Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Procesmanagement bij Sulzer Eldim
Bron: Procesverbeteren.nl
Procesoriëntatie: Procesgerichte organisatie
cell summary (deel van) Software geeft Sulzer Eldim afdelingsoverschrijdend inzicht
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdredacteur procesverbeteren.nl, 28-03-2012


‘De kracht van onze ICT zit hem in een slimme combinatie van softwarepakketten, die elkaar aanvullen’, vertelt Truus Zorg, manager information systems bij Sulzer Eldim. 

In elf jaar bouwde zij de ondersteuning van alle bedrijfs- en productieprocessen opnieuw op, letterlijk vanaf de bekabeling!  Het resultaat mag er zijn: Slechts een handvol sterk met elkaar geïntegreerde systemen geven een even logische als prettige gebruikservaring.   

Als SAP-gebruikers op ‘help’ drukken, dan zien ze eerst op welk punt van een business proces ze zich bevinden. Vervolgens kunnen ze dan instructievideo’s afspelen. Daardoor wordt het ERP-pakket niet langer als bureaucratisch monstrum ervaren, maar als een applicatie die afdelingsoverschrijdende processen vloeiend laat verlopen! 

Ook de fabrieksvloer werd gereorganiseerd, door de introductie van multidisciplinaire en Lean georganiseerde werkcellen. De productie daarin wordt ondersteund met een al even flexibel Manufacturing Execution System, genaamd MII. Werknemers melden zich aan door het scannen van hun pas, waarna hun foto op het computerscherm verschijnt. Daarna worden al hun productie-activiteiten gemonitord. Het business informatiesysteem Every Angle verzamelt tenslotte gegevens uit MII en SAP, en stelt op grond daarvan managementrapportages samen.

Op dit moment wordt de kers op de ICT-taart geplaatst:  een Product Lifecycle Management System wordt in gebruik genomen.

Sulzer Eldim is een bedrijf in Lomm te Limburg, met nevenvestigingen in Hongarije en Groot-Brittannië. De onderneming, die circa 300 mensen in dienst heeft, maakt en bewerkt precisieonderdelen voor de luchtvaart- en gasindustrie. ‘Onze core-business is gaatjes boren, zo zou je het ook kunnen zeggen’, aldus Truus Zorg, manager information systems (IS). ‘We maken onder meer onderdelen voor gasturbines en straalmotoren, zoals air seals, straalpijpringen, vinnen en schoepen.’

Truus ZorgTechniek voorop
Van oorsprong, ver voor de overname door Sulzer in 2000, was Eldim een bedrijf gerund door ondernemers. Nog steeds staat de techniek daardoor voorop. ‘ICT-applicaties zoals SAP werden op zijn hoogst gezien als een noodzakelijk kwaad. We moeten zo min mogelijk TV-kijken, maar achter onze machines staan, zulke uitspraken hoorde je veel’.

Toen het bedrijf nog klein was, met circa 30 werknemers, was dat geen probleem. ‘Als een onderneming groeit krijg je echter steeds meer nadelige gevolgen als je de bedrijfsadministratie niet goed bijhoudt. Daarbij gaat het dan niet zozeer om problemen op de eigen werkplek, maar meer om de gevolgen voor anderen. Eén van de zaken waar we veel aandacht aan hebben besteed is daarom bewustwording: Wat is jouw aandeel in een bepaald bedrijfsproces.’

Toen Zorg in 2000 aantrad als nieuwe IS-manager, constateerde ze veel uitwassen als gevolg van desinformatie. ‘Er bleken bijvoorbeeld voorraden van járen terug te liggen, en soms bleken artikelen niet te kunnen worden uitgeleverd, enkel en alleen omdat het vinkje voor de kwaliteitscontrole niet was gezet. Ook werden projecten niet altijd afgesloten, zoals het maken van een nieuw product. Dat vervuilde dan weer onze financiële rapportage. Feitelijk was het een horror-story voor een IS-manager. Ik ben daarom helemaal opnieuw begonnen, bottom-up, te beginnen met de bekabeling.’

Alléén SAP
Tot 1996 gebruikte Sulzer Eldim drie systemen: Mapics voor de material requirements planning, een urenregistratiesysteem, en financiële software. ‘Op dat moment werd SAP geïntroduceerd als ERP-systeem. Eén van de fouten die toen zijn gemaakt is dat er geen nieuwe blauwdruk werd gemaakt voor de bedrijfsprocessen. Feitelijk werd de situatie met de drie ICT-eilanden gewoon gekopieerd. Bovendien werd er veel te weinig training gegeven.’

Hierdoor ontbrak bij de gebruikers het inzicht waarom het eigenlijk nodig was, het als omslachtig ervaren SAP. ‘Programma’s zoals Excel en Word werden regelmatig ingezet om rapportages te maken. Het gevolg was een vervuilde ERP-database. Dat bleek de oorzaak van alle desinformatie-perikelen die ik eerder beschreef.’

In 2006 werd daarom een groot ICT-project gestart, genaamd ASAP. ‘Dit staat voor Alleen SAP Als Programma. Het doel van ASAP was om kennis over werkprocessen te verbeteren en te borgen, en om bijpassende SAP-werkinstructies te creëren en deze vervolgens bij te gaan houden. Daarnaast worden alle gebruikers nu verplicht opgeleid: zonder certificaat krijg je geen toegang meer tot het ERP-systeem. Tijdens het hele verandertraject, inclusief het maken van de e-learning instructies, werden we begeleid door SMS.’

De entree van Sulzer Eldim in Lomm (Limburg)
De entree van Sulzer Eldim in Lomm (Limburg)


Discussies

ASAP hield ook een her-implementatie van SAP in. ‘Eerst hebben we daartoe een blauwdruk gemaakt van het bestaande systeem. Hierbij hebben we onze drie hoofdprocessen, order-to-cash, purchase-to-pay en make-to-demand in kaart gebracht. Dat deden we toen nog met PowerPoint.'

Alle SAP-gebruikers kregen vervolgens een overzichtstraining. 'Daaraan namen aan elkaar gerelateerde afdelingen gelijktijdig deel, bijvoorbeeld verkoop én magazijnbeheer. Zo hebben we discussies aangezwengeld, en bewustwording gecreëerd van wat incorrect SAP-gebruik veroorzaakt bij elkaar opvolgende afdelingen. Op die manier leerden de mensen zien, hoe belangrijk een goede procesafhandeling is voor anderen. Tenslotte hebben we met de key-users en de proceseigenaren de SAP-blauwdruk waar nodig aangepast.’

E-learning
Met behulp van de e-learning tool UPK zijn er sindsdien circa 500 werkinstructies gemaakt. ‘Zo’n instructie maken is heel eenvoudig’, legt Zorg uit. ‘Door een opnameknop aan te zetten kun je alle SAP-handelingen laten registreren, die je bijvoorbeeld moet doen om een kostprijsberekening te maken. Een gebruiker die niet (meer) weet hoe dat moet, kan zo’n opname dan afspelen. Hij of zij ziet dan een inzetscherm binnen SAP. Dat leidt hem of haar door de procedure, in de vorm van een soort instructievideo.’

Inmiddels zijn alle SAP-gebruikers opgeleid en gecertificeerd. ‘Sindsdien hebben we bijna geen vervuiling meer van onze database.  Mede daardoor verlopen audits, bijvoorbeeld door PriceWaterhouse of door onze klanten, veel gemakkelijker. Aantoonbaar je processen goed op orde hebben is in onze bedrijfstak heel belangrijk, we leveren immers toe aan de luchtvaartindustrie. Alles is in onze sector strak geregeld, Rolls-Royce producten maken op een GE-machine mag bijvoorbeeld niet.’

Sulzer Eldim maakt precisieonderdelen voor de luchtvaart- en gasindustrie
Sulzer Eldim maakt precisieonderdelen voor de luchtvaart- en gasindustrie. Aantoonbaar je processen goed op orde hebben is daarom heel belangrijk.


Procesbeheer

Tot voor kort bleek het procesbeheer nog een probleem. ‘In PowerPoint bleek het na enige tijd toch te veel werk. We hebben echter een veel betere oplossing gevonden, het softwarepakket Engage! Modeler. Daarin worden alle bedrijfsprocessen nu bijgehouden, inclusief welke proceseigenaar daarvoor verantwoordelijk is.’

Engage! zorgt er niet alleen voor dat proceseigenaren ‘hun’ processen beter onderhouden. Het kweekt ook begrip voor de bedrijfsprocessen bij de SAP-gebruikers. ‘Als je nu op help drukt, start eerst een Engage!-scherm dat aangeeft op welk punt van een end-to-end proces je je bevindt. Klik je vervolgens door, dan krijg je een UPK-scherm met instructies om jouw bijdrage daaraan goed uit te voeren.’

Dankzij deze gecombineerde ondersteuning met Engage en UPK zien de gebruikers SAP niet meer als ballast. Integendeel: De ERP-software wordt nu beschouwd als een nuttig systeem, dat er voor zorgt dat afdelingsoverschrijdende processen vloeiend verlopen!

Administratieve last
Om de administratieve last niettemin zo veel mogelijk te beperken, wordt gebruik gemaakt van Every Angle. ‘We hebben dat pakket in eerste instantie aangeschaft om de invoer van gegevens te controleren, om zo vervuiling van de database te voorkomen. Je kunt daartoe natuurlijk allerlei controles in SAP zelf instellen, maar dan moet je steeds heel veel controleschermen afvinken en dat maakt de invoer onnodig traag. In plaats daarvan laten we Every Angle nu na een processtap in één keer controleren of alles goed is ingevoerd.’  

Every Angle wordt ook op een meer gangbare manier ingezet, namelijk als business intelligence oplossing. Hiertoe worden periodiek gegevens uit de SAP-database overgeheveld om te analyseren, hetgeen ook het aantal benodigde SAP-licenties beperkt.

‘Engage heeft onze bedrijfsprocessen inzichtelijker gemaakt, en UPK ondersteunt de leertrajecten en reduceert het aantal inputfouten. Every Angle maakt ons SAP-systeem tenslotte gebruiksvriendelijker en sneller’, zo vat Zorg de resultaten nog even samen.  

Curieus is, dat de bedrijfsprocessen niet zo zeer anders verlopen, maar beter. ‘Onze hoofdstromen hebben we eigenlijk maar weinig aangepast, op enkele kleine en effectieve verbeteringen na. De winst zit hem vooral in een goede uitvoering van alle stappen, en het gebruiksvriendelijk maken van manieren om dat te kunnen doen.’

Continuous improvement
Sulzer Eldim deed reeds ervaring op met methodes voor continuous improvement, zoals Six Sigma en Lean manufacturing. Er werden bijvoorbeeld Lean-productiecellen ingericht, onder meer voor de productie van Airbus-onderdelen. Nu ook het procesmanagement op orde is, rijst de vraag of dit dergelijke initiatieven zal gaan vergemakkelijken.

‘Engage is inderdaad al gebruikt voor Value Stream Mapping’, vertelt Zorg. ‘Ook start er binnenkort een pilot met het meten van de Overall Equipment Effectiveness of OEE. Bij deze pilot wordt gebruik gemaakt van de door SAP aangepaste versie van Lighthammer. Sinds de acquisitie door SAP in 2005 heet dit softwarepakket Manufacturing Integration Intelligence oftewel MII.'.

Next step in the cell
MII is een Manufacturing Execution Systeem (MES). Sulzer Eldim gebruikt MII al enkele jaren om het werken in productiecellen te ondersteunen. De inrichting van deze werkcellen doet denken aan Quick Response Manufacturing, maar Sulzer past die methode formeel niet toe.

Next step in the cell, zo heet onze cellulaire productiesysteem', verklaart Zorg. 'We hebben daar zelfs een prijs mee gewonnen, de Business Process Improvement Award 2010 van Every Angle.’

Vroeger was Sulzer Eldim nog een job-shop organisatie. ‘Omdat we naast hardlopende producten ook slow-movers hebben, zijn we echter overgestapt op zelfsturende teams en een celconcept. In elke cel hebben we zo veel mogelijk bewerkingen bijeengebracht, die voor een bepaald producttype nodig zijn. Dat past ook bij Lean-productie, omdat halffabricaten dan niet meer door de hele fabriek hoeven te worden verplaatst. In elke cel werkt een multidisciplinair team, dat alle bewerkingen kan uitvoeren.’

Urenregistratie
Om verbeteropties in de cellen op te sporen, is het van belang alles zo veel mogelijk te registreren. Dit varieert van de output overall tot de hoeveelheid foutief gemaakte producten (scrap) en het aantal gemaakte uren per bewerking.

‘We hebben uitvoerig gezocht naar geschikte software om dat te doen, we zijn daartoe onder meer op bezoek geweest bij Siemens. Ons personeel wordt flexibel ingezet, ze wisselen van werkcel als dat nodig is.  De eisen die dat stelt aan de urenregistratie bleek geen enkel MES-systeem aan te kunnen, en de mogelijkheden die SAP daarvoor biedt bleken ook onvoldoende.  Wij willen namelijk niet alleen monitoren wie hoe lang aan een bepaald product werkt, maar ook of dat werk wordt gedaan door iemand die thuis hoort in de betreffende cel, of door iemand die bijspringt. Ingeleend werk noemen we dat. Uiteindelijk bleek MII onze bijzondere urenregistratie het beste te kunnen ondersteunen, omdat dit een heel flexibele oplossing is. Je bouwt dat MES op uit templates. Waar nodig vul je die vervolgens aan met maatwerk, tot zelf-geprogrammeerde database-queries aan toe.’

Lage kosten
De relatief lage kosten speelden ook een rol bij de keuze voor MII. ‘We sparen per productiemedewerker een SAP-licentie uit, dat zou veel meer hebben gekost.’

De bouw van het MES startte in juli 2007. ‘Het Duitse bedrijf Trebing en Himsted deed dit. Al voordat MII door SAP werd overgenomen, waren zij dé goeroes als het gaat om het implementeren van dat systeem.’ De koppeling met SAP werkt prima, verzekert Zorg. ‘We kunnen MII zelf onderhouden. In de afgelopen jaren hebben we ons MES steeds verder verfijnd.’

Als productiemedewerkers nu beginnen met hun werk, dan melden ze zich aan in een cel door hun pas te scannen. Daarna verschijnt ter bevestiging hun foto op het computerscherm. ‘Vervolgens kiezen ze dan een order om aan te werken, en worden de productiekosten en uren daarvoor vanzelf op de betreffende cel geboekt.’

Rapportages over het reilen en zeilen in werkcellen zijn beschikbaar in de vorm van cell summaries
Rapportages over het reilen en zeilen in werkcellen zijn beschikbaar in de vorm van cell summaries


Cell Summaries
Productie- en teamleiders ontvangen regelmatig cell summaries, dit zijn rapportages over het reilen en zeilen van werkcellen. ‘Het gaat om een Excel-werkblad. Daarin staan zaken zoals de hoeveelheid onderhanden werk, de hoeveelheid ingeleend en uitgeleend werk, de  personeelskosten van uitzendbureaus, productieresultaten, geplande versus werkelijk gemaakte uren, de hoeveelheid scrap, het percentage delivered-to-promise en diverse andere prestatie-indicatoren.’

Voor het maken van de cell summaries is Every Angle onontbeerlijk. ‘Dat pakket verzamelt gegevens uit zowel MII en SAP en voegt die bijeen tot de gewenste rapportages.’

Handvol systemen
De kracht van de ICT-ondersteuning bij Sulzer Eldim zit hem niet in één softwarepakket, maar in de combinatie van systemen die nauw met elkaar samenwerken. SAP aangevuld met Engage en UPK vormt een gebruiksvriendelijk en inzichtelijk ERP-systeem, en het productiewerk wordt ondersteund met MII. Voor het controleren, bijeenbrengen en presenteren van gegevens wordt tenslotte Every Angle ingezet.

Zorg begon haar werk met meer dan 1200 losstaande ICT-applicaties. Inmiddels zijn voor de kern van de business-ondersteuning echter niet meer dan een handvol, sterk met elkaar geïntegreerde, systemen nodig!  Het soepel laten verlopen van processen is en blijft het uitgangspunt. Wie een nieuwe softwaretool wil aanschaffen, zal van goede huize moeten komen. ‘We zullen dan altijd vragen om aan te tonen wat die nieuwe software bijdraagt aan het afhandelen van informatiestromen.’

Door diverse Key Performance Indicators te registreren worden verbetermogelijkheden   zichtbaar
Door diverse Key Performance Indicators te registreren worden verbetermogelijkheden zichtbaar


PLM
Begin 2012 volgt de slagroom op de ICT-taart, de ingebruikname van een Product Lifecycle Management (PLM) systeem.

‘Klanten uit de luchtvaartindustrie geven ons uitgebreide specificaties van hoe we dingen moeten maken. Tezamen vormen die specificaties vaak een heel boekwerk, een soort productiebijbel. Vroeger moest je daarin handmatig zoeken, en als er iets wijzigde moesten we het hele boek zelfs opnieuw maken. Nu we het PLM-systeem Xpression in gebruik gaan nemen, in combinatie met Documentum voor het versie- en relatiebeheer, hoeft dat echter niet meer. Alle engineeringspecificaties worden vanaf dan elektronisch raadpleegbaar. Vanuit de werkcellen gebeurt dat via MII.  Je weet dan als gebruiker zeker dat je altijd de meest recente versie hebt. Wijzigingen doorvoeren en beheren wordt bovendien ook veel gemakkelijker, dit kan per pagina.’ 

Turbulent
De carrière van Zorg, die zichzelf omschrijft als een self-made woman, verliep aanvankelijk turbulent. ‘Ik had dierenarts willen worden, maar ik kom uit een streng-gereformeerd milieu waarin dat soort studies voor een vrouw destijds niet werd aangemoedigd.’

Uiteindelijk kwam het echter goed: van mavo-leerlinge werkte Zorg zich op tot afdelingsverantwoordelijke bij een verzekeraar, en tenslotte tot ICT-manager van een groot bedrijf. Doordat ze het werk in de praktijk heeft geleerd, beschikt ze nu in ruime mate over technische en functionele ICT-kennis. ‘Hierdoor kan ik goed inschatten of beloften die softwareleveranciers doen, realistisch zijn.’

Zorg zal de ingebruikname van het PLM-systeem bij Sulzer Eldim niet meer meemaken. ‘Per 1 januari 2012 ben ik begonnen als ICT-manager EMEA bij Inalfa Roof Systems. Leuk, een nieuwe uitdaging!’

Hulp nodig bij de transitie naar procesgeoriënteerd werken?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/procesgericht/Sulzer_Eldim_Procesmanagement.php