Meer flow en meer werkplezier

Vadain is marktleider in gordijnen en vitrages op maat. Hun kracht: betrokken werknemers, en een innige relatie met de afnemers!

Eén aspect bleef echter onderbelicht: de logistiek. Kwam er een productieorder binnen, dan werd daar eenvoudig mee gestart, zonder afweging qua prioriteit. En de productie zelf was een black box.

Nu gaan de ‘gordijnen’ die het zicht op de werkvloer ontnamen omhoog! Dat betekent niet alleen meer flow en een veel hogere leverbetrouwbaarheid. Het vergroot ook het werkplezier.

Als je een kwalitatief goed gordijn koopt, dan is de kans groot dat dit op maat wordt gemaakt door Vadain. Dit bedrijf, met productielocaties in Genemuiden en Helmond, maar ook in Polen, Australië en India, is hierin namelijk marktleider in de Benelux.

‘Wij kopen stoffen in, en maken daarmee gordijnen die klanten via interieurzaken en grote winkelketens bestellen. Daarbij gebruiken de verkopers in de winkels onze productconfigurator. Daarmee kun je talloze gordijn combinaties samenstellen’, vertelt operationeel directeur Martin van Zanten.

‘Het vervoer van de gordijnen naar de winkels doen we zelf, het gebeurt hangend. Onze chauffeurs leveren de producten met liefde af. Dus niet zoals sommige pakketbezorgers, die artikelen voor je deur zetten, om zo snel mogelijk weer weg te kunnen. Onze chauffeurs zijn ware ambassadeurs voor ons, zij worden soms zelfs uitgenodigd op jubileumfeestjes van winkels!’

De geïnterviewden. Van links naar rechts Rick Doorn, Martin van Zanten en Jur van Dalfsen

Black Box
Het gaat goed met Vadain. Hierdoor lag de focus jarenlang op groei.

‘Er heerst hier een cultuur van dóen, en gáán-gáán-gáán. Daar is op zich niets mis mee. Maar, toen ik hier anderhalf jaar geleden begon, vond ik het wel opmerkelijk dat dit bedrijf zó succesvol kon zijn, terwijl ik heel veel mogelijkheden tot verbetering van de interne logistiek zag.’

‘Zicht op aan welke orders werd gewerkt, en wat de prioriteit daarvan is, ontbrak bijvoorbeeld. Binnenkomende orders werden eenvoudigweg direct vrijgegeven voor productie. 100% push dus, en daardoor grote tussenvoorraden. Alhoewel we niets maken dat niet is besteld, was hetgeen er op de werkvloer gebeurde, en eventuele bottlenecks daarin, een black box.’

Vadain maakt gordijnen en vitrages pas, nadat die zijn besteld door een klant

Sfeer
Vadain moest iets ánders al wél heel goed doen, om zo goed te draaien. Achteraf gezien gaf zijn sollicitatiegesprek Van Zanten al een hint over de belangrijkste succesfactor.

Van Zanten: ‘Het is de sfeer in dit familiebedrijf! Ik heb in diverse ondernemingen gewerkt, maar Vadain spant echt de kroon. Zij zetten hun ménsen voorop. Het is daarom geen wonder dat velen hier al heel lang werken. Bij mijn kennismaking vroegen ze niet wat ik allemaal al had bereikt. Nee, ze wilden weten wat voor type persoon ik was, en welke passies ik had inzake leiderschap.’

Zonder gemor
Door de hoge graad van betrokkenheid, lossen de mensen op de werkvloer veel logistieke verstoringen op.

‘Hoe vér dat ging, werd duidelijk toen medio 2022 het dak van de fabriek* in Genemuiden waaide. We verhuisden toen naar een noodgebouw, maar dat had maar 25% van het oppervlak. De enige manier om net zo veel gordijnen te kunnen blijven maken, was tijdelijk werken in ploegendienst, waarbij de eerste ploeg al om 6.00 startte. Dat deed iedereen echter zonder gemor en zonder extra salaris.’

Nul op de meter
Er is nog iets dat Vadain al heel goed doet: focussen op duurzaamheid. Wie wel eens kijkt naar een programma zoals Dragons Den, waarin startups geld proberen los te krijgen van investeerders, zal het opvallen dat aandacht voor duurzaamheid daartoe tegenwoordig noodzakelijk is. Duurzaamheid wordt steeds meer gezien als een voorwaarde, om op lange termijn te floreren als bedrijf.

Bij Vadain wordt al veel aandacht besteed aan dat aspect. Je kunt bijvoorbeeld gordijnen bestellen die voor 100% bestaan uit gerecyclede grondstoffen.

‘Ook op andere manieren staat duurzaamheid hier hoog op de agenda’, vertelt Martin van Zanten. ‘Bij de vernieuwing van het hoofdkantoor in Genemuiden is bijvoorbeeld niet gekozen voor verhuizing. In plaats daarvan is de bestaande locatie verbouwd, zodat die nu nul op de meter heeft qua gas.’

Vadain, hetgeen staat voor Van Dalfsen Interieur, is onderdeel van de Venture Groep. ‘De in 2022 overleden oprichter, Harry van Dalfsen, was een ondernemer in hart en nieren. Hij zag op veel vlakken kansen, en dat leidde tot een familie van bedrijven. Deze delen een shared service center voor IT, marketing, administratie en financiële rapportages.’ 

Vadain wil niet enkel de eigen werknemers met respect behandelen, maar ook bijdragen aan een betere wereld. ‘De stichting Sampark is een voorbeeld. Naast het stimuleren van goed werkgeverschap, en het geven van cursussen kleding maken aan de lokale bevolking, bouwt deze stichting aan vier scholen op het platteland van India.’  

Betrokken werkvloer
De eerste conclusie in dit artikel is, dat bedrijven met een perfect logistiek concept toch iets heel belangrijks kunnen leren van Vadain: er gaat niets boven een betrokken werkvloer en een goede sfeer!

Het omgekeerde is echter óók waar: als je zoals Vadain mensen hebt die enthousiast en met trots producten maken, dan kan het nog veel beter als je de logistiek stroomlijnt! Sterker nog, dit kan ook de werkvreugde verder verhogen, doordat je frustraties wegneemt.

Dit is iets waar Vadain nu hard aan werkt.

Het op maat maken van een gordijn omvat circa 13 stappen, te beginnen met het ophalen van de benodigde rollen stof uit het magazijn. Hierna volgen onder meer het knippen en onderzomen, het op hoogte maken, en het bevestigen en dicht maken van de band. De laatste stappen zijn plooien, strijken, vouwen en verpakken.

Multi-inzetbaar
Tot voor kort werkte iedereen op een vaste plek in de fabriek*. ‘Begin dit jaar zijn we echter begonnen met trainingen om de werknemers multi-inzetbaar te maken. Dat is beter, want zo kun je het werk beter verdelen, afhankelijk van de actuele bottlenecks in de voortgang.’

‘Ook kun je dan inspelen op ziektegevallen. Ook dat is belangrijk, want het is zwaarder werk dan je denkt. Er zijn repeterende handelingen, en sommige gordijnen zijn heel zwaar. Daarbij komt, dat er relatief veel dames werken in ons atelier, en dat de gemiddelde leeftijd 45 tot 50 jaar is.’

Automatisering om het werk te verlichten is lastig. ‘Wij opereren in een niche. Daarom zijn er maar één of twee bedrijven die oplossingen bieden’.

Flow verbeteren
Er zijn echter ándere manieren om het werk makkelijker te maken, en die tegelijk de doorstroom (flow) verbeteren.

‘De stof voor een gordijn komt van rollen. Er is keuze uit liefst 8100 stoffen en kwaliteiten. Vóór een order wordt vrijgegeven, wordt de daarvoor benodigde stof opgezocht in het magazijn. Soms bleek die er dan niet te zijn, en dan is dat zoeken dus verloren tijd. Daarna waren er soms nog andere problemen, doordat er achteraf te weinig stof was, omdat er bijvoorbeeld een weeffout inzit.’

Dat soort verstoringen hadden ook gevolgen voor de klanten. ‘Die kregen hun gordijnen later geleverd dan gedacht, en dan kregen we de betrokken winkels aan de telefoon. Vervolgens moesten we dan uitzoeken wat de status van de betreffende order was, zodat we daar prioriteit aan konden geven. Onze werkvloer was echter volledig een black box. Er was totaal geen zicht op de voortgang. Vind dan maar eens uit waar een bepaald gordijn-in-wording zich bevindt!’

Studenten
Rick Doorn en Jur van Dalfsen (geen familie van de bedrijfsoprichter) begonnen als student al in 2020 deze problemen aan te pakken. ‘Ze hebben het belang van logistiek hier goed op de kaart gezet.’

‘In 2020 deden Jur en ik allebei een afstudeerstage vanuit Windesheim Hogeschool bij Vadain. Sinds dit jaar zijn we hier echter gewoon werknemer’, vertelt Rick Doorn. ‘Jur deed HBO-bedrijfskunde met specialisatie smart retail. Hij ging destijds onderzoeken hoe software beter kon worden ingezet bij het beheer van de voorraden in het magazijn. Ik deed HBO commerciële economie, en zocht uit waar de klanten van Vadain het meeste behoefte aan hadden. Dat bleek vooral een betrouwbare afleverdatum. Die twee zaken bleken perfect op elkaar te sluiten. Zo gingen we al snel samenwerken.’

Schone voorraad
Het eerste punt dat werd aangepakt, was een ‘schone voorraad’ creëren van gordijn- en vitragestoffen in het magazijn. ‘Kort door de bocht: zit het aantal meter dat je dénkt op een bepaalde rol. Bij binnenkomst van een partij gordijnstof verdelen we die, vóór de opslag in het magazijn, over een aantal rollen. We checken daarbij nu met machine vision op weeffouten. Die snijden we er dan uit, en we controleren de lengte van de stof. Dit alles wordt gedaan met een schouwmachine. Die is bedacht door Vadain en is samen met naaimachine- en softwareleveranciers ontwikkeld.’

‘Dankzij het schouwproces komen we nu niet meer voor verassingen te staan op de werkvloer: wat je denkt dat er aan stof op een rol zit, ís er. Ook kunnen we nu de kwaliteit van onze stofleveranciers objectief beoordelen, en daar bij toekomstige inkoopbeslissingen rekening mee houden.’

De schouwmachine inspecteert toegeleverde gordijnstoffen, en verdeelt ze pas daarna over rollen. Zo weet je zeker dat er op elke rol in het magazijn zit wat je verwacht

Rol toekennen
Hierna volgde het tackelen van de zoekproblemen in het magazijn.

Doorn: ‘Hiervoor is, op basis van trial-and-error, software ontwikkeld. We noemen deze oplossing rol toekennen, want dát was aanvankelijk het belangrijkste wat de software deed. Het werkt als volgt: zodra een winkel een order plaatst, checkt de software of er een rol met de benodigde stof aanwezig is. Zo ja, dan wordt die toegekend aan de betreffende order, en kan dus niet meer worden weggekaapt door een andere productieorder. Hierdoor komt zoeken naar rollen die er niet zijn, nu niet meer voor. Is de benodigde rol er niet, dan wordt die besteld en ook alvast toegewezen. Tenslotte wordt er, op grond van al deze informatie, een afleverdatum afgegeven aan de winkel.’

Een rol stof die is toegekend aan een specifieke productieorder, kan niet meer worden gepickt voor een andere order, dan kriig je een foutmelding

Vinger aan de pols
Natuurlijk kan er nog steeds iets onvoorziens gebeuren, waardoor een gordijn toch later klaar is. In dat geval wil je de klant waarschuwen, voordat de betreffende winkel jou belt. Bovendien: hoe eerder je een onvoorziene vertraging op het spoor bent, hoe meer je de tijdsoverschrijding kunt beperken. Hiertoe houdt de software de vinger aan de pols: welke afleverdata dreigen in gevaar te komen.

Digitalisering
Als er onvoorziene vertraging is op de werkvloer, dan wil je de betreffende order snel kunnen opsporen. ‘Om dat te kunnen, is één van de projecten waar ik nu samen met Rick Doorn aan werk, het verder digitaliseren van de fabriek*’, vertelt Jur van Dalfsen. ‘Het proces van productconfiguratie tot bestellen vanuit de winkels gaat al automatisch. De voortgang op de werkvloer is echter nog een black box. Waar we heen willen is dat je digitaal kunt zien waar alle orders op de werkvloer zijn en in welk stadium.’

Visueel management
‘We hebben ondertussen alvast wat ánders gedaan’, vult Martin van Zanten aan. ‘Namelijk het toepassen van visueel management. Orders hebben nu een kleur, passend bij de dag dat ze op de expeditie moeten zijn, om in een vrachtwagen te worden geladen die op dat moment een route rijdt langs de betreffende groep van winkels. De belangrijkste reden voor die kleurcodering is dat mensen die de laatste productiestappen doen, nu voorrang kunnen geven aan orders die bij afronding direct in een vrachtwagen kunnen. Dat scheelt uitzoekwerk op de expeditie. De kleuren helpen echter ook om vertraagde orders te vinden. Daar maken we dan spoedorders van, en die halen dan de andere orders in. Een lijst van alle spoedjes gaat elke dag naar alle werkplekken.’

Vaker dan door een probleem op de werkvloer, komt een overschrijding van een aflevertijdstip doordat de stof om het betreffende gordijn te maken er nog niet is.

‘Het gaat dan meestal om gordijnen waarbij de stof moest worden besteld’, verklaart Rick Doorn. ‘Anders zou er immers een reeds toegewezen rol in ons magazijn moeten zijn. Dankzij onze software kunnen we nu veel sneller achterhalen wat er aan de hand is. We kunnen ook in vrachtwagens van toeleveranciers kijken, of de betreffende stof al naar ons onderweg is. Zo niet, dan nemen we contact op met de toeleverancier.’ 

Leverbetrouwbaarheid
Dankzij deze maatregelen steeg de leverbetrouwbaarheid van circa 60 % naar 90%. ‘Bovendien zijn er verspillingen uit het productieproces gehaald, zoals zoeken in het magazijn naar rollen die er niet zijn, en verstoringen door een onverwacht gebrek aan gordijnstof op de werkvloer. We streven ernaar om zo veel mogelijk standaardzaken en controles met software te doen. Mensen kunnen dan focussen op de uitzonderingssituaties.’

Het kan echter nóg veel beter en efficiënter.

Prioriteit
‘Nu is het nog zo, dat orders worden vrijgegeven voor productie, als de benodigde gordijnstoffen er zijn’, vertelt Van Zanten. ‘Het is echter maar de vraag of dat slim is. Op die manier zijn er veel tussenvoorraden, waardoor er bijvoorbeeld meer zoekwerk is. Er zal altijd een flinke hoeveelheid tussenvoorraad nodig zijn als functionele buffer tussen de productiestappen, daar die variëren in bewerkingstijd. We weten nog niet welke buffers passend zijn. Dat is één van de dingen die we onderzoeken. Op een ander vlak kunnen we sneller vooruitgang boeken. Als een klant een gordijn bijvoorbeeld pas over acht weken wil hebben, dan is het niet nodig om daarmee direct al aan de slag te gaan. Dan neem je namelijk productiecapaciteit in beslag, die je kunt gebruiken voor orders met een hogere prioriteit. Het is de bedoeling dat de software een soort enterprise resource planning gaat doen. Op basis van de gewenste afleverdatum reken je dan terug naar het moment dat de productie moet starten, rekening houdend met wat buffertijd. Dán begin je pas, niet eerder. In Polen werken we al op deze manier.’

Iets anders dat in de pijplijn zit, is het reduceren van de hoeveelheid afval, door de beschikbare lengte aan gordijnstoffen op de rollen optimaal over de orders te verdelen. 

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij WorldClass in de praktijk helpt brengen!

Blom Consultancy

Blom Consultancy - Monozukuri lean naar flow

Waar een weg is, is een toekomst. Onze visie is dat de Nederlandse industrie zich kan blijven meten met de rest van de wereld, door continu te verbeteren.
De kern van wat we bieden is Monozukuri via Lean naar flow. Zowel in het proces en de productieketen als door de medewerkers, zodat zij moeiteloos hun taken doen, beter presteren en meer plezier ervaren.
Daarbij focussen wij op het ondersteunen van het management en werken we aan de balans tussen het technische en sociale systeem. Uitgangspunt is het voorkomen van verspilling. Het resultaat is een hogere productie, betere productkwaliteit, meer werkplezier en minder kosten.

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie WorldClass

KOOP
Zou het niet mogelijk zijn, om generiek bruikbare componenten of snellopende gordijnen alvast op voorraad te produceren? Dus al voor ze besteld zijn?, opper ik. Je creëert dan een klant-order-ontkoppelpunt (KOOP), met een buffervoorraad die je kunt aanvullen op momenten dat er weinig vraag is?

‘Om met dat laatste beginnen’, reageert Van Zanten. ‘We hebben seizoensinvloeden qua vraag, maar daar kun je op andere manieren wat aan doen, bijvoorbeeld met acties. Wat wél beter zou kunnen, is het tegengaan van pieken en dalen op de werkvloer door regulering van de ordervrijgave. Nu varieert onze capaciteitsbelasting van dag tot dag met wel 200%. Delen van gordijnen als een soort basismodules alvast gereed maken, om daar bij een piekvraag uit te putten, gaat echter niet. Daarvoor is er gewoon teveel variatie in de raamhoogtes en breedtes.’

Er is wel één uitzondering hierop. ‘We hebben grote winkelketens als klant, die gordijnen in een paar vaste maten verkopen’, vertelt Jur van Dalfsen. ‘Daar kunnen we wél een ijzeren voorraad van aanleggen, waaruit we dan razendsnel kunnen leveren. We zijn nu aan het uitzoeken hoe we dat het beste kunnen organiseren. Het leuke van mijn rol hier is, dat ik steeds met andere afdelingen in gesprek ben over procesverbetering. Vandaag was dat bijvoorbeeld inkoop. De vraag waar we ons over bogen was: als een winkelketen aangeeft in een jaar 500 gordijnen te bestellen, kopen we dan alle stof daarvoor in één keer met korting in, of niet?’  

Op volle toeren
Het zal inmiddels duidelijk zijn: het proces van continu verbeteren draait inmiddels bij Vadain op volle toeren. De resultaten tot nu toe: meer werkplezier en een veel hogere leverbetrouwbaarheid. Als ze ook de goede bedrijfssfeer vast weten te houden, staat niets een verdere expansie van hun gordijnen-business in de weg.

Martin van Zanten is weliswaar een Black Belt Lean Six Sigma, maar heeft een nuchtere kijk op procesverbetering.

‘Korte doorlooptijden en lage tussenvoorraden zijn prima, maar sommige buffers op onze werkvloer zijn en blijven essentieel. Bedenk ook dat wij enkel gordijnen maken die al zijn besteld. Met onverkoopbare producten blijven we dus niet zitten. Onze mensen zijn erg betrokken en denken al goed mee. Ik zou echter graag zien dat ze ook mee gaan helpen veranderen en verbeteren. Verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden komen dan lager in de organisatie te liggen, zoals bij Lean gebruikelijk is.’

*) Gezien de focus op vakmanschap en ambachtelijkheid wordt binnen Vadain niet over een fabriek gesproken. De medewerkers prefereren de term atelier.

De interviews voor dit artikel vonden eind 2023 plaats.