Inkopers meer bespaarders dan waarde-toevoegers
Net zoals elke andere bedrijfsdiscipline moeten inkopers zich concentreren op de waardetoevoeging in de totale keten. Op die manier dragen zij immers bij aan de vorming van een procesgerichte organisatie, waarin lokale optimalisatie wordt voorkómen.
Deze denkwijze vergt echter geduld, en dat is er nu niet. In deze recessie-tijd stellen inkopers (noodgedwongen) kostenbesparing weer even voorop, want er is behoefte aan snelle resultaten. De roemruchte Kraljic-matrix wordt afgestoft, om te kijken welke toeleveranciers het meest onder druk kunnen worden gezet zonder grote gevolgen !
Dit voorjaar bezocht ik het Noord Nederlands Inkoop Congres (NNIC) in Park Frederiksoord, de geciteerden in dit artikel waren daar sprekers. Op het NNIC werd opvallend genoeg geen enkele aandacht besteed aan de economische recessie! De heilige graal is streven naar meer waardetoevoeging in de totale keten, bijvoorbeeld via consultative purchasing, zo klonk het. Inkopers kunnen veel meer dan nu bijdragen aan de (organisatorische) innovatie die daar voor nodig is, als zij zich de rol aanmeten van inter-preneur. Dit betekent dat je ondernemend en dus vernieuwend te werk gaat binnen de eigen onderneming. Dit was de rode draad in de lezingen.
De harde werkelijkheid in deze recessie-tijd is echter anders: Inkopers stellen kostenbesparing weer even voorop, want is er behoefte aan snelle resultaten. Niets daarover op het congres zelf, maar wel in de wandelgangen.
Op 4 maart stuurde AkzoNobel hun belangrijkste toeleveranciers een brief met het verzoek om 10% prijsreductie. Die aanpak is rigoureus, maar zeker niet uitzonderlijk. Dat blijkt al snel, als ik her en der navraag doe tijdens de koffiepauzes van het Noord Nederland Inkoop Congres (NNIC). Een voedingsmiddelenconcern laat bijvoorbeeld weten dat zij al hun leveranciers bijéén riepen, een zaal tezamen goed voor 1,5 miljard spend, voor een centraal overleg over kostenbesparing.
Terug in de tijd
De vraag rijst of dit geen forse stap terug in de tijd is. Wat is er ineens gebeurd met het idee dat we sámen in de keten zo veel mogelijk waarde zouden creëren? Kan de Kraljic-matrix nu weer worden afgestoft, om te kijken welke partijen je het meest onder druk kunt zetten zonder grote gevolgen? En hoe zou het zitten met ‘groen’ inkopen? Zou dat ook sneuvelen, nu het accent in deze recessie-periode weer vooral op ‘profit’ ligt?
Dit zouden de onderwerpen zijn op het NNIC-congres, zo was mij beloofd. Op het eerste gezicht viel dat echter tegen. Het thema bleek namelijk op het allerlaatste moment gewijzigd in “Ondernemen in de Inkoop”.
Wie nu wil afhaken, wacht nog even. Al bij één van de eerste lezingen blijkt namelijk dat er een verband is tussen ondernemen en economisch herstel.
De Kraljic-matrix is een populair hulpmiddel om te bepalen welke inkoopstrategie het beste past bij welk type producten. De matrix verdeelt producten over vier categorieën, op grond van het toeleverrisico en de invloed op het financiële resultaat van een onderneming:
In de eerste box - gering toeleverrisico en gering financieel belang - vallen de routine-producten. In tweede Kraljic-box komen de zogenaamde hefboom-producten. Deze kennen eveneens weinig toeleverproblemen, maar de winst die je kunt behalen door slim in te kopen is groter.
In de Kraljic-boxen met een groot toeleleverrisico vallen de knelpunt (kleine financiële impact) en strategische (grote financiële impact) artikelen. Met name bij die laatste categorie wordt gestreefd naar grote wederzijdse betrokkenheid met de toeleveranciers en naar logistieke ketenintegratie
Gerrit de Wit coördineert bij EIM het programma-onderzoek “MKB en Ondernemerschap’, gefinancierd door het ministerie van economische zaken. ‘Een toename van ondernemerschap gaat aan een economische opleving vooraf’, betoogt de Wit. ‘Bovendien herstelt een land dan eerder’.
Hierin ligt een boodschap en zelfs een waarschuwing voor inkopers verborgen, want hun gedrag is op dit moment nu niet bepaald ondernemend. Het sturen van brieven met verzoeken om prijskortingen werd immers twintig jaar geleden ook al gedaan!
Intra-preneur
Nu zijn inkopers natuurlijk in de regel geen echte entrepreneurs, in die zin dat ze zelfstandig en voor eigen risico werken. ‘Je kunt echter ook ondernemen binnen je bedrijf, dan ben je een intra-preneur’, aldus De Wit.
Volgens Frank Rozemeijer, NEVI-hoogleraar aan de Universiteit van Maastricht en daarnaast managing partner bij Solvint Supply Management, worden inkopers als weinig ondernemend gezien. Marketing, sales en productie worden wat dat betreft veel hoger aangeslagen, zo blijkt uit onderzoek. Volgens Rozemeijer is het echter een misvatting dat inkoop niet zou kunnen bijdragen aan innovatie.
De Wit valt hem bij. ‘Ik heb onderzoek gedaan naar de factoren die iemand tot een goede intra-preneur maken. Ten eerste zijn dat persoonlijke eigenschappen, je moet bijvoorbeeld risico-bereid zijn, analytisch vermogen en een geldingsdrang hebben, en sociaal vaardig zijn. Daarnaast speelt de omgeving een rol, en de maatregelen die een bedrijf neemt om ondernemend gedrag aan te moedigen. Tenslotte zijn de werktaken die iemand heeft van belang: Een intrapreneur moet een zekere mate van autonomie hebben, veel variatie in het werk, en veel externe contacten.’
Die taakomschrijving past precies bij het profiel van een inkoper!. Er is dus geen enkele reden waarom een inkoper niet als katalysator zou kunnen optreden voor (organisatorische) innovatie.
Maar wat zou een inkoper dan kúnnen ondernemen? Hierover spreekt Sicco Santema. Hij is hoogleraar ketenmanagement aan de TU Delft, en daarnaast directeur van Scenter Management Consultants.
Inter-preneur
‘Om te beginnen zou ik liever over een inter-preneur spreken, daarmee bedoel ik iemand die bouwt aan leveranciers-relaties’, aldus Santema. Volgens hem zijn inkopers, net zoals hun collega’s op andere afdelingen, teveel gericht op lokaal succes. ‘Daarom houd ik ook niet zo van het woordje intra uit intra-preneur’.
Vervolgens toont hij een dia met daarop afdelingen weergegeven als silo’s. Hierin zwemmen mensen die zich als vissen naar boven werken. Boven hun eigen vissenkom uitstijgen lukt echter niet.
Toen Santema zelf begon als verkoper bij DAF Trucks werkte hij zelf ook zo. ‘Ik verkocht toen aan dealers, en had het idee dat ik waarde had toegevoegd voor DAF als ik een goede deal had gemaakt. Dat is echter niet zo, er is pas waarde toegevoegd als een vrachtwagen is verkocht aan de eindklant, dus aan een transportbedrijf.’
Santema geeft nog een ander voorbeeld om te laten zien hoe desastreus het effect van lokale optimalisatie is. ‘In Schiphol stond ik enige tijd geleden in de rij voor de incheck-controle. Elke keer dat de rij afnam tot aan een bepaalde pilaar, ging er een controle-poortje dicht. Hierna ging de rij natuurlijk weer groeien.’
Santema vroeg na hoe dat zat. ‘“Deze dienst is aan ons uitbesteed voor een vast bedrag per check”, kreeg ik te horen. “Als de rij krimpt, dan is onze workload at risk. Op dat moment kan één van de medewerkers beter koffie gaan drinken!”’
Om dit soort lokale optimalisaties te voorkómen, pleit Santema ervoor dat inkopers Lean-principes gaan toepassen in hun nieuwe rol als inter-preneur. ‘Alle partijen in een toeleverketen moeten het uiteindelijk hebben van de waarde die aan het eind, bij de klant dus, wordt toegevoegd. Je moet daarom denken in flow, barrières voor een snelle doorstroming wegnemen en werken met zo min mogelijk tussenvoorraden. Op die manier reduceer je ook het werkkapitaal, en dat is op dit moment een hot item. Overigens wil ik meteen pleiten om het woord werkkapitaal te vervangen door ligkapitaal. Het leeuwendeel van het geld doet immers niets. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de meeste toeleverketens kunnen functioneren met slechts 25% van het in voorraad geïnvesteerde werkkapitaal.’
Consultative purchasing
Niet alleen op het logistieke vlak liggen er kansen, inkopers kunnen ook bijdragen aan productontwikkeling. Santema: ‘Op dit moment worden in te kopen onderdelen, zoals een as voor een nieuw type scheepsmotor, in de regel meteen tot in detail gespecificeerd. Zo kom je er nooit achter of er wellicht een nieuw type as is, die bijvoorbeeld lichter en sterker is. Ik pleit daarom voor consultative purchasing.’
Santema bedoelt daarmee dat je als inkoper met een ruwe, functionele beschrijving naar een toeleverancier gaat en dan vraagt wat hun oplossingen zijn. ‘Inkopers kunnen en moeten veel meer uit de keten halen’, zo besluit hij zijn betoog. ‘Het kan allemaal faster, cheaper and better’.
Helemaal origineel is die conclusie niet. In vakblad Deal! verschenen immers al heel veel verhalen met als rode draad dat inkopers ‘afdelingsoverschrijdend’ moeten leren denken en bijdragen aan ‘waardecreatie’; kostenbesparing zou dan ‘vanzelf’ volgen.
Nu echter de vraag stagneert en winstmarges onder druk staan, vallen bedrijven terug op een oude strategie: Neem kostenbesparing als uitgangspunt, want dat levert het snelste resultaat op!.
Zo’n pressie-brief die AkzoNobel stuurt aan hun toeleveranciers, dat staat toch haaks op jouw betoog?, vraag ik aan Santema. Volgens jouw visie had je toch moeten kijken naar mogelijkheden tot meer waardetoevoeging in de keten als geheel? ‘Dat klopt helemaal’, reageert Santema. ‘Maar AkzoNobel gokt er kennelijk op dat het verlagen van de transactie-waarde hun toeleveranciers zal triggeren om hun eigen processen efficiënter te maken.’
Op dit moment lijkt innovatie in inkoopland ver te zoeken, op dit NNIC-congres zie ik dit in elk geval niet. NEVI zélf geeft overigens wel het goede voorbeeld: Het congres was CO2-neutraal georganiseerd, hetgeen inhoudt dat de CO2 -uitstoot van de bezoekers was gecompenseerd via een bijdrage aan projecten van de Climate Neutral Group. Zo creëer je direct waarde voor de (milieubewuste) klant!
Hulp nodig bij Supply Chain Management, Inkoop en de Netwerkorganisatie?
Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: https://www.procesverbeteren.nl/procesgericht/inkopers_als_interpreneur.php
