Teamoverleg per video: bezint eer ge begint

Er is veel software voor (team)overleg per video, en er zijn tijdens deze corona-crisis meer aanbiedingen dan ooit. Bijna alle software mag je ook gratis uitproberen, en soms blijft het ook daarna gratis.

Toch is het slim om even na te denken voor je aan de slag gaat. Niet alle applicaties zijn namelijk even veilig. Ook zijn er grote verschillen in gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en functionaliteit. Onderzoek dus eerst wat het beste bij uw bedrijf past.  

In een voorgaand artikel schreef ik over de organisatie van thuiswerk: hoe stem je dan bijdragen van meerdere personen op elkaar af.

Oftewel: hoe blijf je Lean at home. Naast een goede organisatie speelt techniek ook een belangrijke rol. Ik kreeg veel vragen over software voor teamoverleg per video: hoe kies je het juiste systeem. In dit vervolgartikel zoek ik naar een antwoord op die vraag.

Voor teamoverleg per video is een eerste voorwaarde dat je iedereen ziet én goed verstaat. Daarnaast moeten sprekers documenten kunnen tonen. (foto Lifesize)

Beeldbellen
Software voor video-overleg maakt beeldbellen met meerdere personen tegelijk mogelijk. Hiertoe wordt het scherm ingedeeld in vakjes waarin bijvoorbeeld teamleden, die een dagstart houden, zichtbaar worden. Op die manier is er sociaal contact, en wordt non-verbale communicatie zichtbaar.

Ook kun je documenten delen. Eén van de deelnemers kan daartoe bijvoorbeeld midden op het scherm het ‘bureaublad’ van zijn of haar computer zichtbaar maken, en zo informatie uit bijvoorbeeld een Excel-bestand of een PowerPointpresentatie tonen. De videobeelden van de andere deelnemers verkleinen dan, en verschuiven naar de rand of de onderkant van het scherm.

Software
Er bestaan veel verschillende video-oplossingen. Vaak hoef je op je eigen computer ook weinig of zelfs geen software te installeren. Je benadert de software dan via de cloud.

Voorbeelden van video-applicaties zijn Microsoft Teams, Zoom, WebEx, Lifesize en Google Hangouts. Er bestaan ook (gratis) open-source oplossingen, zoals Jitsi.

Uitproberen
De betaalde oplossingen kennen soms ook gratis light-varianten. En zijn die er niet, dan mag je een applicatie in de regel wel (soms maandenlang!) gratis uitproberen. In deze coronatijd zijn er betere aanbiedingen dan ooit. Dus als je meteen gaat betalen ben je niet goed bezig.

Er zit wel een addertje onder het gras, dat de lokkertjes van de softwareleveranciers verklaart. Ga je experimenteren met een systeem, dan wen je daaraan. Vervolgens is de kans groot, dat je niets anders meer wilt.

Daarom is het verstandig om vooraf te onderzoeken wat het beste bij je bedrijf past, en of je medewerkers dit een gebruiksvriendelijke oplossing vinden.

Tijdens deze corona-crisis is video vaak de enige manier om iemand te zien. Ook als de crisis voorbij is, blijft deze vorm van contact echter nuttig. Bijvoorbeeld om mensen uit een andere vestiging te laten deelnemen aan een vergadering, zoals op deze foto

Gebruikstips
Nu er massaal thuisgewerkt wordt, verschijnen er veel artikelen over video-overleg. Hierin staan praktische gebruikstips zoals:

• Voorkom tegenlichtopnames: ga zo zitten dat je gezicht door een lichtbron wordt verlicht. Zorg ook voor rustige kleding, en een donkere en rustige achtergrond.
• Geef nieuwe gebruikers eerst een instructie (testgesprek).
• Gebruik een goede webcam.
• Elke gebruiker moet beschikken over een stabiele en snelle internetverbinding. Een vaste verbinding is beter dan wifi.
• Zet je microfoon uit als je niet spreekt.
• Slecht geluid is nog veel vervelender dan een matig beeld. Gebruik van een headset reduceert het achtergrondlawaai en het vermindert ‘rondzingen’.
• Geef ook je eigen beeld weer, zodat je kunt zien hoe jij overkomt bij anderen.
• Formuleer gedragsregels: wie spreekt wanneer, wat is de gespreksagenda etcetera. Het is ook belangrijk dat iedereen op tijd inlogt: online is wachten namelijk veel irritanter dan in een echte vergaderruimte.

Vragen
In de rest van dit artikel concentreer ik me op de selectie van videosoftware. Wat zijn goede vragen die je jezelf en een potentiële leverancier daarbij kunt stellen?

Stefan van Hoof, country manager Benelux bij Lifesize, vindt dat je éérst moet vaststellen waarom je video wilt gaan inzetten. ‘Nu, tijdens de coronacrisis, is dat omdat face-to-face contact niet mogelijk is. Normaliter is het belangrijkste argument echter tijdwinst. Je hoeft immers niet te reizen. Toen ik voor het eerst op ons hoofdkantoor in Texas kwam, kende ik daar al heel veel mensen, zonder dat ik hen fysiek had ontmoet. Er zijn ook bedrijven met videosoftware in een koffiekamer. Tijdens een pauze kun je dan mensen in andere vestigingen spreken.’

Door virtueel te vergaderen kun je, ook na de corona-crisis, veel tijdwinst boeken (foto Lifesize)

Lipsynchronisatie
Tijdwinst boek je alleen als de kwaliteit van een verbinding dusdanig goed is, dat het contact in de buurt komt van een face-to-face gesprek. Met goede audio staat of valt alles, maar een helder beeld is ook belangrijk. Soms is bijvoorbeeld de lipsynchronisatie niet in orde. Het beeld ijlt dan na, waardoor je het gevoel krijgt naar een nagesynchroniseerde film te kijken. ‘Dat is niet alleen vervelend om te zien, ook gaat de non-verbale boodschap van de spreker dan deels verloren.’

Veiligheid
‘Een belangrijk aandachtspunt is ook de veiligheid’, vervolgt Van Hoof. ‘Je ziet nu soms mensen zonder nadenken hun smartphone of laptop pakken, en bijvoorbeeld gevoelige bedrijfsinformatie in een videogesprek delen via Skype of Whatsapp. Bedenk echter wel: De consumentenversie van Skype verstuurt data onversleuteld, en Whatsapp is onderdeel van Facebook.’

Eén van de belangrijkste vragen bij de keuze van een video-tool is daarom: ga ik bedrijfs- of privacygevoelige data delen? ‘Is dat zo, vraag een leverancier dan of hun tool élk verkeer van A naar B kan versleutelen, en of dat ook zo is bij veel deelnemers aan een video-overleg. Is dat niet zo, dan heeft de leverancier direct toegang tot privacygevoelige gegevens, én die gegevens kunnen dan in handen vallen van kwaadwillenden. Onze software verzorgt het versleutelen vanzelf, welk device je ook gebruikt voor deelname aan een video-gesprek, en ook bij gebruik van Wifi. Het dataverkeer via onze applicatie is ook veilig als je geen VPN-verbinding hebt, of als het virtual private network van je bedrijf momenteel niet voor iedereen toegankelijk is, vanwege capaciteitsproblemen.’

Onderscheppen
Misschien moet het risico van onversleuteld dataverkeer niet worden overdreven. Laten we even aannemen dat je dataverbinding via een kabel verloopt, en niet via Wifi (laat staan via een publiek Wifi-punt). Iemand moet dan eerst jouw (onversleutelde) dataverkeer onderscheppen, en dan nog de interessante informatie eruit filteren.

Je hoort regelmatig over gehackte organisaties, denk aan de Universiteit Maastricht onlangs. Mij is echter weinig bekend over datalekken als gevolg van onversleuteld dataverkeer, op problemen na het verzenden van privacy-gevoelige gegevens naar onbeveiligde websites na. Misschien zijn andere incidenten mij echter ontgaan. Dus kent u voorbeelden, reageer dan op dit artikel!

Gaat het om bedrijfskritische informatie, dan is zorgen voor versleuteling overigens wél een aandachtspunt. Ook ben je, als je privacygevoelige informatie deelt, in het kader van de AVG-wet verplicht om je dataverkeer zo goed mogelijk te beveiligen.

Mark Vletter (Voys): Het is belangrijk dat een leverancier van commerciële video-software een transparantie rapport heeft, waarin zij verklaren welke data ze al dan niet verzamelen en eventueel delen met derden.'

Transparantierapport
Ook als het dataverkeer versleuteld is, ben je er qua security nog niet, waarschuwt Mark Vletter. Van internettelefonie-aanbieder Voys is hij de CEO. Omdat dit een zelfsturende organisatie is, heeft Vletter echter als aanspreektitel chief happiness.

‘Het is belangrijk dat een aanbieder een transparantierapport heeft’, stelt Vletter. ‘Onlangs bleek dat Zoom, via hun iOS-app, gegevens verzendt naar Facebook. Het gaat om analytische gegevens over de devices waarmee wordt ingelogd, zoals plaats, tijd etcetera. Ik vind het belangrijk dat een video aanbieder een transparantierapport heeft, waarin ze veklaren welke data ze al dan niet over jou verzamelen. Je kunt ook een open source oplossing kiezen, die veel mensen gebruiken.’

Op het internet is de Zoom-affaire terug te lezen. Het zou gaan om gegevens die worden verstuurd via een stukje software, dat het mogelijk maakt om via Facebook in te loggen. Volgens Zoom wordt dit probleem verholpen via een update, die voorkomt dat onnodige gebruikersinformatie wordt verzameld. Gebruikers moeten die update dan natuurlijk wel installeren.

Hackers
Tijdig updates doorvoeren is sowieso sterk aan te raden (zoals bij alle software overigens). Enige tijd geleden bleek dat hackers het ID van willekeurige Zoom-meetings konden raden, en vervolgens daaraan deelnemen. Ook dit werd via een update opgelost. Die update werkt echter alleen als je kiest voor private-meetings waarbij mensen een password moeten invoeren bij binnenkomst, en daartoe dus niet genoeg hebben aan enkel een weblink. Ook bij andere video-oplossingen bestaan dergelijke extra beveiligingsopties, en het is aan te raden die in elk geval te gebruiken.  

Zoom is vanwege het gebruiksgemak erg populair, en het aantal gebruikers neemt nog steeds sterk toe. Mede daarom ligt de leverancier nu onder een vergrootglas als het gaat om security. In Amerika is Zoom de populairste gratis video-app voor iPhones. De justitie van New York onderzoekt of de leverancier snel genoeg reageert op gerapporteerde problemen.

Zeer recent werd een nieuw lek ontdekt: het zou gaan om een soort fishing-links die naar Zoom-gebruikers worden gestuurd. Als ze die openen wordt hun Windows-wachtwoord naar de hacker gestuurd. Nog wel versleuteld, maar er bestaat software die dat soort wachtwoorden kan ontsleutelen. Zoom heeft inmiddels een patch voor dit probleem vrijgegeven. Hun topman heeft bovendien zijn excuses aangeboden voor de privacy en security problemen, en het bedrijf geeft aan de komende tijd enkel te focussen op het oplossen daarvan.

Kwetsbaarheden
Het lijkt mij onwaarschijnlijk dat alleen Zoom kwetsbaarheden heeft. Vermoedelijk worden er ook bij andere oplossingen kwetsbaarheden gevonden, en vervolgens (hopelijk) gedicht, zoals dat eigenlijk bij alle web software gebeurt. Mogelijk is videosoftware ook extra kwetsbaar, omdat zo’n systeem toegang moet hebben tot zowel de webcam als de microfoon van een gebruiker.  

Gedurende het maken van dit artikel werd het mij steeds meer duidelijk dat het erg moeilijk is om vast te stellen of een video-applicatie echt veilig is. Deelt u dus erg gevoelige informatie, zoals een nieuw productontwerp of cruciale zorginformatie die herleidbaar is tot individuen, dan zou ik dit persoonlijk niet via een video-overleg doen.  

Overleg via video zal, zeker nu veel bedrijven daar ervaring mee opdoen, straks vermoedelijk heel gangbaar zijn. Feitelijk is het onderdeel van de digitale revolutie, die in Nederland bekend staat als smart industry

Open Source
Voys gebruikt als video-tool de open source applicatie Jitsi. Zij hebben deze software geïnstalleerd op een eigen server, bereikbaar via een eigen webadres (url). ‘Gebruikers hoeven dan niets te installeren op hun eigen computer of laptop. Voor de smartphone zijn apps beschikbaar’, vertelt Vletter.

Jitsi ondersteunt schermdeling en chatten. ‘Encryptie van het dataverkeer is echter alleen mogelijk als je één op één overlegt, én als zo’n peer-to-peer sessie goed verloopt. Naast Jitsi gebruiken we ook Google Hangouts. Die oplossing is niet open source, maar er is naar ons inzicht wel een heldere privacy verklaring.’

Google Hangouts ondersteunt encryptie maar deels, vermoedelijk wél tussen een device en hun server, maar niet end-to-end. ‘Het voordeel van Hangouts is dat iedere meeting een aparte url krijgt. Dit maakt elke bijeenkomst direct toegankelijk voor externe deelnemers. Een nadeel van Hangouts is echter dat niet alle gebruikers altijd tegelijk in beeld zijn.’
 
Een derde optie, die Voys zelf overigens niet gebruikt, is WebEx van Cisco. ‘Zij zijn al heel lang bezig met video-oplossingen, en dat merk je aan alles. In de corporate wereld wordt WebEx veel gebruikt.’

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij Smart Industry in de praktijk helpt brengen!

Veerenstael

Veerenstael bestaat uit een team gedreven maintenance management consultants, gespecialiseerd in maintenance en reliability engineering. We helpen bij het inrichten en verbeteren van maintenance processen in de productie-industrie en infra. Maintenance en operation managers zijn onze belangrijkste aanspreekpunten.

Machineprestaties stellen we objectief vast, we optimaliseren onderhoudsprocessen, laten onderhoudsmanagement applicaties hierop aansluiten en zorgen voor aantoonbare onderhoudsprestaties. Wij passen perfect bij projecten waarbij je tijdelijk expertise nodig hebt vanuit onderhouds(proces)management. Resulterend in tijdwinst, kostenbesparing, controle, borging van kennis en een optimaal presterend onderhoudsteam.

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie Smart Industry

Smartphone
Wouter van Brussel is adviseur teamontwikkeling bij het Groningse Adviesbureau Zuiderlicht. ‘Omdat wij de Google Suite gebruiken, hebben we ook toegang tot Google Hangouts’, vertelt hij.

Ik spreek Van Brussel echter op mijn smartphone via de video-applicatie Zoom. ‘Wij gebruiken deze oplossing, omdat het daarbij makkelijker is om in te bellen dan bij Google Hangouts.’ Het blijkt inderdaad een fluitje van een cent om mij via Zoom met Van Brussel te verbinden, en het beeld is haarscherp.

Skype
Wie geen gevoelige informatie uitwisselt en/of beheert, kan volgens Mark Graafland ook met Skype aan de slag. Graafland is architect en eigenaar van Kroner, een architectenbureau met 12 werknemers. ‘Wij gebruiken Skype voor teamoverleg en voor overleg met klanten, omdat hun app zo gebruiksvriendelijk is’, vertelt Mark.

Als je nog niet weet of video-overleg iets voor je is, is Skype misschien wel de snelste manier om een beeld te krijgen van de mogelijkheden. ‘Klopt. Het lijkt bovendien op Microsoft Teams, de later ontwikkelde bedrijfsversie van Skype.’

Microsoft Teams kan veel meer en is vermoedelijk (veel) veiliger. ‘Toch gebruiken we Teams niet, omdat het aanmelden van nieuwe gebruikers daarbij lastiger is.’

Mark Graafland (architectenbureau Kroner, rechtsonder in beeld): ‘Wij houden startup meetings met Skype. Vier personen zijn tegelijk in beeld, de rest is zichtbaar als een bolletje aan de rand’

Startup meetings
Met Skype kun je meer dan menigeen denkt. ‘We houden er startup meetings mee met veertien personen. Daarvan zijn er vier tegelijk in beeld, de rest wordt dan een bolletje aan de rand. Je kunt echter wel zélf bepalen wie je wilt zien. Er is ook een chatfunctie, en je kunt je scherm delen met anderen.’

Graafland was nooit een fan van video-overleg. Hij sprong liever in de auto om een klant te bezoeken. ‘Nu dit door de corona-maatregelen niet meer kan, zie ik echter in dat video-overleg soms meerwaarde heeft. Wel is dit makkelijker nu ik alleen in dit kantoor zit. Niemand heeft er nu last van als ik via een headset praat met een klant. Normaliter geldt hier de afspraak dat je dan naar een telefoonhokje moet.’   

Schermsplitsing en -deling
Er komen steeds meer gadgets beschikbaar voor video-overleg, tot gezichtsherkenning aan toe. Voor de gemiddelde gebruiker, die nu snel een oplossing zoekt, lijkt het echter afdoende als je met meerdere mensen tegelijk kunt videobellen (schermsplitsing). Daarnaast moet een spreker documenten aan de deelnemers kunnen tonen (schermdeling).

‘Ruwweg klopt dat wel’, beaamt Frank Waeghe. Hij werkt bij een grote ICT-organisatie, die regelmatig per video overlegt. Zijn tips geeft Waeghe op persoonlijke titel.

‘Ik krijg regelmatig verzoeken voor video-contact met een tool die ik niet ken. Daar begin ik dan niet aan’, vertelt Waeghe. ’Bij mij kunnen klanten kiezen uit Microsoft Teams en Lifesize. Dat zijn allebei goede oplossingen, die technisch weinig voor elkaar onder doen. Microsoft Teams sluit goed aan bij de Office365-applicaties, maar dit maakt die oplossing wel complexer. Lifesize is eenvoudiger als je geen vergaande integratie-eisen hebt.’

Direct zien
De vraag rijst, welke extra functionaliteit van pas komt in een video-app, naast schermsplitsing en -deling. Waeghe: ‘Ten eerste is het handig als iedereen altijd in beeld kan zijn. Dat is niet altijd mogelijk. Het is erg belangrijk dat je direct kunt zien, hoe anderen reageren op hetgeen jij zegt. Non-verbale interactie is immers de belangrijkste meerwaarde van video, naast het feit dat je dingen zoals documenten kunt laten zien.’

Chat, audio only en recording
Bij grotere meetings is het nuttig als een chatfunctie beschikbaar is. ‘Stel je wilt een projectleider even laten weten dat het belangrijk is om een bepaald punt aan de orde te stellen. Dan is het erg handig als je hem of haar een persoonlijk bericht kunt sturen, zonder de meeting te verstoren. Bij een fysiek overleg zou die persoon wellicht naast je zitten. Dan hun je hem of haar snel iets toefluisteren, of een briefje toeschuiven. De digitale variant daarvan is een chat-bericht.’

Soms blijkt het ook handig als iemand op traditonele wijze kan inbellen, met audio only. ‘Een andere nuttige functie is recording. Een deelnemer kan dan na afloop een meeting terugkijken. Handig als iemand je per video iets heeft uitgelegd. Deze functie komt ook van pas als iemand een verslag maakt van een meeting.’

Slechte indruk
Soms is het belangrijk dat je externe partijen makkelijk kunt uitnodigen om deel te nemen aan een overleg, denk aan (potentiële) toeleveranciers of klanten. Gezien hetgeen onder het kopje ‘hackers’ aan de orde kwam, moet je echter wel oppassen dat je het inloggen niet té makkelijk maakt.

Waeghe: ‘Bij externe deelnemers is kwaliteit extra belangrijk, zeker als het gaat om een eerste kennismaking. Wat je niet wilt is een wegvallende verbinding, of slecht beeld of geluid. Dat geeft immers een slechte indruk.’   

Roland Hameeteman (E-office): 'Nu we sinds de corona-crisis massaal thuiswerken, zijn we qua video-overleg in onbestuurbare zeepkisten gestapt’

Projectmanagement
Roland Hameeteman is de CEO van E-office, een onderneming die bedrijven helpt digitaliseren. ‘Wij gebruiken Microsoft Teams, onder meer omdat dit onderdeel is van Office 365. Daardoor heb je de beschikking over allerlei tools voor projectmanagement. Denk bijvoorbeeld aan het samen kunnen werken aan documenten, en aan het plannen van to do activiteiten. Handig is ook, dat je een team kunt opspitsen in subgroepen, die channels heten.’

Hameeteman gebruikt Microsoft Teams al drie jaar, en heeft in die periode niets gehoord over veiligheidsincidenten daarmee. ‘Ik denk dat dit komt doordat Microsoft op het gebied van cloud-software een grote speler is. Als het mis zou gaan, is de reputatieschade voor hen groot. Ze monitoren hun netwerk en servers voortdurend op verdachte activiteit. Bij inloggen op Microsoft Teams is 2-factor authentificatie bovendien verplicht. Dat geeft mij een veilig gevoel. ’

Microsoft Teams ondersteunt encryptie, maar net zoals bij Google Hangouts is het niet gemakkelijk te achterhalen welke data wanneer wel en niet encrypted worden verzonden cq opgeslagen. Is dit aspect belangrijk voor u, dan dus even navraag doen bij de leverancier.

Zeepkisten
Volgens Hameeteman zijn we, nu we massaal thuiswerken, qua video-overleg in zeepkisten gestapt. Die rollen nu van een berg, zonder stoplichten of wegen. ‘We moeten nog leren fietsen, zo zou je het ook kunnen zeggen. Enerzijds moet je zorgen voor een goede infrastructuur voor videobellen. Anderzijds is er behoefte aan rij-instructeurs, die mensen helpen bij het gebruik van de software.’

Conclusie
De conclusie uit dit verhaal: bepaal éérst wat u wilt met video-overleg en waarom, en maak dan een shortlist van systemen die aan uw wensen en eisen voldoen. Ook als het gaat om de veiligheid. Dit voorkomt dat je gaat testen en zo gewend raakt aan een applicatie die later niet geschikt blijkt.

Heb je eenmaal een shortlist, dan kun je de oplossingen daarop (gratis) gaan uitproberen. Het is daarbij belangrijk om een applicatie steeds in een vroeg stadium door uw eigen medewerkers te laten beoordelen op gebruiksvriendelijkheid. Opnieuw om zo min mogelijk tijd te besteden aan het ‘inleren’ van een oplossing, die later toch niet optimaal is.