (maandag 7 september '09)
Kleine orders, snel leveren:  Inspelen op de klantwensen in recessie-tijd


In bedrijven zie je vaak dat een verminderde omzet leidt tot langere doorlooptijden!

Dit lijkt wellicht onlogisch vanwege de aanwezige overcapaciteit. In een recessie gaat het Cost-Based denken echter nog meer dan voorheen de boventoon voeren!

Dit werkt als volgt: in een recessie-periode raken klanten hun producten moeilijk kwijt, hebben dus meer dan voldoende voorraad, en bestellen daardoor minder bij. Zelfs met een korting is een klant niet bereid om méér te kopen, en additionele klanten zijn in deze algemene economische malaise moeilijk te vinden.

De omzet is dus lager, en daardoor gaan de vaste kosten zwaarder drukken op de kostprijs per eenheid product. Hierdoor ontstaat vanuit de directie en de financiële afdeling extra druk op de organisatie om de kosten te beheersen. De afdelingen Productie en Planning proberen daarom hun efficiency verder op te voeren. Productie gaat orders bundelen tot grote batches om de omstelkosten te reduceren, en inkoop bundelt inkooporders in ruil voor prijskortingen van de toeleveranciers. Door de grotere batchgroottes lopen de doorlooptijden echter op. In recessie-tijd bestellen klanten bovendien soms zo laat mogelijk, maar ze willen hun producten dan wel snel hebben. Om deze ‘last minute’ beslissers alsnog te tevreden te stellen worden spoedorders aangemaakt. Die spoedorders verstoren vervolgens de voortgang van de gewone productie, waardoor reguliere orders naar achteren schuiven. Ergo, nog meer vertraging, nóg meer verborgen kosten en nog langere doorlooptijden. Dit leidt tot meer ontevreden klanten, nog meer spoedorders, nog meer vertraging etc. De cirkel naar beneden is dan rond. Rajan Suri, de grondlegger van QRM, noemt dit de response time spiral.

Omdat wij binnen BOSCH Scharnieren QRM toepassen, lopen we niet in deze fuik. Wij werken namelijk niet Cost-Based maar Time-Based. Door continu het accent op snelle reactie te leggen, gaan onze doorloop- en levertijden steeds verder naar beneden. Uiteindelijk dalen daardoor ook de (verborgen) kosten.

Het lijkt erop dat dankzij onze korte doorlooptijden, het voor klanten die laat willen bestellen extra aantrekkelijk wordt om met ons in zee te gaan!
Het is in elk geval opvallend dat we momenteel veel opdrachten krijgen van nieuwe klanten, ook uit Duitsland. Het werken in offerte- en orderteams op kantoor (Quick Response Office Cells) maakt een snelle realisatie van prototypen mogelijk. Offertes zijn binnen 24 uur gereed, en nieuwe producten kunnen desgewenst al binnen 2-4 weken worden aangeleverd.

De nieuwe orders zijn weliswaar relatief klein in omvang, maar dankzij QRM kunnen we daar goed mee omgaan en ons klantenbestand uitbreiden. Het voelt goed: de omzet daalt weliswaar, maar ons marktaandeel stijgt. Natuurlijk gaat de economische malaise niet geheel aan ons voorbij. Ook wij bemerken de recessie, om precies te zijn sinds november 2008. Sinds dat moment is onze orderintake elke maand zo’n 20% lager, in vergelijking met het voorgaande jaar. Als je zoals wij alleen op klantorder produceert, dan merk je dat direct.  QRM heeft ons echter geholpen om snel op die situatie in te spelen. Dankzij onze inrichting met gekleurde werkcellen was de werkdruk, of beter gezegd het gebrek eraan, direct zichtbaar en konden we vroegtijdig maatregelen nemen. Doordat we ons altijd gericht hebben op kwaliteit, hebben we een aantal medewerkers uit onze fabriek en uit ons kantoor kunnen detacheren bij andere bedrijven.

Bij een opleving van de markt zullen we dankzij QRM vooraan staan om daar op in te spelen. Ook dan zullen we snel kunnen reageren!

- Fried Kaanen (directeur)

█ #20  (maandag 20 juli '09)
QRM in de verenige staten

Van 13 t/m 16 juni heb ik in de Verenigde Staten de International QRM Convention bezocht. Aan de University of Wisconsin (11e plaats op de ranking van Amerikaanse universiteiten, 40.000 studenten) heeft Rajan Suri, de grondlegger van Quick Response Manufacturing, 15 jaar geleden een QRM center opgericht. Dit center is verbonden aan het College of Engineering en wordt sinds 2008 geleid door Ananth Krishnamurthy.

University of Wisconsin
     University of Wisconsin (Bascom Hall)


Het 3-daagse congres werd voor de 9e maal gehouden. Het werd bezocht door circa 100 deelnemers. Ik bleek dit jaar de enige Europeaan. Het voelde goed om na 19 jaar weer een keer in de Verenigde Staten te zijn.

Het congres was van een zeer goed niveau. Diverse Amerikaanse bedrijven presenteerden hun succesvolle QRM en Polca implementaties. Daarnaast waren er colleges en groepsdiscussies. Een indrukwekkende presentatie werd verzorgd door P&H Mining uit Milwaukee, de stad waar ook Harley Davidson zetelt. P&H Mining heeft Polca ingevoerd, op hun werkvloer zijn er nu meer dan 50 loops waarin POLCA-kaarten circuleren. In totaal zijn er maar liefst 800 kaarten in omloop, indrukwekkend! Binnenkort zal ik in deze weblog nader ingaan op de inhoud van de presentatie van P&H Mining.

Polca spel tijdens het QRM congres
     Polca spel tijdens het QRM-congres


Verder was er een presentatie van een oogkliniek. Daaruit bleek dat je ook successen kunt boeken met QRM in de zorgsector en dienstverlening.

Voor geïnteresseerden, die zich grondig in QRM en Polca willen verdiepen, vind ik dit congres beslist een aanrader.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #19   (maandag 8 juni & maandag 20 juli '09)
Veel belangstelling van media, adviesburaus en kennisinstellingen

Het afgelopen half jaar hebben diverse bedrijven en groepen BOSCH Scharnieren bezocht en zich laten inspireren door de QRM-filosofie. We hebben hiervoor een aantal PowerPoint presentaties ontwikkeld.

29 Januari hadden we 3 bedrijven op bezoek uit de toelever-/ technologiehoek. Op dezelfde dag namen we deel aan het Lean Event van de HAN (Hogeschool Arnhem en Nijmegen). Lector Vincent Wiegel en ondernemer Henk Nooteboom van Royal Nooteboom Trailers uit Wychen gaven daar de aftrap voor een Lean Lectoraat in oprichting. Diverse groepen studenten presenteerden de resultaten van hun opdrachten.

4 Maart ontvingen we 3 bedrijfsadviseurs van Sirris, dit is het innovatiecentrum van de Belgische technologische industrie.

24 Maart hield adviesbureau PKM een Polca-studiedag in Doetinchem. Jan Riezebos, directeur van de opleiding Technologie Management van de Rijksuniversiteit Groningen, begeleidde hen. De dag werd gecombineerd met een presentatie over de implementatie van het Polca kleurkaartensysteem bij ons bedrijf en uiteraard met een bezoek aan de werkvloer om te zien hoe de orderbegeleidingskaarten over de werkvloer stromen.

30 Maart ontvingen we Wim Dieleman, die ons interviewde voor een artikel in het Achterhoeks Magazine.

1 april ontvingen wij de studenten Hans van Veen (TU Enschede), Niels Klaassen (Hogeschool Utrecht) en Alex de Groot (Avans Hogeschool Den Bosch) met hun studiebegeleiders. Deze studenten doen alle drie een studieproject op gebied van QRM en Polca, en waren benieuwd hoe het systeem in de praktijk werkt.

8 april waren we gastheer voor een afvaardiging van een bekende producent van fietsonderdelen en accessoires. Dit bedrijf ondervindt planningsproblemen vanwege de diversiteit van hun producten. Een enthousiast verlopen ochtend, een tegenbezoek met een Lean Walk heeft inmiddels plaatsgevonden.

7 mei vond in Affligem (België) de Manufacturing Day plaats, georganiseerd door technologiecentrum Sirris. Ik was gevraagd om de implementatie van QRM en Polca bij BOSCH Scharnieren te presenteren. Ik had daarbij het voorrecht om professor Daniel Jones in mijn gehoor van pakweg 100 personen te hebben. Hij is al 30 jaar goeroe op gebied van Lean, oprichter van Lean Enterprise Academy in Engeland, en samen met James Womack schrijver van bestsellers als ‘The machine that changed the World’ en ‘Lean Thinking’.
Na mijn presentatie had ik gelegenheid om met Daniel Jones bij te praten. U kunt zich voorstellen dat ik apetrots was! Naar aanleiding van mijn presentatie in België waren er interviews met 2 journalisten. Deze artikelen worden binnenkort gepubliceerd, ik houd u via mijn weblog op de hoogte.

14 Mei was ons bedrijf gastheer van de vergadering van de GPI sectie van Nevat, de Nederlandse Vereniging Algemene Toelevering. Maar liefst 25 leden bezochten de bijeenkomst, daarom hadden we een tent laten plaatsen achter ons bedrijf. Uiteraard deden we een Polca walk op de werkvloer. De avond werd afgesloten met een diner in barbecuestijl. Een geslaagde dag en gelukkig goed weer.

Update 20 juli: Technologiecentrum Sirris uit België heeft het boek 'Trends in Technologie' uitgegeven, met als subtitel 'technologische roadmap sector metaalbewerking'. Het onderwerp is innoveren in de praktijk. Het is een ideeënboek en schetst trends in technologie. Het biedt een overzicht van technologische ontwikkelingen voor de sector metaalbewerking. Op pagina 53 wordt aandacht besteed aan het Polca-systeem binnen BOSCH Scharnieren.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #18   (maandag 20 oktober '08)
Evaluatie van het Polca-systeem na één jaar

Polca is een Kanban-variant om de werklastbeheersing en doorlooptijd te verbeteren binnen bedrijven met veel klantspecifieke opdrachten. Bij ons heeft dit systeem zich binnen een jaar volledig bewezen!

Het werken met de Polcakaarten verloopt uitstekend. Alle medewerkers zijn aan het kaartensysteem gewend. Het toevoegen en verplaatsen van de kaarten gaat vlekkeloos, er worden geen fouten gemaakt. Bovendien doen de kaarten wat ze moeten doen: het aangeven van de vrije productieruimte stroomafwaarts, zodat er geen halffabrikaten worden gemaakt die niet verder kunnen worden verwerkt.

Het bepalen van het aantal Polcakaarten, dat tussen twee werkcellen moet circuleren, gaat in de praktijk gemakkelijker dan gedacht. Ingewikkelde berekeningen zijn niet nodig. Zijn er veel kleine orders, dan voegt onze productiemanager een aantal kaarten toe. Zijn er juist veel grote orders, dan haalt hij ‘op het oog’ enkele kaarten uit het systeem.

Reserve-voorraad Polca-kaarten
     Reserve-voorraad Polca-kaarten.


Het Polca-systeem reguleert niet alleen de werkbelasting per productiecel, maar het zorgt ook voor overzicht op de werkvloer. De doorlooptijd en levertijden zijn bovendien sterk verkort.
Aanvankelijk hadden we echter, door het zelfsturend effect van de Polcakaarten, niet direct zicht op de tijd waarbinnen lopende orders zouden zijn afgerond. Dit is inmiddels opgelost. Andere tekortkomingen van ons ERP-systeem waren, dat de kleuren van de werkcellen niet op de productiebonnen konden worden afgedrukt. Ook dat is ons uiteindelijk gelukt.

Op dit moment werken we aan het direct terugmelden van afgerond werk vanaf de werkcellen. Dit zal onze greep op de planning nog verder vergroten.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #17   (maandag 15 september '08)
Verbluffende resultaten met QRM-teams in het kantoor!

Het doel van de invoering van Quick Response Manufacturing (QRM) en Polca was het realiseren van doorlooptijdverkorting. Zoals u in deze weblog hebt kunnen lezen, werkt dat prima in onze fabriek. We merkten echter dat de doorlooptijd in het kantoor steeds kritischer werd!

Het duurde bijvoorbeeld relatief lang om een orderdossier over te hevelen van de afdeling Verkoop naar Planning, en vandaar weer naar Werkvoorbereiding.
In Mei 2008 besloten we daarom om ook het kantoor in te richten volgend de QRM-ideeën van Rajan Suri.
Multi-functionele werkcellen dus, die in een kantoor ook wel Quick Response Office Cells worden genoemd

We hebben daarmee het "afdelingsdenken" verlaten. Onze kantoororganisatie bestaat nu uit twee multidisciplinaire & zelfsturende teams. Hieronder de taken van ons offerteteam en ons orderteam:

Offerte
team

Order
team

 

 

Acquisitie

Orderverwerking

Aanvragenbeoordeling

Planning

Calculatie

Construeren

Offerte

Werkvoorbereiding

 

Inkoop

 

Expeditie


De directe resultaten zijn verbluffend:

  • Offertes binnen 48 uur rond, vaak zelfs dezelfde dag nog.
  • Meer tijd om offertes na te bellen.
  • Hogere offertescore.
  • Orderbevestiging binnen een werkdag.
  • Orders zelfde dag nog op de planningslijst.
  • Tekenwerk binnen enkele dagen gereed.
  • Werkdruk is verminderd.
  • Geschatte doorlooptijdverkorting: 3-5 werkdagen.

Bovendien heeft er onderhuids nog een ándere verandering plaatsgevonden:. De scherpe kantjes, die er traditioneel waren tussen de afdelingen, zijn weg. Er is meer inzicht in - en daardoor begrip voor - elkaars werk. Ook is er meer overleg. En heel belangrijk: we komen eindelijk aan werk toe, dat steeds bleef liggen!

Kortom, ik kan het werken in teams ook op kantoor aan iedereen aanraden. Het werkt! Het helpt de doorlooptijd te verkorten en motiveert de teamleden.

- Fried Kaanen (directeur)
█ #16   (maandag 4 augustus '08)
Polca zorgt voor snellere opstart na de vakantie

Het Polca-systeem bewijst zich …. ook rondom de bedrijfsvakantie! Het is opvallend hoe rustig de sfeer op de werkvloer is geworden. De hectiek, die we vroeger soms kenden, is verdwenen. Dit jaar gleden we rustig de zomervakantie in en was ons bedrijf BOSCH Scharnieren 2 weken gesloten. Alle orders, die voor de bedrijfssluiting geproduceerd en uitgeleverd dienden te worden waren op tijd af. Geen back-orders dus, en dat met een goede omzet in de maand juli. Dat hadden we nog niet eerder meegemaakt !  Ook de opstart na de bedrijfssluiting verloopt voorspoedig. Door de visuele sturing via de gekleurde werkcellen en de Polcakaarten zijn onze medewerkers sneller op stoom dan voorheen.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #15   (maandag 19 mei '08)
Quick Response Office Cells binnenkort van start !

Zo'n 2,5 jaar geleden hebben we ook op kantoor onze value streams in kaart gebracht. Vervolgens zijn de afdelingen Verkoopbinnendienst, Engineering en Bedrijfsbureau aangepast aan de verworven inzichten. Het resultaat was weliswaar positief, maar we bleven een afdelingsgerichte organisatie.
Een toegenomen aantal aanvragen voor complexe producten en een ziektegeval leidden tot een toename van de doorlooptijd op kantoor. Bij drukte gaan mensen namelijk van nature stapeltjes bouwen, waardoor er steeds grotere buffers ontstaan tussen hen en de volgende stap, die vaak op een andere afdeling wordt uitgevoerd.

Rajan Suri op bezoek bij BOSCH Scharnieren
     Rajan Suri (hier links naast Fried Kaanen) op bezoek


De afdelingshoofden hebben met elkaar overlegd, en zijn toen met een idee gekomen dat onleend is aan Quick Response Manufacturing. De afdelingsgrenzen zullen worden doorbroken door in het kantoor twee multi-disciplinaire teams of werkcellen te vormen, zogenaamde Quick Response Office Cells (QROC's).
Er komt één team voor het offertetraject: acquisitie, aanvraagbeoordeling, calculatie, offerte uitbrengen en opvolgen. Het andere team zal zorgen voor de afhandeling van het ordertraject: orderverwerking, bevestigen levertijd, bepalen en controleren receptuur en tekenwerk, inkoop hulpmaterialen en planning van productie.

In lijn daarmee hebben we ook het plan opgevat om een werkcel 'productie-aansturing' te maken, die zal worden bemensd door de bedrijfsleider en een productie-engineer. Zij blijken enthousiast, en willen zelfs hun kantoor en slechts één PC delen!  De reden: "... dan is een van ons altijd genoodzaakt om op de werkvloer te zijn!".

We hebben nu niet alleen de verrichtingen op de werkvloer, maar ál onze activitiviteiten in multidisciplinaire teams ondergebracht. Vrijdag 23 mei verhuizen onze kantoormedewerkers naar hun nieuwe werkcellen.

Ik zal u op de hoogte houden van onze vorderingen !

- Fried Kaanen (directeur)
█ #14   (maandag 28 april '08)
Hoe voorkom je dat Polca ook vakantie neemt?
Deze weken gaan veel Nederlanders op vakantie, waaronder ook bedrijfsleider Ferry Senten. Het verleden heeft geleerd dat dit een bedreiging vormt voor het Polca-systeem: Toen Ferry geveld werd door griep, kwam het systeem al binnen drie dagen tot stilstand. De oorzaken: Te veel orders op de werkvloer, Polca-kaarten welke verkeerd geinterpreteerd werden, en medewerkers die afdwaalden van het systeem.
Daarom heb ik een duidelijke afspraak gemaakt met mijn bedrijfsleider: Hij kan alleen vrij krijgen als hij afzekert dat het Polca-systeem blijft functioneren. De oplossing: minder Polca-kaarten per werkcel en nadruk op discipline.
Naschrift maandag 5 mei: dit werkte voortreffelijk!

- Fried Kaanen (directeur)
█ #13   (maandag 14 april '08)
Rajan Suri op bezoek
Deze dag is een van de hoogtepunten van het jaar geworden. We kregen namelijk professor Rajan Suri van de Universiteit van Michigan op bezoek, de bedenker van QRM en Polca!. Het bezoek was zeer inspirerend. Suri kan uitstekend scherpe vragen stellen en komt meteen tot de kern. Je merkt aan alles dat hij jarenlang ervaring heeft opgedaan op de werkvloer. Op perfecte wijze wist hij zijn theorie aan onze praktijk te koppelen. Zijn advies was om het aantal Polcakaarten te verminderen. Dit bevordert het overzicht en de doorstroming. Suri was het met ons eens dat het toewijzen van meerdere Polca-kaarten aan grotere orders in ons geval minder wenselijk is.

- Fried Kaanen (directeur)
█ #12   (maandag 17 maart '08)
Nieuwsgierige vragen over Polca

Vorige week stond ons bedrijf op de ESEF, de 2-jaarlijkse beurs in Utrecht voor toeleveren, uitbesteden en engineering. Het was voor ons een uitstekende beurs.
Aardig was dat diverse bezoekers ons vragen stelden over Polca. Men had gehoord of gelezen dat wij Polca geïmplementeerd hadden, en waren nieuwsgierig hoe het beviel. Nu, Polca bevalt ons nog steeds uitstekend!. Productiviteitsstijgingen dankzij dit materiaalbeheersingssysteem beginnen inmiddels zichtbaar te worden.
Volgende week geven Jacob Pieffers van TCPM en ik een presentatie over Polca aan de vakgroep Lean van de Vereniging Logistiek Management. Gastheer van deze bijeenkomst is Mitsubishi Caterpillar Forklift Europe in Almere.
U ziet: de interesse in Polca neemt steeds meer toe !

- Fried Kaanen (directeur)                                         

█ #11   (maandag 18 februari '08)
Veel Polca-geïnteresseerden over de werkvloer !
Het was een drukke week rond Polca.Dinsdag 12 februari ontvingen we 20 bezoekers van de Vereniging Klantorder-gestuurde Logistiek (VKL). Bestuurslid Onno Wasser had het contact tot stand gebracht. De VKL organiseert 4x per jaar een praktijkgerichte lezing voor haar leden. Dit maal was men bij ons bedrijf te gast.
Jacob Pieffers van TCPM, het ingenieursbureau dat Polca bij ons implementeerde en ik gaven een presentatie, gevolgd door een kijkje op de werkvloer. De bijeenkomst verliep zeer geanimeerd. De toehoorders, zowel producerende bedrijven als ERP-adviseurs, toonden grote interesse. Ze waren allen duidelijk vertrouwd met de ideeën van Lean. Polca was voor hen echter nieuw als innovatief systeem voor werklastbeheersing bij klantorder-gestuurde productie en een sterk wisselende vraag. De bijeenkomst werd afgesloten met een drankje en een broodje.

Donderdag 14 februari verzorgden Jacob Pieffers en ik een presentatie voor de Industriële Kring Twente in Hengelo (OV). Ook dit netwerk wilde graag meer weten over Polca. De groep van maar liefst 70 personen was zeer geïnteresseerd, en ontdekte de voordelen van het werken met 'kleur'. Ik bedoel daarmee de kleuren van de Polcakaarten en de werkcellen.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #10   (maandag 4 februari '08)
Iedereen moet wel 'in de pas lopen'
We hebben een uitgebreide evaluatie van het Polca-systeem gehouden.
Het werken met de kleurkaarten op de werkvloer verloopt in het algemeen goed, maar sommige medewerkers blijven niet altijd bij de les. Zij sturen dan een POLCA-kaart stroomopwaarts, naar een toeleverende werkcel, terwijl ze hun werkzaamheden nog niet gereed hebben! Met andere woorden: ze geven aan dat hun werkcel capaciteit vrij heeft om nieuw werk te ontvangen, terwijl dat niet zo is.

Met name binnen de afdeling inpakken/magazijn komt dit voor. De medewerkers in deze cel willen namelijk liever zelf bepalen wanneer het werk wordt uitgevoerd. Daardoor wordt de flow als geheel echter belemmerd.
Met de betreffende medewerkers zal daarom gesproken worden. Werken aan flow betekent 'in de pas lopen', en dat geldt voor iedereen!

Een tweede aandachtspunt is het verbeteren van het inzicht in de planning. De 'recepten'  van de productieorders in het ERP-systeem moeten hiertoe worden omgebouwd, zodat ze aansluiten bij de productie via werkcellen.
Dat wordt nog een heel karwei, want we produceren meer dan 500 unieke artikelen per jaar!. De klus zal enkele maanden duren. Pas als de order-beschrijvingen vernieuwd zijn is het mogelijk om goed inzicht te hebben in de werkbelasting van individuele werkcellen.

Tot slot nog een nieuwtje: Ik ontving een mailtje van Professor Rajan Suri, de bedenker van Quick Response Manufacturing. Sinds enige tijd onderhoud ik een levendig e-mail contact met hem, hij is professor aan de Universiteit van Wisconsin-Madison. Rajan Suri is zeer geïnteresseerd in onze Polca-implementatie. Zeer binnenkort komt hij weer naar Nederland, en zal dan ons bedrijf met een bezoek vereren!. Bovendien geeft hij op 15 en 17 april 08 workshops over QRM bij LeanTeam in Eindhoven.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #09   (maandag 10 december '07)
We hebben backorders!
We hebben backorders! Dat is niet de bedoeling. En niet goed voor onze klanten.

Het blijkt niet aan het rouleren in een loop van de Polca-kaarten te liggen. Dat deel werkt goed. Lastig is wel dat onze bedrijfsleider nog niet geheel is hersteld van ziekte. Hij is slechts een gedeelte van de dag aanwezig. Martijn, Hoofd Bedrijfsbureau, heeft het uitgeven van orders van hem overgenomen.

De oorzaak van het backorder-probleem ligt in het uitgiftemoment van de productieorders.
In de periode van vóór Polca hadden we een systeem dat orders weliswaar lang in de wachtrij stonden, maar dat er na vrijgave maximaal 6 orders gelijktijdig op de vloer mochten zijn. Dit hield het onderhanden werk overzichtelijk. Werkcellen hadden we niet. Medewerkers volgden elke order naar de volgende productiestap.

Dit systeem had voor- en nadelen. Je wist dat orders, eenmaal op de vloer, binnen een week gereed waren. Voorspelbaar en dus een voordeel. Het grote nadeel was het gebrek aan vakmanschap bij de grote variatie van ons maatwerk. Nu hebben we een werkcellensysteem met buffers tussen de werkcellen, waarbij de Polca-kaarten de doorloopvolgorde aangeven.

Het blijkt echter dat de buffers te snel leeg lopen zodat er stroomafwaarts afdelingen droog staan. Als oplossing is afgesproken om orders sneller op de vloer (de eerste stap) te lanceren, zodat in elk geval de buffers meer gevuld zijn. Aan de druk om de juiste order op het juiste moment gereed te hebben wordt gewerkt door aan het einde van de dag de werkcellen na te lopen en de ordervolgorde voor de volgende dag te hergroeperen.

Het meten van de doorloop van de orders met het Polca-kaartensysteem is nog niet mogelijk. De resterende 2 weken tot de Kerst zullen hectisch blijven. De nieuwe opstart in januari geeft ons voldoende gelegenheid om buffers op te bouwen en metingen op de doorloop te verrichten.

- Fried Kaanen (directeur)
█ #08   (vrijdag 9 november '07)
Versluierde problemen

Het Polca-systeem werkt prima, maar het legt problemen bloot die tot nog toe versluierd waren gebleven!. Eén van die problemen is, dat we niet goed zicht hebben op het moment waarop de orders uit het systeem komen.

Dit planningsprobleem heeft diverse oorzaken. Ten eerste het aantal orders, te grote aantallen belemmeren de doorstroom naar de volgende productiecel.

Ten tweede het achterwege blijven van aanpassingen van de planningsmethode van vóór het Polca-tijdperk. Toen werd er gepland per artikel-/productgroep, nu zullen we moeten gaan plannen op celniveau. Op die manier krijgen we een betrouwbaarder overzicht van de benodigde menskracht per cel, en kunnen we het inzetten van de interne uitzendgroep beter gaan reguleren.

Komende week zullen wel samen met Jacob Pieffers (TCPM) besluiten welke maatregelen genomen moeten worden. Tot het zo ver is, zal er aan het eind van elke werkdag gecheckt worden of de productieorders zich op de geplande plek bevinden binnen de productie

- Ferry Senten (bedrijfsleider)
█ #07   (vrijdag 26 oktober '07)
Niet meer dan één ding tegelijk wijzigen
Het POLCA-systeem is nu twee weken oud. We kunnen ons nauwelijks meer herinneren hoe het vroeger was!. Voorheen waren we een klassiek ingericht bedrijf. Motto: je doet wat je doen moet, het werk moet af, dat was het enige planningsysteem dat er was. Onze productiemedewerkers zwierven over de werkvloer afhankelijk van hun capaciteiten en werkdruk. Voor het eerst zijn nu de effecten van ons Lean-denken zichtbaar. Wel hadden veel meer foto’s moeten nemen!

Bij de Value Steam Mapping enkele maanden geleden ontdekten we dat we 2 persmachines extra nodig hadden, om het werkcellenconcept goed te laten functioneren. Gisteren werden die persen pas afgeleverd, terwijl we die al begin mei besteld hadden. Hoezo korte levertijden?

Vandaag was de tweede evaluatie van het POLCA-systeem met de mannen van TCPM. Het Polca-kaartensysteem werkt goed, maar we missen het inzicht hoe snel de orders door het systeem lopen. In een aantal gevallen zijn extra Polca-kaarten uitgegeven om de capaciteit te verruimen. TCPM waarschuwt niet meer dan 1 variabele tegelijk te wijzigen!

- Fried Kaanen (directeur)
█ #06   (vrijdag 19 oktober '07)
Het lijkt wel domino!
Opmerkelijk zo snel als de productie maandag weer op gang was na de nieuwe indeling!. Na enkele uren draaide de productie al weer. Je kon aan onze medewerkers zien: ze hebben er zin in.
Aan het einde van de dag heeft bedrijfsleider Ferry Senten de orderbonnen op de vloer nagekeken en enkele Polca-kaarten herplaatst, die verkeerd waren ingestoken.

Woensdag hadden we een eerste nieuwsgierige toeschouwer op bezoek: redacteur Ferdi den Bakker van het vakblad Logistiek. Vandaag, vrijdag, kijken we tevreden terug op de eerste week. De beoogde orders zijn uit productie gekomen. Er was rust op de vloer, minder geloop en minder vragen. Het aantal fouten bij het doorgeven van de Polca kaarten was opmerkelijk laag. Het lijkt wel domino, een kind kan de was doen! - Fried Kaanen (directeur)
█ #05   (maandag 15 oktober '07)
D-day !
Vandaag, maandag 15 oktober, was het D-Day:  Onze productie werd hervat !
De halffabrikaten bewegen zich nu van productiecel naar productiecel, steeds via andere routes, afhankelijk van het gewenste eindproduct.
De POLCA-kaartjes zorgen daarbij voor een optimale verdeling van de werklast over de productiecellen. Bij de oefening werkte dat prima, maar hoe zou dat in de praktijk uitpakken?
De fantastische motivatie, die onze medewerkers hebben sinds de turn-around, is in elk geval heel hoopgevend!. Verder valt op de schone werkvloer, de rust, en het toegenomen overzicht.

- Fried Kaanen (directeur)
█ #04   (zondag 14 oktober '07)
De ombouw van de werkvloer

In het afgelopen weekend is onze werkvloer opnieuw ingericht, hierbij zijn zogenaamde productiecellen gevormd (zie het kader hieronder)

Op 10 oktober werd de productie stilgelegd. Drie dagen waren nodig om alle machines te ontkoppelen, schoon te maken en te verplaatsen naar de nieuw gedefinieerde werkcellen.

Zaterdag 13 oktober was de gehele vloer op deze manier verbouwd. Elk van de 7 werkcellen heeft een eigen kleur: niet alleen de persen hebben een markering, maar ook de werkbanken en de gereedschappen. Zelfs de werkkrukken hebben een werkcelkleur gekregen. Voortaan weten onze medewerkers dus precies wat bij welke werkcel hoort.
Binnen elke cel voeren mensen en machines straks één bepaalde klasse van bewerkingen uit.  Er zijn zeven van deze productiecellen, die elk zullen worden bemensd door 2 tot 4 werknemers.

Vandaag, 14 oktober, kon het onderhanden werk terug naar de vloer. Elke opdracht werd daarbij voorzien van een nieuwe productie-orderbon én een POLCA-kaart.
Just in time voor de start morgen!

- Fried Kaanen (directeur)

POLCA en de dans der halffabrikaten
POLCA is een variant van het Kanban-systeem voor bedrijven die klant-specifiek producten maken en/of assembleren. Volgens de Amerikaanse professor Rajan Suri, de uitvinder van POLCA, doet dit systeem halffabrikaten dansen over de werkvloer!
Suri ziet Polca als één van de tools voor het realiseren van Quick Response Manufacturing (QRM). Bij deze managementfilosofie staat doorlooptijdverkorting centraal.

Polca staat voor Paired-cell Overlapping Loops of Cards with Autorization. Om de invoering mogelijk te maken wordt de werkvloer eerst opgesplitst in zogenaamde productiecellen. Binnen zo’n cel voeren mensen en machines voortaan een bepaalde klasse van bewerkingen uit.
In tegenstelling tot een ‘gewone’ Lean Manufacturing situatie is er geen sprake van een vaste route die de orders langs de cellen afleggen. Integendeel, de verschillende halffabrikaten bewegen zich kris-kras over de werkvloer, waar ze – afhankelijk van het gewenste type eindproduct – productiecellen naar keuze aandoen.

Alle productiecellen die materialen met elkaar kúnnen uitwisselen, worden paarsgewijs verbonden via circulerende Polca-kaarten.

Op zo’n Polca-kaart staan aan de ene kant de gegevens van een toeleverende productiecel (zeg T), en aan de andere kant de gegevens van een ontvangende productiecel (O). De clou is nu, dat cel T alleen aan een product mag gaan werken dat dóór moet naar cel O, als cel T een Polca-kaart T/O in zijn bezit heeft.
Als cel O klaar is met de vervolgbewerking, wordt de T/O-kaart teruggestuurd, zodat de toelevercyclus van T naar O zich kan herhalen.

>meer over POLCA en Quick Response Manufacturing
>POLCA vergeleken met het Kanban-systeem
█ #03   (donderdag 4 oktober '07)
 Oefening baart kunst

De POLCA oefening
Op 4 oktober oefende ik, samen met alle andere medewerkers van BOSCH Scharnieren, met het POLCA-systeem!
Luciferdoosjes stonden daarbij model voor de halffabrikaten, die werden uitgewisseld tussen de werkcellen.
De rood-blauwe kaartjes op de foto zijn de POLCA-kaarten. Die geven aan dat een werknemer op een 'afnememend' station capaciteit vrij heeft en dus halffabrikaten kan ontvangen van een werknemer die een vóórgaande bewerking uitvoert

- Fried Kaanen (directeur)
█ #02   (dinsdag 18 september '07)
Workshop Rajan Suri

Vandaag volgde ik in Eindhoven de workshop van Rajan Suri, de grondlegger van het POLCA-systeem. Heel verhelderend. En een mooie gelegenheid om hem te melden dat POLCA nu bij een bedrijf in Nederland zal worden ingevoerd, namelijk bij ons.

- Fried Kaanen (directeur)

█ #01   (maandag 17 september '07)
Waarom wij kozen voor POLCA

Aan de introductie van Polca ging een voorbereiding van 3 maanden vooraf. Met name bedrijfsleider Ferry Senten verzette in die periode veel werk.

In het begin van 2007 brachten we middels Value Stream Mapping onze orderstromen in kaart. Daarbij kwamen we tot het inzicht dat het creëren van werkcellen zou bijdragen aan de overzichtelijkheid van onze werkvloer.

In juni 2007 kwam Hans van der Woude, adviseur bij TCPM, met de suggestie om de materiaalstromen tussen die werkcellen te gaan aansturen met het POLCA-systeem. Na een quick scan door Jacob Pieffers, in Groningen afgestudeerd op POLCA, werd duidelijk dat ons bedrijf zich uitstekend leent voor invoering van dat materiaalbeheersysteem.

Eind juni werd daartoe een projectteam Polca opgericht, met daarin bedrijfsleider Ferry Senten en hoofd bedrijfsbureau Martijn van Beckhoven. Namens TCPM zitten Hans van der Woude, trainer/ adviseur Marcel Telgen en Jacob Pieffers in het projectteam.

De eerste projectweken werden benut om ons de theorie van Polca eigen te maken. Voor mij persoonlijk was de vakantieperiode een ideale gelegenheid om het boek Quick Response Manufacturing van Rajan Suri te lezen, met daarin enkele hoofdstukken over Polca. Daarnaast gaf internet de nodige uitkomst 

- Fried Kaanen (directeur)


Hulp nodig bij de implementatie van QRM en/of POLCA?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/POLCA/BOSCH_Scharnieren.php