Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Lean Six Sigma bij inkoop ziekenhuis
Bron: Procesverbeteren.nl
Lean Six Sigma: Slanke én perfecte organisatie
Toepassing Lean Six Sigma bij Inkoop UMCG koopt gestroomlijnder in met Lean Six Sigma
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdredacteur procesverbeteren.nl. Dit artikel verscheen in de zomer van '08 in vakblad Deal

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) past sinds twee jaar Lean Six Sigma toe, een tweevoudige verbetermethode. Lean reduceert logistieke verspillingen, en Six Sigma zorgt voor constante kwaliteit.

Dit betekent minder werk voor de inkopers, al was het alleen maar omdat bedrijfsmiddelen nu efficiënter worden gebruikt! Ook de inkooprocessen zélf worden beter gestroomlijnd. Prijsverschillen tussen inkooporders en facturen worden bijvoorbeeld onmiddellijk gesignaleerd én aangepakt.

Wat betekent Lean Six Sigma voor een inkoopafdeling? ‘De doodsteek’, aldus een lachende Hans Bax, hoofd inkoop van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). ‘Als je bedrijfsprocessen efficiënter maakt betekent dat immers ook zuiniger omgaan met de bedrijfsmiddelen. Dus minder inkoop, en tot in het ultieme doorgeredeneerd zelfs helemáál geen inkoop.’

Lean Six Sigma wordt in het UMCG ook ingezet om inkoopprocessen te verbeteren, maar daarop doelt Bax nu niet. ‘Ik heb het nu over verbeterprojecten op ándere afdelingen. Die beïnvloeden vooral de eerste stap bij inkoop: wat moet er worden gekocht, hoeveel, en welke eisen worden er gesteld.’

Hans Bax
Hans Bax (hoofd inkoop UMCG): "Bij het woord prijsverschil gooien ze je hier bij wijze van spreken het raam uit!  Met Lean Six Sigma kun je dergelijke frustraties aanpakken"


Minder inkoopwerk

Eén project had tot gevolg, dat infuuspompen voortaan centraal worden opgeslagen. ‘Dat raakte ons als inkopers, want de veiligheidsvoorraad kon daardoor naar beneden. Dit betekende dat een inkooporder voor 300 pompen niet door hoefde te gaan.’

Bax geeft nog een ander voorbeeld: ‘Vroeger kochten we steeds kleine hoeveelheden PC’s van allerlei merken, en in allerlei configuraties. Uitermate klantvriendelijk natuurlijk, en het kwam zélfs wel eens voor dat iemand zelf een PC bestelde. Weliswaar mocht dat officieel niet, maar na een heleboel administratieve rompslomp betaalden wij in de regel meestal toch'
Inmiddels loopt er echter een Lean Six Sigma project dat het efficiënter aanbieden van “werkplekfunctionaliteit” tot doel heeft.  PC’s zullen straks waarschijnlijk centraal worden ingekocht, bijvoorbeeld eens in de drie jaar.' Als inkopers juichen wij dat toe, want massa is kassa. Maar het betekent natuurlijk wel weer minder werk voor ons.’

Dat laatste - minder inkoopwerk - is bijna in de regel een neveneffect van Lean Six Sigma. Toch is Bax enthousiast over deze methode. ‘Eerst heb ik me er uit pure interesse in verdiept. Nu vind ik dat al mijn mensen op zijn minst moeten weten wat Lean Six Sigma is, als was het alleen maar om te kunnen communiceren met de black belts, de projectleiders. Die komen immers steeds vaker met vragen, zoals waarom we op een bepaalde manier inkopen en of dat wellicht ook anders kan.’

Lean Six Sigma = Lean + Six Sigma

Lean manufacturing
verbetert logistieke processen.Alleen zaken die waarde toevoegen voor de klant (in een ziekenhuis is dit de patiënt), worden als nuttig beschouwd. Waardecreërende activiteiten worden opgespoord, en 'verspillingen' zoals zoeken of wachten gereduceerd. Hiertoe wordt een stroom- of activiteitendiagram gemaakt, een zogenaamde Value Stream Map (VSM).
> meer over Lean

Six Sigma
verbetert de kwaliteit van processen, door de kans te vergroten dat ze een goed resultaat opleveren. Daartoe wordt de variatie gereduceerd in het betreffende proces. Six Sigma verwijst letterlijk naar de (vaak utopische) kans van 99,9997 % dat een proces binnen de kwaliteitsspecificaties valt. Met statistische tools kunnen de factoren worden opgespoord, die de kwaliteit het meest beïnvloeden.
> meer over Six Sigma
> meer over Lean Six Sigma


Total cost

Bax vindt Lean Six Sigma eigenlijk prima aansluiten bij de grondhouding die elke inkoper zou moeten hebben: Hoe kun je bedrijfsmiddelen zo efficiënt mogelijk benutten. ‘De Total Cost of Ownership verlagen, dat is het doel. Inkoop voorkómen moet daarom de eerste prioriteit zijn. Dat is immers altijd goedkoper dan iets met 50% korting aanschaffen.’

Bax startte een half jaar geleden met zijn eerste eigen Lean Six Sigma project, in de rol van Green Belt. Dat wil zeggen dat hij zijn verbeterproject ‘erbij’ doet, dit in tegenstelling tot de Black Belt projectleiders.

Het project van Bax heeft tot doel om prijsverschillen tussen inkooporders en facturen zo veel mogelijk te voorkómen en in elk geval zo snel mogelijk op te lossen. ‘In maar liefst 20% van de gevallen is er een prijsverschil. De crediteurenadministratie ontdekt dat, en stuurt de factuur terug naar inkoop. Dat kost veel tijd, in totaal zelfs één FTE. Bovendien is het ook frustrerend. Als je hier op de gang prijsverschil roept, dan gooien ze je bij wijze van spreken het raam uit.’

Keuzemenu Inkoop (artikelen):

Gewijzigd inkoopproces
Bax zocht allereerst uit hoeveel tijd met het zoeken naar de oorzaken van prijsverschillen verloren gaat, en welke factoren het optreden daarvan in de hand werken. ‘Dat laatste is natuurlijk het meest interessant, want daar kun je wat aan doen.’
Het project heeft al geleid tot een gewijzigd inkoopproces. ‘Als een leverancier het niet eens is met de prijs, dan wordt er niet meer geleverd, maar ontvangen wij direct een correctievoorstel. Daarmee win je tijd, want de crediteurenadministratie raakt er dan niet bij betrokken.’

Of het een typisch Lean Six Sigma project is, weet Bax niet. ‘Je brengt mensen in beweging, doordat je gericht met een bepaald probleem aan de slag gaat. Dat vind ik veel belangrijker.’

Van de ruim 20 Lean Six Sigma projecten die vorig jaar binnen het UMCG werden uitgevoerd, heeft maar liefst een kwart een directe relatie met inkoop. Die projecten variëren van de vermindering van de inkoopkosten van implantaten zoals pacemakers, bijvoorbeeld door deze sámen met andere ziekenhuizen in te kopen, tot een onderzoek naar de prijs/kwaliteitsverhouding van onderhoudscontracten.

Een project dat snel tot resultaat opleverde, was het vergelijken van de inkoopprijzen met het eveneens Groningse Martini-ziekenhuis. Vaak worden daar dezelfde artikelen ingekocht, en sinds kort liggen die zelfs in hetzelfde distributiecentrum. Na onderhandeling met de leveranciers heeft een prijsvergelijking al een ton besparing opgeleverd, waarvan 60.000 euro voor het UMCG.  

Lean Six Sigma projectmanagement binnen Inkoop        Lean Six Sigma projecten verlopen via een vast stramien


Constante kwaliteit nastreven
Albert Trip is als master black belt verantwoordelijk voor de invoering van Lean Six Sigma in het UMCG als geheel. Kan hij voorbeelden geven van Lean- en Six Sigma principes bij het optimaliseren van inkoop-gerelateerde activiteiten?

‘Laat ik beginnen met Six Sigma’, reageert hij. ‘Daarmee breng je de variatie van bedrijfsprocessen in kaart, en vervolgens probeer je die terug te dringen. Green belt en inkoper Ernie Rozenga heeft dat gedaan voor de prijs-kwaliteitsverhouding van onderhoudscontracten. Die contracten zijn all-in, je verzekert je dus als het ware voor de vervanging van onderdelen. De aanschafprijs van diverse apparaten is door hem vergeleken met de jaarlijkse uitgaven aan de onderhoudscontracten. Waren die uitgaven relatief hoog, dan werd op zoek gegaan naar de oorzaak daarvan. Opnieuw onderhandelen met een leverancier van beademingsapparatuur heeft al een besparing van 50.000 euro opgeleverd.’

In een ander maar soortgelijk project inventariseert Rozenga inmiddels de zogenaamde bijkomende kosten op de facturen. ‘In totaal gaat het om anderhalve ton per jaar, daar hebben wij als inkoop nu onvoldoende grip op’, verklaart Bax. ‘Wat zijn die bijkomende kosten eigenlijk, wat is de oorzaak daarvan, en kunnen we die wellicht wegnemen?’

Continu verbeteren in Nederlandse ziekenhuizen
In Nederlandse ziekenhuizen worden verschillende continue verbetermethoden toegepast, zoals Lean, Six Sigma, Lean Six Sigma en de Theory of Constraints (TOC). Via het keuzemenu hieronder vindt u meerdere cases!


Value Stream Map

Terwijl Six Sigma de kwaliteit optimaliseert, reduceert Lean logistieke verspillingen. Toen bleek dat de kosten voor het periodieke onderhoud van de infuuspompen relatief hoog waren, werd een zogenaamde Value Stream Map gemaakt.   ‘De onderhoudsmonteur bleek veel tijd te verspillen met het zoeken naar infuuspompen, en soms zelfs onverrichterzake naar huis te gaan’, aldus Trip. ‘Soms werden pompen zelfs bewust op een moeilijk vindbare plek gezet, om de beschikbaarheid te garanderen.’
Om dat probleem op te lossen werd besloten tot een centraal georganiseerde opslag: Iedereen kan nu via het intranet zien waar de infuuspompen zich bevinden. ‘De rest van het verhaal ken je al’, besluit Bax. ‘Hierdoor bleken er minder infuuspompen nodig, dus minder inkoopwerk voor ons!’

Project 'beschikbaarheid infuuspompen' krijgt navolging bij Medisch Spectrum Twente
Het project in het UMCG om de beschikbaarheid van de infuuspompen te vergroten en tegelijk de kosten te verlagen heeft navolging gekregen in het Medisch Spectrum Twente. Als beïnvloedingsfactoren werden daar gevonden de traceerbaarheid van de pompen, de (moeizame) uitwisselbaarheid van verschillende typen, (gebrek aan) correct onderhoud, en de doorlooptijd van het onderhoudsproces.

Aanbevelingen van de betrokken Green Belt, Mariël Koopmans, zijn onder meer om de infuuspompen centraal op te slaan en te investeren in een barcode-scansysteem voor tracering.


> meer over Lean Six Sigma in het UMCG


Hulp nodig bij de implementatie van Lean Six Sigma?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/Lean_Six_Sigma/Lean_Six_Sigma_UMCG_Inkoop.php