Goede bedrijfssoftware is wendbaar en modulair

Geen bedrijf ontkomt aan digitalisering en dus niet aan software. Vóór je daarmee begint, is het is echter zaak om te zorgen voor goede bedrijfsprocessen, aansluitend bij de klantwaarde die je levert. En bedenk wel: ook daarna zijn bedrijfsprocessen veranderlijk. Je blijft immers continu verbeteren, en producten en diensten van vandaag zijn anders dan die van morgen. Daarom is, net zoals bij procesverbetering, ook bij software de route naar succes van te voren niet exact uit te stippelen.

Goede software maakt het daarom mogelijk om stapsgewijs, via hypothesevorming en testen, je pad te kiezen. Dit in nauw overleg met de gebruikers op de werkvloer. Je wilt een oplossing die zo goed mogelijk past, maar geen maatwerk dat je zélf niet kunt wijzigen. Eenvoud, modulariteit en lage kosten zijn daarnaast belangrijk. Dan kun je uitbreiden of inkrimpen naar wens. Of zelfs iets ánders kiezen, als een oplossing niet werkt!

Hoe kies en implementeer je het beste bedrijfssoftware? Software die mensen en eventuele machines goed en efficiënt laat samenwerken?

Met andere woorden, hoe kom je aan software die letterlijk en figuurlijk zorgt voor flow? Ik vroeg het diverse bedrijven.

Intrigerend is, dat dit generiek geldige tips oplevert, onafhankelijk van het type software dat wordt geselecteerd en ingevoerd!

Modulair
‘Om te beginnen moet software aansluiten op de klantwaarde die je wilt leveren. En kies een modulair systeem dat je stapsgewijs invoert, waarbij je steeds checkt of de software doet wat jij voor ogen hebt’

Dit zegt Luuk Roijakkers, naar aanleiding van zijn ervaring met een ERP-implementatie. ‘Ik was op dat moment, tussen 2019 en 2021, projectmanager op de vestiging van BuzziSpace in Bladel. Dat is een bedrijf dat kantoorinrichtingen maakt met een bijzondere look & feel. Denk aan design-meubels die tegelijkertijd de verlichting en akoestiek verbeteren. Handig als je bijvoorbeeld wilt video-vergaderen zonder anderen te storen.’

Roijakkers kende de bedrijfsprocessen van BuzzSpace goed, want de productielocatie in Bladel was vroeger van zijn familie. ‘Ik ben dus opgegroeid met dat bedrijf. Wat veel managers in de maakindustrie wellicht herkennen, was dat ik destijds echter nog niet gepokt en gemazeld was in ICT. Wel had dit mijn interesse. Ook lees ik al jaren bijna alles op Procesverbeteren.nl. Daar leer ik veel van, want het zijn bijna allemaal diepgaande praktijkverhalen.’

Leren van standaardopties
Bij ERP rijst al snel de vraag in hoeverre je de bedrijfsprocessen moet aanpassen aan de software. ‘Maatwerk kan in eerste instantie het beste passend lijken. Daarna maakt dit je echter inflexibel, want aanpassingen zijn dan duur. Ik heb het dan overigens niet over de no-code en low-code toevoegingen, die momenteel in opmars zijn.’

Roijakkers begeleidde de implementatie van het ERP-pakket Navision, dat nu Microsoft Dynamics 365 heet. ‘We hoefden niet te kiezen, want Navision werd op andere vestigingen van Buzzispace al gebruikt. Het past goed bij een middelgroot bedrijf. Je kunt leren van de standaardopties in zo’n ERP-systeem. Die zijn namelijk in de loop der jaren ontwikkeld, aansluitend bij de praktijk. Is een proces in jouw bedrijf anders ingericht, dan is het goed om te checken of dat echt wel beter is!’

Ontvang samenvattingen van al onze nieuwe praktijkverhalen!
De vijf voordelen van gratis registratie:

Elke twee maanden samenvattingen van al onze nieuwe artikelen
Geen andere e-mail (!)
Artikelen altijd volledig kunnen lezen
Toegang tot 350+ praktijkcases procesverbetering
Berichten kunnen plaatsen en opmerkingen toevoegen aan artikelen

Stapje terug
Maar eerst wil Roijakkers een stapje terug doen. ‘Vóór je een nieuw systeem kiest en invoert, moet je zorgen dat je bedrijfsprocessen al zoveel mogelijk vloeiend verlopen. Anders ondersteun je het verkeerde, en moet je later veel aanpassen. In het begin goed nadenken betaalt zich later dus uit.’

’Als je de kans hebt, kun je daarom het beste eerst een Lean of Quick Response bedrijf worden, en dan pas verder digitaliseren. Nieuwe software toets je dan aan het volgende criterium: helpt dit ons om meer klantwaarde te generen, en om ons nog meer te onderscheiden?’

Stapsgewijs
Invoeren van software doe je het liefst stapsgewijs en al lerende. ‘In nauwe samenwerking met de werkvloer. Het is niet goed om alles in één keer te willen veranderen. Check daarom of software in brokjes kan worden ingevoerd.’

‘Je loopt altijd tegen unknown unknowns aan: vooraf onbekende obstakels, die onbekende uitdagingen vormen. Om daar op voorbereid te zijn, moet je vóór elke stap heel precies op papier zetten wat je daarvan verwacht. En neem daarna de tijd om goed te checken of het naar wens is: is je hypothese uitgekomen? Alle scenario’s voor de taak die wordt ondersteund moeten worden getest.’

Nulmeting
Roijakkers werkt tegenwoordig voor Data2Improve, een jong bedrijf dat software levert voor ondersteuning van operators en managers op de werkvloer.

‘Wij werken nauw samen met Censor, gespecialiseerd in de proces-verbetermethode Quick Response Manufacturing. Daardoor zien wij software als ondersteunend aan procesverbetering. We beginnen altijd met een nulmeting. Met name MKB-bedrijven in de maakindustrie zijn zich vaak niet bewust van de enorme hoeveelheid data die zij al verzamelen. Dan is het zaak om eerst de regie terug te pakken over je eigen software: wat doet die, welke data wordt ermee verzameld, en hoe benut je reeds beschikbare gegevens.’

Werkvloer centraal
‘Bedenk daarna, bij elke stap die je eventueel zet: het zijn jouw ménsen die met nieuwe software moeten willen én kunnen werken’, vervolgt Roijakkers. ‘Zo veel mogelijk software maximaal gebruiken is nooit een doel op zich, het gaat erom wat je ermee bereikt.’

‘Daar sluit ik me van harte bij aan: stel altijd de wensen van de werkvloer centraal’. Dit zegt Henk Broekman. Als interim project(kwaliteits)manager was hij betrokken was bij diverse ICT-projecten.

Trial-and-error
‘Een andere tip: houd het zo simpel mogelijk en daardoor flexibel’, vervolgt Broekman. ‘Een goed werkende oplossing creëer je namelijk altijd via een zekere mate van trial-and-error. Dit sluit aan bij de Lean-filosofie: al doende leer je stapsgewijs, en zo word je steeds beter.

‘Daartoe moet je wel concreet dingen gaan proberen. Daar gaat het vaak mis bij grote overheidsorganisaties. Dan blijft het bij fraai ontworpen processen in bijvoorbeeld een Word-document, dat dan vervolgens in een la verdwijnt.’

Meegroeien
Het andere uiterste is het optuigen van een enorm groot digitaliseringsproject in één keer. Bijvoorbeeld onder het motto: we gaan hier vanaf nu niets meer op papier doen.

Broekman: ‘Digitalisering wordt dan een doel op zich. Als de return-on-investment van de gekozen software twee jaar is, is dat nog niet zo erg. Maar wat als het om tien jaar gaat? In die periode kun je dan niets anders meer kiezen. Zeker als je nog nauwelijks ervaring hebt met bijvoorbeeld procesmanagement, zou ik niet meteen een duur pakket nemen. Of opteer in elk geval voor een modulaire oplossing. Kies voor software die kan meegroeien met jouw ervaring en met jouw organisatie.’

Go to the Gemba
Een goede vraag om mee te beginnen is: wat helpt ons om de informatiebehoefte op onze de werkvloer te verbeteren?

‘Daartoe moet je ter plekke gaan kijken hoe jouw mensen werken: wat hebben zij nódig. In Lean-terminologie: go to the gemba, oftewel de plek waar het gebeurt. Managers zouden dat veel meer moeten doen dan nu.’

Alleen als vooraf duidelijk is wat een systeem precies moet gaan doen voor een bepaalde gebruiker, kan later worden getest of dat daadwerkelijk goed gaat!

Toegankelijk
‘De eenvoud van implementatie, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid bepalen of je een werkende oplossing krijgt. Denk bijvoorbeeld aan een user interface, die ook toegankelijk is voor mensen met weinig kennis van ICT. Bij software voor procesmanagement is dat extra belangrijk.’

‘Je wilt dan niet enkel lokale ondersteuning, maar je wilt mensen daarnaast ook inzicht geven in waardeketens en processen als geheel. Een belangrijk leerpunt is bijvoorbeeld: welke invloed heeft mijn werk op de schakel ná mij. Daartoe moet de software een proces als geheel helder in beeld brengen. Je moet als productiemedewerker daarbij ook eens kunnen klikken op de workflow van bijvoorbeeld de expeditie. Zo leer je de hele waardestroom richting de klant kennen, en welke rol jij daarin speelt.’

Wat wil je precies?
Ook Broekman begint ICT-projecten altijd met een nulmeting: welke software wordt er nu gebruikt, en wat mist er en waarom.

‘Wat wil je bijvoorbeeld precies digitaliseren? Beheer van documentversies? Of procesmanagement, dus meer een workflow systeem? Veel oplossingen kunnen beide, maar het is belangrijk om te weten wat de voornaamste kracht is van bepaalde software.’

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij Smart Industry in de praktijk helpt brengen!

Veerenstael

Veerenstael bestaat uit een team gedreven maintenance management consultants, gespecialiseerd in maintenance en reliability engineering. We helpen bij het inrichten en verbeteren van maintenance processen in de productie-industrie en infra. Maintenance en operation managers zijn onze belangrijkste aanspreekpunten.

Machineprestaties stellen we objectief vast, we optimaliseren onderhoudsprocessen, laten onderhoudsmanagement applicaties hierop aansluiten en zorgen voor aantoonbare onderhoudsprestaties. Wij passen perfect bij projecten waarbij je tijdelijk expertise nodig hebt vanuit onderhouds(proces)management. Resulterend in tijdwinst, kostenbesparing, controle, borging van kennis en een optimaal presterend onderhoudsteam.

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie Smart Industry

Onderhoud
Een van de bedrijven waarvoor Broekman interim projectmanagement deed was AKROH, gespecialiseerd in spuitgieten.

‘Toen ik drie jaar gelden bij hen binnenkwam, hadden ze een sterke groeiverwachting, was een tiental nieuwe machines besteld, en was er een verhuizing gepland naar een nieuwe locatie. Hierdoor werd procesmanagement belangrijk. Om dat hiaat in te vullen, zocht ik een toegankelijke en eenvoudige oplossing. Het allersimpelst is Visio van Microsoft, daarvoor heb je al voor een paar honderd euro een licentie. In het verleden heb ik er weleens process flows mee gemodelleerd. Die kun je daarna dan omzetten naar webpagina’s, waarop je kunt doorklikken. Dat werkt wel, maar het probleem is het onderhoud daarna. Als een functie van iemand verandert, moet je die bijvoorbeeld overal aanpassen. Daarom was dit geen goede oplossing voor AKROH’

Broekman adviseerde om in plaats daarvan LeanBMS aan te schaffen. ‘Dat is een combinatie van Comman’t om taken, verantwoordelijkheden en workflows vast te leggen, en LeanForms om de betreffende workflows digitaal te ondersteunen. Zo werd voor iedereen inzichtelijk hoe de processen verlopen, én de bijbehorende formulieren werden gedigitaliseerd.’

Inspelen op wensen
Inspelen op de wensen van toekomstige gebruikers is een enorm belangrijke succesfactor, benadrukt Broekman.

Ter Hoek Vonkerosie in Rijssen is gespecialiseerd in draadvonken en chemical machining. Broekman: ‘Zij maken bijvoorbeeld instrumenten voor oogoperaties. Omdat die van hoge kwaliteit moeten zijn, is het noodzakelijk kwaliteitscontroles goed vast te leggen. Om continu te verbeteren is het namelijk belangrijk dat je heel goed weet welke producten om welke reden zijn afgekeurd.’

Aanvankelijk was er weerstand tegen een uitgebreidere afkeur-registratie: “Dan moet ik steeds helemaal naar een laptop lopen en dat is niet efficiënt, hoorde ik”.

Gebruiksvriendelijk
‘Pas toen ik zei dat het ook op een mobieltje kon, veranderde dit. De les hiervan: software moet gebruiksvriendelijk zijn, én moet precies aansluiten bij het dagelijkse werk.’

Dat gezegd hebbende, is er vaak meer mogelijk op het gebied van digitalisering dan je denkt. ‘Als je twijfelt, steek dan eens je licht op bij een bedrijf zoals ASML. Zij hebben cleanrooms waar geen papier in of uit mag.’

Bij Ter Hoek Vonkerosie bleek ook hoe belangrijk het is om je niet meteen voor járen vast te leggen, door meteen te kiezen voor een grote en dure oplossing.

‘De productontwikkeling werd er aanvankelijk ondersteund met een eenvoudig workflow systeem. Gaandeweg bleek hun productontwikkeling echter meer te lijken op de doorloop van een productieorder. Toen dat duidelijk werd, zijn we het proces gaan ondersteunen met hun bestaande ERP-systeem, MKG.’

Klein beginnen
Jaco van Nimwegen is hoofd technische dienst bij Leduc Food. Dit bedrijf maakt vegetarische voeding, zoals snacks en burgers.

‘Mijn tip is: kies als het kan software waarmee je klein kunt beginnen’, vertelt Van Nimwegen. ‘Wij zochten een oplossing voor data-acquisitie en rapportage. Innius levert dat soort software, zij namen zelf contact met ons op. Wat ons overtuigde: je betaalt per aangesloten data-punt. Zo kun je heel beperkt starten, en gaandeweg bekijken of het bevalt.’

Zien wat nodig is, niets meer
Wat ook handig is: een mogelijkheid om zelf dashboards te bouwen. ‘Dat gaat bij Innius makkelijk, het is enkel configureren. Dankzij die flexibiliteit kan iedereen in elke rol precies zien wat er nodig is, en niets meer. Een operator kan bijvoorbeeld enkel het aantal uienringen per uur zien als prestatie-indicator, zijn ploegchef het verloop over de laatste acht uur, en de operations manager de prestaties over de laatste 24 uur.’

Enkel data verzamelen is natuurlijk niet genoeg. Als een machine of productielijn ondermaats presteert, moet namelijk de reden daarvan worden opgespoord, en vervolgens liefst blijvend worden weggenomen. De eerste stap daarbij is, dat een operator bij een storing aangeeft wat er gebeurde onder welke omstandigheden.

‘Hoewel dit ook via Innius kan, ondersteunen wij dit nu met zelfgeschreven software. Zodra een machine stilvalt, verschijnt er een pop-up met een verzoek om informatie. Aanvankelijk ging het daarbij om een dropdown menu. Het bleek echter dat de éérste storingsreden dan het meest werd aangevinkt! Om daar iets aan te doen, hebben we nu een grafische interface gebouwd, met eenvoudige plaatjes. Het voordeel daarvan is dat die afbeeldingen universeel begrijpelijk zijn, dus onafhankelijk van de talen die iemand spreekt.’

Een andere stap op het pad van digitalisering is het gebruik van LeanForms. ‘Die software gebruiken we om onze informatiestromen in goede banen te leiden.’