Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Inkopen met een missie
Bron: Procesverbeteren.nl
Procesoriëntatie: Procesgerichte organisatie
Voor inkopers van Lely zijn boeren en hun koeien de eindklantInkopen met een missie

Door Dr Ir Jaap van Ede, 03-08-2015. Dit artikel werd, in een kortere versie, eerder gepubliceerd in vakblad Deal1. Foto's: Lely, Hanzehogeschool

Toekomstige inkopers focussen zich op waardetoevoeging in de gehele voorbrengingsketen, gedurende de totale contractduur en zelfs al vér daarvoor.

Wat van waarde is, hangt af van de missie van de organisatie. De inkopers van de gemeente Amsterdam richten zich bijvoorbeeld op waardecreatie voor de maatschappij. De inkoopafdeling van landbouwmachinefabrikant Lely probeert bij te dragen aan de ontzorging van boeren en hun koeien. Director purchasing Peter Smit (Lely) voorziet de ontwikkeling van een inkoper 2.0. Dat is iemand die operational excellence en innovatie nastreeft, en die actief relaties onderhoudt met toeleveranciers, verkopers en eindklanten.


Begin dit jaar organiseerde de Hanzehogeschool voor de tiende keer het Hanze Inkoop Seminar. Traditioneel markeert dit voor de studenten inkoopmanagement de afsluiting van hun praktijkopdracht. ‘Nu de minor inkoopmanagement tien jaar bestaat vonden we het een goed idee om achterom te kijken, om vervolgens weer vooruit te zien’, vertelt Marius van der Woude, coördinator van de minor.

Het thema werd daarom Back to the Future. ’10 jaar na de start wordt onze minor hoog gewaardeerd, ook onder de studenten’, vervolgt Van der Woude. ‘Dit komt doordat wij op veel fronten samenwerken. Onder meer met NEVI, met het inkoopplatform Groningen, met de inkoopafdeling van de Hanzehogeschool, en natuurlijk met de bedrijven en organisaties waarin de studenten hun praktijkopdrachten doen. Dat zorgt voor veel interactie met het werkveld. Tweederde van onze studenten komt in een inkoop-gerelateerde functie terecht, en veel van hen zien we regelmatig terug, bijvoorbeeld als zij gastcolleges komen geven. We denken nu na over een mogelijke verdieping van de minor, mogelijk tot een bachelor supply chain management.’

Hans Dussel, hoofd concerninkoop gemeente Amsterdam: Specialiseer je, dan kun je meer waarde toevoegen als inkoper
Hans Dussel, hoofd concerninkoop gemeente Amsterdam: ‘Specialiseer je, dan kun je méér waarde toevoegen als inkoper’


Waarde toevoegen
De honderden deelnemers aan het seminar discussieerden over de richting die het inkoopvak op zouden moeten gaan. Het lijkt logisch dat “inkopers waarde moeten toevoegen voor de organisatie”, en dus voor de klanten daarvan. Net zoals iederéén, welke functie hij of zij ook heeft, dat mijns inziens zou moeten doen.

Toch werd deze stelling aanvankelijk nog als te vaag gezien. Hans Dussel, hoofd concerninkoop bij de gemeente Amsterdam, kreeg niettemin brede bijval toen hij verklaarde dat ‘als je géén waarde toevoegt, dat dan je functie beter kan worden opgeheven!’

Vervolgens legde hij uit hoe zijn inkoopafdeling probeert “maatschappelijke waarde” toe te voegen. ‘Als je een wegdek moet vernieuwen, dan kun je eenvoudigweg een aannemer selecteren die dat voor de laagste prijs doet. Je kunt echter ook iemand zoeken die het werk zo snel mogelijk en met zo min mogelijk overlast voor de burgers en winkeliers uitvoert.’

Het idee om waardetoevoeging centraal te stellen werd daarna breed geaccepteerd. Toch viel het me op hoeveel moeite sommige inkopers hebben met het feit dat zij, net zoals álle andere disciplines in een bedrijf, niet meer dan een schakel zijn in een voortbrengingsketen. Ze willen graag aan het roer, in the lead zijn. Dit bleek bijvoorbeeld uit een stelling zoals “inkopers zijn de managers van een netwerk”. Antoinette Bos, hoofd van de afdeling leveranciersmanagement van de Hanzehogeschool, prikte deze stelling door: ‘Je kúnt mensen en hun relaties helemaal niet managen’.

Ontvang samenvattingen van onze diepgaande praktijkverhalen
Wilt op de hoogte blijven van nieuwe artikelen?
Drie voordelen van gratis registratie:
  1. Elke twee maanden een nieuwsbrief met samenvattingen (maar natuurlijk geen andere mail)
  2. Alle artikelen altijd meteen en volledig lezen (sommige artikelen zijn deels afgeschermd voor niet-geregistreerden)
  3. Toegang tot 290+ praktijkcases procesverbetering
  4. Berichten op het forum kunnen plaatsen en opmerkingen toevoegen aan artikelen

Zij-instromers
Dat het ontwikkelen van softkills en oefening in de praktijk belangrijke aandachtspunten zijn tijdens een inkoopopleiding, daarover was iedereen het eens. Opvallend was echter dat beide gastsprekers vonden dat inkopers het beste ervaring kunnen opdoen op een ander terrein, en pas daarna het inkoopvak aanleren. ‘Specialiseer je in een vakgebied, dat is mijn tip voor studenten’, aldus Dussel. ‘We hebben onze inkopers verdeeld over productgroepen. Zo begrijpen zij de business beter en kunnen zij meer waarde toevoegen. Daarnaast hebben wij veel zij-instromers. Een ingenieur bijvoorbeeld is beter in staat om de aanleg van een brug aan te besteden.’

Peter Smit, director purchasing bij Lely, is het daarmee eens. ‘Ook bij ons presteren mensen met ervaring buiten het inkoopvakgebied het beste.’

NEVI Purchase Promise Award
Bovengenoemde award wordt elk jaar tijdens het Hanze inkoopseminar uitgereikt aan de studenten die hun praktijkopdracht tijdens de minor inkoopmanagement het beste uitvoerden. Dit jaar waren dat opnieuw twee dames: Jantsje Elsinga en Baukje Renkema. Voor de Vereniging Fondsenwervende Instellingen (VFI) ontwikkelden zij een stappenplan voor de invoering van categoriemanagement bij inkoop.


Warmere relaties
Om als inkoper maximaal waarde te kunnen creëren is een warme relatie met de toeleveranciers noodzakelijk. In de publieke sector gaat allerlei wetgeving dit echter tegen. ‘Vroeger kon je vrijuit onderhandelen, maar sinds de invoering van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen in 1992 mag dat niet meer’, verklaart Mebus Lolkema, clustercoördinator concerninkoop bij de provincie Groningen. ‘Na de bouwfraude trad een verdere verkilling op. Praten met potentiële leveranciers werd een taboe, hoofddoel werd dat aanbestedingen juridisch netjes verlopen. Gelukkig lijkt het tij nu te keren, we gaan weer naar warmere relaties toe. De nieuwe EU-richtlijn, die in april van kracht wordt, geeft bijvoorbeeld meer ruimte voor onderhandeling.’

Ook binnen de huidige regels kan de innovatiekracht van toeleveranciers al beter worden benut, door best value procurement toe te passen. Daarbij is er weliswaar nog steeds sprake van een geformaliseerd biedingsproces, maar toeleveranciers krijgen wel de ruimte om hun eigen oplossing voor te stellen.

Keuzemenu Inkoop (artikelen):

Alignment
De gemeente Amsterdam maakt dankbaar van deze mogelijkheid gebruik. ‘Tot voor kort kochten wij vooral rechtmatig in’, aldus Dussel. ‘Nu doen we het steeds doelmatiger, meer in alignment met onze missie. Uiteindelijk willen we toe naar maximale maatschappelijke waardecreatie. Wat dat precies is bepaalt de politiek, dus we moeten flexibel zijn. Denk bijvoorbeeld aan social return: als een toeleverancier werklozen aan een baan helpt dan hebben wij daar dubbel belang bij: we hoeven dan immers minder uitkeringen te verstrekken. Niet de individuele burgers zijn onze klant, maar de gemeente als geheel, en daar valt ook het bedrijfsleven onder. Door een aanbesteding op te splitsen kunnen we de kansen van MKB-bedrijven soms vergroten.’

Volgens Dussel werden er vroeger producten ingekocht, tegenwoordig zijn dat steeds vaker diensten. ‘En we schuiven nu op naar het gebruik daarvan. Denk bijvoorbeeld aan software as a service en aan de circulaire economie. Een andere trend is dat inkopers niet meer “aanbestedingen draaien”, maar al bij de voorbereiding daarvan betrokken zijn. Uiteindelijk streven we naar betrokkenheid tijdens de gehele contractcyclus.’

Uiteindelijk gaat het, ook bij inkoop, om waardecreatie voor de eindklant
Uiteindelijk gaat het, ook bij inkoop, om waardecreatie voor de eindklant. Voor Lely zijn dat boeren en hun koeien (foto: Lely)


Koeien als klant
Waar de inkopers van de gemeente Amsterdam zich richten op waardecreatie voor de maatschappij en de inwoners van de stad, focust de inkoopafdeling van Lely zich op ontzorging van boeren. ‘Feitelijk zijn hun koeien onze klant’, vertelt Smit. ‘Wij leveren landbouwmachines om gras te maaien, te verzamelen en uiteindelijk als voer te verdelen, en we maken machines om stallen schoon te maken. Ons meest bekende product is het melkrobotsysteem. De koeien kunnen daarbij zelf bepalen wanneer ze gemolken willen worden, zodat de boeren zelfs een weekendje weg kunnen.’

Lean
Binnen Lely werd in 2008 Lean manufacturing ingevoerd. Dit is een methode om processen continu te verbeteren, opdat er steeds meer waarde richting de klanten stroomt. Toyota is belangrijk als voorbeeld inzake de toepassing van Lean. Dat betekent echter niet dat je noodzakelijkerwijs ook hun inkoopmodel moet overnemen, vindt Smit.

‘Toyota gaat uit van professionele en hechte relaties met vaste toeleveranciers. Daardoor lijken hun opeenvolgende automodellen ook zo veel op elkaar. Het inkoopmodel van GM bevindt zich aan de andere kant van het spectrum. Zij passen global sourcing en e-auctions toe, waarna de leveranciersprestaties worden gemonitord. Op elk moment kunnen zij in principe van toeleverancier wisselen. Het reactieve inkoopmodel van VW zit zo’n beetje tussen dat van Toyota en GM in, per automodel werken zij met vaste toeleveranciers. Misschien is dat laatste model wel het beste.’

Bij Toyota lijken ze Smit inmiddels ten dele gelijk te geven. Wisselende relaties met toeleveranciers kunnen soms gunstig uitpakken, vooral als je zo goedkoop mogelijke auto’s in de markt wilt zetten. Daihatsu, voor het merendeel in handen van Toyota, wil graag succesvol zijn met kleine auto’s op opkomende markten. Hiertoe hebben zij het keiretsu model – waarbij er sprake is van een keten van bedrijven met belangen in elkaar - deels losgelaten2. Door direct zaken te doen met nieuwe toeleveranciers, in plaats van via een vaste schil van bestaande relaties cq accounthouders, dalen de inkoopkosten. Inmiddels wordt ook onderzocht of Daihatsu sommige relatief dure componenten zelf kan maken2.

Het bekendste product van Lely is het melkrobotsysteem
Het bekendste product van Lely is het melkrobotsysteem. Koeien kunnen daarbij zelf bepalen wanneer ze gemolken willen worden (foto: Lely)


Integraal denken
In het inkoop-ontwikkelingsmodel van Rietveld, dat loopt van simpele transacties tot een focus op de waardeketen, blijven inkoopafdelingen volgens Smit vaak ergens in het midden steken, op het niveau van coördinatie. ‘Er lijkt sprake van een soort blinde vlek, die inkopers belet om integraal te denken’, stelt Smit. ‘Een goed voorbeeld is low cost country sourcing. Daarbij wordt vaak alleen gekeken naar de inkoopkosten, terwijl je naar het effect op de héle supply chain moet kijken. En zelfs al doe je dat, dan nog pakt dat niet altijd het beste uit. In 2012 konden we de materiaalkosten met 4% terugdringen, en dat leverde toen een bottom-line besparing op van 2%. In 2014 keken we breder, toen wogen we ook het effect van al dan niet tijdige levering mee, en de kosten die we maken voor het onderhoud van installaties. Op die manier realiseerden we een bottom-line besparing van maar liefst 3,5%. Dit effect kon je niet aflezen aan de inkoopbesparing, want die was in dat jaar slechts 2%.’

Smit voorziet de ontwikkeling van een ‘inkoper 2.0’. Dat is iemand die strategisch denkt, operational excellence en innovatie nastreeft, en actief relaties onderhoudt met toeleveranciers, verkopers en eindklanten. ‘Wij willen toe naar multidisciplinaire inkoopteams, naar het voorbeeld van ASML. Samen met toeleveranciers streven die teams naar een optimale QLTC-mix: Quality, Logistics, Technology en Cost. Inkoop als verkokerde afdeling bestaat dan niet meer.’

1) Het tiende Hanze Inkoop Seminar vond plaats op 29 januari 2015 aan de Hanzehogeschool in Groningen. De citaten in dit artikel zijn afkomstig uit lezingen tijdens dit seminar, aangevuld met uitspraken tijdens aanvullende interviews.
2) Bron: Special Report: Daihatsu dismantling 'Toyota Way' as market changes, Reuters, 13 januari 2015.


Hulp nodig bij de transitie naar procesgeoriënteerd werken?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/procesgericht/Inkoop_met_een_missie.php