Ontwikkeling begon bij de Technische Universiteit Eindhoven

Process mining software is nog vrij onbekend bij (Six Sigma) Black Belts in ‘procesverbeterland’. Er voltrekt zich echter een stille revolutie! Inmiddels is er sprake van een volwassen markt met vele gebruikers, met name bij multinationals.

De oorsprong van veel pakketten is de TUE, en er is volop keuze. Van gratis open source en budgetvriendelijk, tot gebruiksvriendelijke en sophisticated oplossingen, waarmee iedereen snel aan de slag kan.

Bij de keuze is het van belang wat je wilt: alleen (historische) procesanalyses uitvoeren, realtime monitoren, of simulaties uitvoeren.

Process mining software beoogt processen zoals die écht verlopen zichtbaar te maken, dus niet zoals ze zijn ontworpen. Het resultaat is een soort historische value stream map, waarin bijvoorbeeld werkbelastingen op assemblagestations en wachttijden daartussen zichtbaar zijn. De betreffende value stream map wordt gemaakt op basis van event logs (registraties van gebeurtenissen. Die worden geïmporteerd vanuit bestaande business software, vaak een ERP-systeem.

Soms kun je met process mining ook het procesverloop in realtime volgen, en op dashboards prestatie-indicatoren zichtbaar maken. Of je kunt als een film simuleren wat er gebeurt als je een proces aanpast, bijvoorbeeld door een deel daarvan te automatiseren. Tenslotte kun je er heel snel veranderingen mee detecteren, zoals onlangs de supply chain problemen vanwege de Corona-crisis.

Nóg verder in het verschiet ligt de combinatie van process mining met andere Smart Industry toepassingen. Bijvoorbeeld een koppeling met een digital twin van je fabriek, zodat je het effect van elke verandering vooraf kunt checken. De check & act fase uit de PDCA-verbetercyclus wordt dan bijna een formaliteit!

Al met al een fantastisch stuk gereedschap voor procesverbeteraars, zij het dat zij dit vaak over het hoofd zien!

Wil van der Aalst
Eén van de grondleggers van process mining is Wil van der Aalst. Hij is professor process & data science aan de Universiteiten van Aken en Eindhoven. Ook schreef hij het boek Process Mining: Data Science in Action.

Professor Wil Van der Aalst: ‘Process mining wordt nu vaak als een aparte expertise gezien, waar Black Belts dan niet op de hoogte van zijn. Dat is raar, want process mining is een krachtige enabler voor procesverbetering!’   Foto: Bart van Overbeeke Photography

Schutting
‘Het is vreemd dat er een soort schutting lijkt te bestaan tussen de Lean en Six Sigma procesverbeteraars enerzijds, en data-analisten anderzijds’, vindt Van der Aalst.

‘Process mining wordt nu vaak als een aparte expertise gezien, uit te voeren op een gescheiden afdeling. Daarvan zijn bijvoorbeeld Lean Six Sigma Black Belts dan niet eens op de hoogte. Dat is raar, want process mining is een krachtige enabler voor procesverbetering. Neem bijvoorbeeld een order to cash proces. Zoiets lijkt misschien eenvoudig. Bij Siemens bracht process mining echter aan het licht dat dit proces bij hen op liefst 900.000 manieren verloopt. Je zag ook meteen waar het grootste verbeterpotentieel zit.’

‘Als er zo veel variatie is, leg je nooit de vinger op de gevoelige plek met een traditionele Six Sigma aanpak. Dan wordt er te veel energie gestoken in het vinden van oplossingen voor een beperkt aantal grote uitzonderingen.’

Process Mining kan bijvoorbeeld aan het het licht brengen dat een order to cash proces in de praktijk op héél veel verschillende manieren verloopt. Ongewenste variatie dus.

Open source
‘De ontwikkeling van process mining begon binnen mijn onderzoeksgroep in Eindhoven’, vervolgt Van der Aalst. ‘Dat was eind jaren negentig. De software die wij toen ontwikkelden was en is nog steeds open source, én is gratis beschikbaar.’

Onderdelen uit het betreffende process mining framework, waaraan ook de universiteit van Aken bijdraagt sinds Van der Aalst daar in 2018 een nieuwe onderzoeksgroep startte, zijn te downloaden via promtools.org.

Het primaire doel is verdere wetenschappelijke ontwikkeling. Gebruiksvriendelijkheid van de software staat daarom niet voorop. Vanaf het begin was het echter de bedoeling dat softwarebedrijven en startups, met de open source code als basis, volwassen oplossingen zouden ontwikkelen voor allerhande toepassingen.

‘Inmiddels zijn er al meer dan 35 aanbieders, die zo begonnen zijn. Disco, genoemd in de case-beschrijving Veco Precision op deze website, is een voorbeeld van een relatief eenvoudige, maar daardoor ook betaalbare oplossing. Daar staat tegenover dat je bij gebruik van dat pakket een data analist nodig hebt, iemand die overweg kan met de nogal abstracte gegevens gepresenteerd in tabelvorm.’

Het andere uiterste is bijvoorbeeld Celonis. Dit bedrijf neemt op het gebied van process mining eenzelfde positie in zoals SAP bij de ERP-systemen. ‘Met hun software kun je procesdata gemakkelijk in realtime zichtbaar maken, en dashboards maken waarop gegevens bijvoorbeeld in de vorm van staaf- of taartdiagrammen worden gepresenteerd. Bij het eerdergenoemde purchase to pay proces zie je dan in één oogopslag welke leveranciers het vaakst problemen veroorzaken.’

Robotic Process Automation
Er zijn meer oplossingen die min of meer hetzelfde kunnen. Een voorbeeld is ProcessGold. Oorspronkelijk was dit een 100% Nederlands product. Ook dit pakket ontstond als een spin off van de TUE.

Inmiddels is ProcessGold eigendom van UIPath, een Amerikaans bedrijf dat zich profileert op het gebied van Robotic Process Automation (RPA). Dat is software waarmee je repeterende taken, die mensen uitvoeren met business-software, makkelijk kunt automatiseren. De manier waarop RPA werkt doet denken aan de macro’s die je kunt opnemen in Excel. Bij RPA kun je dit echter over meerdere software-oplossingen heen doen.

Met process mining kun je taken kunt opsporen die zich goed eigenen voor RPA, én je kunt simuleren wat er gebeurt áls je zo’n taak automatiseert. Misschien zie je dan bijvoorbeeld problemen zoals filevorming van orders ná de betreffende taak.

Een andere process mining aanbieder is Signavio. Van der Aalst: ‘Hun systeem is als één van de weinigen niet op basis van onze open source software ontwikkeld. Signavio is een spin-off van een bevriende onderzoeksgroep aan de Universiteit van Berlijn.’

Met Process Mining kun je ketens van gebeurtenissen, inclusief de bottlenecks, in kaart brengen. Deze mogelijkheid veroorzaakt een revolutie in procesverbeterland.

Stille revolutie
Van der Aalst noemt process mining een ‘stille revolutie’, die zich buiten het blikveld van de plan-do-check-act procesverbeteraars voltrekt. Hij stelt me een vraag: ‘Hoeveel mensen denk je dat zich regelmatig bezighouden met process mining bij Siemens?’.

Ik denk even na, en antwoord dan: ‘Ik weet dat Siemens al vroeg veel energie stak in het digitaliseren en het daardoor transparant maken van hun fabrieken, dus ik vermoed dat er wel enkele tientallen mensen zijn die zich daar focussen op data-analyse’.

‘Process mining is daar al veel groter dan jij denkt’, reageert Van der Aalst. ‘Maar liefst 6000 mensen houden zich bij Siemens regelmatig bezig met process mining’.

In de markt voor process mining gaan inmiddels indrukwekkende bedragen om, tot honderden miljoenen euro. Signavio werd kort geleden overgenomen door SAP.

Tips
Voor wie beginnen wil met process mining heeft Van der Aalst enkele tips. ‘Voor je deze software aanschaft, is het verstandig om eerst kennis op te bouwen. Daartoe is de gratis online MOOC cursus die ik geef een optie. Daarna kun je dan gaan experimenteren, en dan heb je twee keuzes. De open source software van promtools gebruiken, of een probeerversie van een commerciële aanbieder gebruihen. Dat laatste werkt makkelijker, maar je kunt daarmee slechts een beperkte dataset als test verwerken. Via beide routes kun je er achter komen of process mining in jouw bedrijf potentie heeft. Dit hangt vooral af van de data die op de werkvloer worden verzameld, en de betrouwbaarheid daarvan. Is de test een succes, dan kun je overstappen op een betaalde softwareversie die bij jouw bedrijf past.’ 

‘Het kan dan ook een goed idee zijn om een adviseur in te huren, met veel kennis van jouw ERP-systeem. In de praktijk ben je namelijk zo’n 80% van je tijd kwijt aan het extraheren van de juiste data daaruit, nog los van het opschonen daarvan. Een systeem zoals SAP heeft bijvoorbeeld maar liefst 40.000 tabellen met event logs. Een adviseur kan je dan helpen met het koppelen van de juiste logs aan de process mining software.’

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij Smart Industry in de praktijk helpt brengen!

PIT

PIT Digitale Transformaties maakt praktische bedrijven beter, sneller en makkelijker. Met effectieve digitalisering. Voor hogere marges en kortere doorlooptijden. We bepalen de digitale koers voor jouw organisatie. Maken het plan waarmee je op koers komt. En zorgen voor gerichte actie, zodat je komt waar je wilt.

Complexiteit verdient eenvoud. Daarom hebben we een nuchtere kijk en een praktische aanpak. En onze trajecten een vaste prijs en doorlooptijd. Met de juiste aanpak kan elk bedrijf zijn toegevoegde waarde behouden in de digitale wereld. Start sterk, download kosteloos het Canvas Effectief digitaliseren van onze site

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie Smart Industry

Actuele waarden
Hoewel de kracht van process mining software lange tijd onbekend bleef in ‘procesverbeterland’, komt daar nu langzaam verandering in. ‘Ik raakte bekend met process mining via mijn vorige werkgever, Every Angle dat nu een onderdeel is van Magnitude’, vertelt Freek Langhorst. ‘Ik was meteen enthousiast, dit is pas écht Lean 2.0. Process mining geeft je 100% zicht op doorlooptijden van orders, routes en process loops. We zijn destijds gestart met process mining in samenwerking met ProcessGold. Het maakt processen inzichtelijk, én je kunt gemakkelijk via dashboards inzoomen op de achterliggende data.’

Alle multinationals zijn volgens Langhorst in de weer met het verkennen of implementeren van process mining. ‘ik vermoed dat de wat grotere MKB-bedrijven binnen enkele jaren zullen volgen. Momenteel is Celonis verreweg de grootste aanbieder, zij hebben een geweldig marketingapparaat en zij hebben inmiddels goede referenties zoals Dell, Uber, ABB en Lufthansa. Er zijn echter meerdere goede tools op de markt, met legio opties en uiteenlopende prijzen. Als je een process mining oplossing niet enkel analytisch wilt gebruiken, maar ook operationeel waarbij je dagelijks bijstuurt op basis van actuele waarden, dan is het belangrijk dat er een realtime koppeling mogelijk is met je ERP-systeem. Bij de wat zwaardere oplossingen kán dat’.

Een oplossing die op soortgelijke wijze de kracht van Business Intelligence combineert met process mining is Power BI van Microsoft. Deze oplossing speelt in op het feit, dat heel veel bedrijven Office 365 gebruiken. gegevens daaruit zijn dan gemakkelijk beschikbaar voor analyse.

Veco Precision, een producent van (precisie) metaalonderdelen, is een voorbeeld van een bedrijf dat Process Mining toepast.

Toepassingsgebieden
Volgens de market guide for process mining uit 2020 van advies- en onderzoeksbureau Gartner zijn de belangrijkste toepassingsgebieden van process mining software op dit moment (samengevat in mijn woorden):

• In beeld brengen van processtromen inclusief afwijkingen daarin, om te weten hoe je business écht draait.
• Analyseren van het verloop van klantcontactmomenten (inzicht in de echte customer journeys)
• Conformance checking: verloopt een proces volgens de regels (handig bij audits)
• Voeding voor real time dashboards
• Testen van scenario’s en het uitvoeren van proces simulaties, bijvoorbeeld ter onderbouwing van digitale transformaties en verbeteracties.
• Taakanalyse: welke stappen worden er door één persoon uitgevoerd op een (administratief) werkstation, en wat zijn de bottlenecks hierbij.
• Markt- en procesveranderingen realtime in beeld brengen om hier snel, tijdig en wendbaar op te kunnen reageren.

Zichtbaar maken
Gartner noemt nog meer toepassingen zoals het combineren van process mining met een digital twin, een digitale kopie van je fabriek.

Wie uitgaat van de kern van process mining: het verloop van gebeurtenissen zichtbaar maken, behorende bij een proces, machine, dienst, product, klant of verkoopkanaal, kan gemakkelijk nog veel meer toepassingen bedenken.

‘Wij gebruiken bijvoorbeeld de event log van industriële machines, en speuren daarmee via het open source pakket ProM afwijkende situaties op’, vertelt Mathias Verbeke, senior data scientist bij Sirris, het Belgische kenniscentrum van de technologische industrie.

Kortom, mogelijkheden en kansen te over!

> Zie ook: Value Stream Mapping 2.0 bij Veco Precision
*) De interviews voor dit artikel vonden plaats in april 2021