Login  |  Registreer  |  Wijzig            Nieuwsbrief  |   Nieuws   |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteren   |   Zoeken
Best Value Procurement
Bron: Procesverbeteren.nl
De procesgerichte organisatie
Discussie in Lagerhuisvorm tijdens NNIC11 Best Value Procurement
Innovatief inkopen: meer kennis voor hetzelfde geld?
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdredacteur procesverbeteren.nl, 30-05-2012. De eerste versie van dit artikel verscheen in inkoopvakblad Deal!

Het risico is groot dat inkopers tijdens deze double dip zich weer volledig richten op kostenbesparing. Daarmee ontneem je de toeleveranciers echter de mogelijkheid om mee te denken en maximaal waarde toe te voegen. De hamvraag zou moeten zijn: Hoe kan inkoop de innovatiekracht van bedrijven versterken, hoe haal je de maximale kennis uit de markt?

Veel inkopers beschrijven nu tot in de kleinste details wat potentiële leveranciers moeten doen. Op die manier ontneem je hen echter elke mogelijkheid om zich te profileren met innovatieve oplossingen.

Best Value Procurement
pleit daarom voor een andere aanpak. Daarbij worden alleen de allerbelangrijkste functionele specificaties op papier gezet: het wat, en niet het hoe. Potentiële leveranciers stellen daarna zelf een contract voor waarin zij uitleggen wat hun aanbod is, wat de Key Performance Indicatoren zullen zijn, en hoe hij die zélf zullen gaan meten! Op die manier kunnen zij maximaal hun expertise inzetten en maximaal waarde toevoegen voor de inkopende partij.

Dit klinkt allemaal mooi, maar verlies je als inkoper dan niet de controle? Niet alleen de sprekers op het Noord Nederlands Inkoop Congres gingen hierover in debat, alle deelnemers aan dit congres konden hierover de degens kruisen. Dit gebeurde tijdens een nieuw en verfrissend onderdeel: discussies in Lagerhuis-vorm.

Hoe selecteer je een berggids? Met deze vraag begon Jeroen van de Rijt, consultant bij Scenter, zijn lezing tijdens het Noord Nederlands Inkoop Congres (NNIC ) van 2011 (zie het kader)

‘Neem je de goedkoopste gids?', vervolgt van de Rijt. 'En ga je hem of haar vervolgens vertellen langs welke route, met welke sherpa’s, en met welk materiaal er moet worden geklommen?  Een ervaren gids zou zo’n opdracht niet eens aannemen! Gebeurt dit echter wel, dan zal de gids ongetwijfeld meerwerk in rekening brengen.’

Hoewel de kans dat je veilig aankomt gering is, gaan veel inkopers zo te werk. Bij aanbestedingen beschrijven zij tot in de kleinste details wat een potentiële leverancier moet doen.

Op die manier ontneem je aanbieders die boven het maaiveld uitsteken elke mogelijkheid om zich als zodanig te profileren! Ook mis je de kans op innovatieve oplossingen waar je zelf niet aan had gedacht, maar een leverancier – als expert – mogelijk wel. ‘Een voorbeeld daarvan is het idee van een toeleverancier van Ballast Nedam om prefab geluidschermen te maken, die snel langs het spoor kunnen worden geplaatst met minimale hinder.’

Keuzemenu Inkoop (artikelen):

Ruimte geven
Om toeleveranciers maximaal de ruimte te geven, pleit Van de Rijt voor een aanpak die haaks staat op de gangbare inkooppraktijk.

‘Schrijf alleen de allerbelangrijkste functionele specificaties op één of twee A4-tjes, en onthul meteen het budget. Vraag vervolgens wat leveranciers daarvoor kunnen doen. Omdat het voor goede leveranciers vanzelfsprekend is dat ze technische zaken beheersen, zullen zij vooral opvallen door hun oplossingen om externe risico’s in te dammen. In de metafoor van de bergbeklimming is dat bijvoorbeeld de samenstelling van de groep.’

Een flink deel van de toehoorders op het Noord Nederlands Inkoop Congres (NNIC) blijkt niet onbekend met de inkoopfilosofie van Van de Rijt. Hij heeft die namelijk samen met Sicco Santema beschreven in het boek Prestatie Inkoop. Het gaat om een Nederlandse versie van Best Value Procurement, een methode die 15 jaar geleden werd ontwikkeld door de Amerikaanse professor Dean Kashiwagi. Zelf herken ik er de benadering in van bijvoorbeeld ASML. Dit bedrijf predikt al jaren dat ze de technische invulling graag meer aan hun toeleveranciers willen overlaten.

Hoe vér prestatie inkoop gaat blijken de meeste inkopers nog niet te beseffen. Het komt erop neer dat een leverancier zelf een contract schrijft waarin hij uitlegt wat het aanbod is, wat de Key Performance Indicatoren zijn, en hoe hij die zélf zal gaan meten!

Charles Gevers, CPO Gasunie
Charles Gevers  (Chief Procurement Officer bij Gasunie):  "Alles draait om accountability: hoe kunnen wij meer verantwoordelijkheid neerleggen bij - en geven aan - suppliers"


Lagerhuis
Voor de meeste inkopers blijkt Best Value Procurement in deze meest pure vorm een brug te ver. Dit bleek tijdens een nieuw en door de deelnemers zeer gewaardeerd onderdeel tijdens dit NNIC. Tijdens workshops werd in een Lagerhuis-achtige setting gediscussieerd over stellingen zoals ‘de afnemer moet zélf meten en sturen’ en ‘vertrouwen is goed, maar controleren is beter.’ Tijdens die debatten bleken sommige  inkopers behoorlijke control-freaks. Bij hen vraag je je af hoe zij een auto kopen: leggen ze dan een lijst met KPI’s op de toonbank?

Aan de andere kant: die auto’s hebben zich in de regel bewezen, maar dat geldt niet voor nieuwe leveranciers: vertrouwen moeten zij verdienen. Prestatie inkoop lijkt weliswaar ideaal, maar dat komt door het geïdealiseerde wereldbeeld dat erachter schuilgaat: alle partijen doen uit eigen beweging hun best om optimaal waarde te creëren voor de eindklant, tegen zo gering mogelijke kosten, en misbruiken daarbij elkaars intellectuele eigendom niet.

Enige voorzichtigheid lijkt daarom op zijn plaats. Veel bedrijven en inkopers worstelen met deze vraag: Hoe geef ik toeleveranciers voldoende ruimte om hun expertise en innovatiekracht in te zetten, zónder zelf de controle te verliezen?

Accountability
Dit blijkt bijvoorbeeld uit het verhaal van Charles Gevers, CPO bij de Gasunie. ‘Er is geen goede Nederlandse vertaling voor, maar alles draait om accountability: hoe kunnen wij meer verantwoordelijkheid neerleggen bij - en geven aan - onze suppliers. We hebben een centrale inkoopafdeling die jaarlijks voor 1 miljard euro inkoopt, en we willen die omvormen van transactioneel naar meer strategisch. Supplier Performance Management maakt daar een belangrijk onderdeel van uit.’

In het begin werd daarbij in een valkuil gestapt: alles wat daartoe moet worden gemeten zelf tot in de details vastleggen. ‘Daar kwamen zeker 20 sheets met KPI’s uit. Als je daarmee naar een leverancier gaat, dan kijken ze je aan of je niet wijs bent, of ze merken op dat de metingen niet kloppen. De hamvraag voor ons is daarom: hoe krijgen we de leveranciers zo ver dat ze zélf hun performance gaan meten? Met de invulling daarvan zijn we nu hard bezig.’

Hoe meer je zelf controleert, hoe meer verantwoordelijkheid je naar je toetrekt en dat wil de Gasunie juist niet. Dit dilemma kwam ook naar voren rond de aanbesteding van zogenaamde Engineering, Procurement & Construction (EPC) projecten, gangbaar in de procesindustrie. Daarbij is het de bedoeling dat een toeleverancier, bijvoorbeeld bij de bouw van een compressorstation, de regie op zich neemt.

‘De risico’s van zo’n project liggen op het gebied van veiligheid, kwaliteit, doorlooptijd, budget en flexibiliteit. Er is een standaardmethode om te bepalen welke taken een EPC partner precies op zich neemt en welke niet. Als je die methode echter toepast, dan ga je al snel steeds meer zaken naar je zelf toehalen, zoals de projectplanning. Over hoe dat te veranderen denken we nog na.’

Roel van Driel, Philips HealthCare
Roel van Driel (vice-president supply chain management Philips HealthCare): "Apple biedt apparaten aan met content, zoals de muziekdatabase iTunes. Wij ontwikkelen nu soortgelijke totaaloplossingen op het gebied van de gezondheidszorg"

Totaaloplossingen
Roel van Driel, vice-president supply chain management bij Philips HealthCare, kiest in zijn verhaal een andere insteek. Hij ziet vooral kansen voor innovatie door minder te gaan denken in producten, en meer in (totaal)oplossingen.

‘Apple is ons lichtende voorbeeld’, vertelt hij. ‘In 1993 waren zij technisch failliet, maar nu maken ze 25 miljard omzet per kwartaal. Daar hebben wij een jaar voor nodig! Het succes van Apple is te verklaren doordat zij hun apparaten aanbieden met content. Een iPad heeft een mooie interface, maar die kunnen anderen makkelijk kopiëren. De kracht zit hem in de combinatie met de muziekdatabase iTunes.’

Philips ontwikkelt daarom nu soortgelijke totaaloplossingen. ‘Vroeger verkochten we alleen MRI-scanners, maar nu leveren we ook alles om het gebruik daarvan voor de patiënt en de behandelaar zo efficiënt en comfortabel mogelijk te maken. Denk aan ambilight waarbij de patiënt zelf de kleur kan kiezen, voice-control, kastjes en zachte vloerbedekkingen.’

90% van de materialen voor zo’n totaaloplossing komt van derden. Hierdoor groeit de inkoophoeveelheid sterk. ‘Om dat op te vangen hebben we een deel daarvan uitbesteed, zodat we tijd krijgen om te groeien in de rol van ketenregisseur.’  


Proceskosten
Innovatie op inkoopgebied blijkt tenslotte ook mogelijk door het inkoopproces te verbeteren. ‘Neem een routineproduct zoals kantoorartikelen. Daarbij blijken de proceskosten net zo hoog te zijn als de productprijs’, vertelt Daniëla Verheul, consultant bij Scenter. ‘Dat is strijdig met de Krajic-matrix, want in routineproducten wil je zo min mogelijk energie en tijd steken.’

Dit biedt mogelijkheden voor leveranciers om zich te onderscheiden. Dat kunnen zij namelijk niet alleen als ze daarvoor de ruimte krijgen via prestatie inkoop, ze kunnen ook actief hun eigen expertise gaan vermarkten. ‘Prestatie vérkoop noem ik dat. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld value stream mapping sessies organiseren, samen met hun afnemer. Hierbij wordt dan gezamenlijk gekeken naar mogelijkheden om met lean manufacturing principes tijdverspillende stappen uit het inkoopproces te halen.’

Noord Nederlands Inkoop Congres 2011
Lagerhuisdebat tijdens NNIC11
Locatie: Crystallic, Leeuwarden
Thema: De invloed van manieren van samenwerking op de innovatiekracht
Spekers: Jeroen van de Rijt (Scenter), Charles Gevers (Gasunie), Roel van Driel (Philips), Daniëla Verheul (Scenter)
Deelnemers: Circa 140, waaronder opvallend veel mensen uit overheidsorganisaties en onderwijsinstellingen.
Organisatie: NEVI, kringen Groningen/ Drenthe en Friesland

+ Nieuw verfrissend onderdeel: discussies in workshops in Lagerhuisopzet
+ Interessante lezingen, die uitnodigen tot discussie
-  Te veel theorie (ideaalbeeld) en te weinig praktijk; wat zijn bijvoorbeeld de bottlenecks als je prestatie inkoop toepast en hoe los je die op?
   Daarover hadden we graag een inkopende partij én een leverancier aan het woord gezien!
   En hoe is prestatie inkoop bijvoorbeeld te rijmen met Europees aanbesteden, waarbij alles van te voren juridisch dichtgespijkerd moet worden?


Hulp nodig bij de transitie naar procesgeoriënteerd werken?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/procesgericht/Best_Value_Procurement.php