Lean accounting op basis van cashflow?

In het artikel Managementbeslissingen op grond van cashflow - en het bijbehorende boek De AlignmentPuzzel - wordt gesteld dat het jargon in de boekhouding het zicht vertroebelt.

Daarom kun je bij (Lean) management afwegingen beter kijken naar de cashflow, zeg maar wat er in en uit de geldkas stroomt.

Ronald van Tol, MMC (Master in Management Consultancy) plaatst hier flink wat kanttekeningen bij.

Als je de boekhouding terzijde schuift, gooi je het kind met het badwater weg. Juist in de boekhouding kun je namelijk al alles over kasstromen vinden, én dit op een betrouwbare manier. Het is daarom een veel beter idee, als managers boekhoudkundige rapportages leren lezen. Alignment houdt immers ook in: elkaars taal leren spreken.

Kijken naar kasstromen is bovendien niet zaligmakend. Wél kan dit soms erg zinvol zijn. Dit kan nauwkeurig met reeds lang bestaande boekhoudkundige methodes, zoals discounted cashflow en direct costing. Ga dus als manager niet zelf aan de slag, maar werk samen met de financials in uw bedrijf.  

Van Tol's bijdrage (hieronder) is een nuttige aanvulling, maar er blijven nog wel vragen openstaan! Hoe meet je bijvoorbeeld de reductie van overhead, zoals zoeken en klanttelefoontjes beantwoorden, bij Lean productie? En hoe krijg je op elke plek in je bedrijf begrijpelijke én actuele prestatie-indicatoren, die zorgen voor afstemming?

Ronald van Tol: “Er is zeker iets aan de hand in het land der financials. Het is een terechte constatering in het artikel managementbeslissingen op grond van cashflow (hierna: "het cashflow-artikel"), dat de taal van boekhouders niet wordt verstaan door mensen uit andere bedrijfsdisciplines.

Zij krijgen daardoor niet de duidelijkheid die ze nodig hebben. Andere specialisten, zoals logistici, ICT-ers en marketeers, dragen overigens net zo goed bij aan spraakverwarring. Als je alignment wilt, waarbij iedereen in een bedrijf sámen optrekt, dan is elkaars taal leren spreken en elkaars kennis respecteren, daarom een belangrijk onderdeel.

In het cashflow-artikel worden enkele boude uitspraken gedaan zoals “De traditionele boekhouding, met alle toewijzingen en jargon daarin, vertroebelt het zicht.”
Een paar alinea’s verder las ik: “financiële cijfers zijn een afgeleide van de reële economie, wat kan leiden tot foutieve managementbeslissingen.”
En weer later: “Bij managementbeslissingen kun je, volgens de auteurs van De AlignmentPuzzel, de boekhouding met ingewikkelde begrippen (…) beter laten voor wat hij is.”

Betrouwbaarheid
De boekhouding ter zijde schuiven, en enkel kijken naar de cashflow (kasstroom), is echter zeker geen goed idee, vind ik!

De boekhouding is namelijk een database van transacties, met zó veel checks and balances, dat alle updates betrouwbaar en controleerbaar zijn. Juist die betrouwbaarheid is onontbeerlijk bij managementbeslissingen.

Die zorgvuldigheid uit zich onder meer, door het gelijk lopen van kosten en opbrengsten per periode. Dat maakt resultaten over verschillende tijdvakken vergelijkbaar. Zo kun zien of je groei of krimp doormaakt. Dat kun je niet als je eenvoudigweg elke dag in je portemonnee kijkt of daar meer of minder geld inzit, en dat beschouwt als de wáre informatie.

Conversie functie
Bij investeringsbeslissingen gaat het om de omzetting van geld in (investerings)goederen, waarmee daarna producten worden gemaakt, die bij verkoop als het goed is weer geld opleveren.

Dit wordt de conversie functie genoemd. Dit is één van de basiselementen van boekhouding. De investeringscyclus wil je altijd kunnen volgen.

De investeringscyclus  (Bron/© Ronald van Tol)

Discounted cashflow
In één van de alinea’s in het cashflow-artikel wordt ingegaan op een (verwachte) lange-termijn verandering van de kasstroom. Het is onduidelijk in welke context dat daar gebeurt. Het meest voor de hand ligt dit bij een investeringsbeslissing. Daar gebruiken wij als accountants als sinds jaar en dag de discounted cashflow methode voor.

Kort door de bocht wordt hierbij een investering gezien als cash-outflow, en de opbrengst van producten die je vervolgens maakt als cash-inflow.

Als dit sommetje positief is, dan kun je de investering doen. Wel corrigeer je bijvoorbeeld voor rente die je niet hebt ontvangen bij (inkomende) cashflows in de toekomst. In het Engels heet deze correctie discounting. Ergo, kijken naar cashflows bij investeringsbeslissingen is niet nieuw.

In de bovenstaande context is het begrip cashflow nuttig, maar dat geldt niet bij álle managementbeslissingen. Bij het beoordelen van een performance kijk je niet naar de cashflow, net zo min als bij beslissingen over de productkwaliteit, of bij het beoordelen van medewerkers. En de cashflow weegt slechts gedeeltelijk mee bij de inschatting van de kredietwaardigheid van een grote klant en bij het voorraadbeheer.

Direct costing
Ook de uitbreiding van het geldstroom-concept in het cashflow-artikel, via optelling van verschillende geldstromen over de levenscyclus van de onderneming, bestaat al langer.

Sterker nog, dit is zelfs één van de uitgangspunten voor een (intrinsieke) bedrijfswaardering. Daarmee toets je bijvoorbeeld een bod dat wordt uitgebracht door een potentiële koper.

In het artikel worden vijf kasstromen onderscheiden, waarvan de eerste drie de opbrengsten, de kosten van grondstoffen, en de operationele kosten zijn. Financials kennen dit als het – overigens zeer nuttige - systeem van direct costing.

Bruto en netto operationeel resultaat
Met direct costing kijkt een onderneming vooral naar de variabele kosten, en naar de dekking van de vaste kosten, soms de overhead genoemd (zie ook het kader Lean en het overhead probleem, red).

Het verschil tussen de omzet en de variabele kosten is de brutowinst of het ‘bruto operationeel resultaat’. Daarmee dek je als het goed is de vaste kosten: verkoop je voldoende producten met een gezonde marge.

Het verschil tussen brutowinst en de vaste kosten is het netto operationeel resultaat oftewel de EBIT, Earnings Before Interest and Taxes. Trek je daar dan nog de kosten van financiering en belastingen af – kosten die niet rechtstreeks met de productie te maken hebben – dan kom je uit op de nettowinst.

Nettowinst
Die nettowinst kun je niet op één lijn zetten met brutowinst of operationeel resultaat, zoals in het cashflow-artikel gebeurt, en dan daaruit de conclusie trekken dat het winstbegrip uit de boekhouding een vertroebeld beeld geeft.

Ten aanzien van de andere geldstromen, zoals investeringen, wil ik nog opmerken dat die in de jaarrekening worden verwoord in de balans en in het kasstromen overzicht. Deze geven een uitgebreid beeld van alle belangrijke kasstroom bewegingen.

Elkaars taal leren spreken
Het boek De AlignmentPuzzel gaat over afstemming binnen ondernemingen van processen en disciplines. Dan is het vreemd te lezen dat een belangrijk en betrouwbaar aspect van de bedrijfsvoering, de boekhouding, bij management beslissingen maar gelaten moet worden voor wat het is. Dit vanwege de complexiteit ervan, en het gebruik van jargon.

Op die manier gooi je het kind met het badwater weg. Hoeveel beter zou het niet zijn, als de disciplines in een bedrijf elkaars taal leren spreken!

De taal der financials wordt niet goed verstaan. Daardoor wordt de schat aan informatie in de boekhouding niet goed benut  (Bron/© Ronald van Tol)

Gebruik wat er al is
Ten aanzien van managementbeslissingen wordt in het cashflow-artikel het geldstroom-effect als leidend voorgesteld. Om inzicht in de cashflow te krijgen worden vervolgens reeds bestaande methoden gebruikt, zoals direct costing en discounted cashflow, maar dan nogal slordig en onder andere benamingen.

Vaak gaat het bovendien om zaken die al aanwezig zijn – en dit op een betrouwbare manier – in de bestaande boekhouding. Gebruik dus wat er al is, zou ik zeggen, en ga als manager geen alternatieve sub-administratie voeren.

De boekhouding is al ingericht op onderscheid tussen geld en goederen, via de eerdergenoemde conversiefunctie. Inzicht daarin wordt immers als cruciaal gezien. Beide aspecten komen terug in de jaarrekening, zowel in de balans, als in de resultatenrekening, als in het cashflow statement. Dit nog los van allerlei andere overzichten die je kunt genereren.

Focussen op alignment is erg goed en leuk om een onderneming te beschrijven. Dat daarbij een goed en betrouwbaar systeem sneuvelt – de boekhouding- is echter een te hoge prijs.

Misschien is het niet zo innovatief, maar het lijkt me effectiever om een bestaand en goed functionerend systeem - de boekhouding - te gebruiken als katalysator voor afstemming tussen bedrijfsdisciplines.

Cijfers bijten niet
Mocht u meer willen weten over wat boekhouding en management accounting voor u kan betekenen, dan verwijs is graag naar mijn boek Cijfers bijten niet*. Dit is geschreven voor niet-financials, zoals managers en andere bestuurders.

Financiële taal en jargon wordt er in uitgelegd, waarna je met financiële data kunt werken als beslisser. De recordtijd waarin mijn boek is gelezen is 5 uur, 1 minuut per pagina. Als je daarna betere beslissingen neemt, heb je al snel return on investment qua tijd.”