Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
Verbetertips en -principes [2]
Bron: Procesverbeteren.nl
World Class: Slanke, perfecte én geoliede organisatie
Procesverbetering draait om afstemming Meer flow, betere afstemming en productiviteit, meer werkplezier!
Tips en ‘wetten’ voor snélle procesverbetering [2]
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdred. procesverbeteren.nl, 12-07-2021  [ deel 1 ]  [ deel 2 ]


In deel één van dit tweeluik (lees dit eerst!) staan snelle verbeterprincipes en -tips voor [1] Strategie en klant, [2] Werkplek optimalisatie fabriek, [3] Werkplek optimalisatie kantoor, en [4] Flow optimalisatie fabriek.

In deel 2 principes en tips voor [5] Flow optimalisatie kantoor, [6] Flow optimalisatie Supply Chain, [7] Meten is weten, [8] Trainen en leren, en [9] Verduurzaming!

5. Flow optimalisatie kantoor


[P]  Pas éérst de werkplek principes toe
Zonder betrouwbare schakels is er geen basis voor flow, een keten is immers zo sterk als de zwakste schakel. Begin daarom, ook in het kantoor, lokaal met procesverbetering. Zie aldaar.

[P]  Kopieer de flow principes uit de fabriek
Omdat de flow principes voor de fabriek generiek zijn - zie aldaar - zie deze meestal ook in het kantoor toepasbaar! Vrijwel alles wat inzake flow in fabrieken over het zichtbaar maken, reguleren, veréénvoudigen en continu verbeteren van waardestromen wordt gezegd, geldt ook voor overwegend digitale waardestromen. Toch zijn er ook wel een aantal kantoorspecifieke principes en tips, zie hieronder.

[P]  Maak de digitale flow visueel
In het kantoor is de stroom van halffabricaten van nature niet zichtbaar. Met behulp van software kan die flow echter wel in beeld gebracht worden. Process mining is daarnaast ook een optie, je brengt daarmee achteraf het verloop van processen in kaart.

Waardestromen visueel maken is cruciaal. Dit kan ook in kantooromgevingen
Waardestromen visueel maken is cruciaal. Dit kan ook als de meeste processen digitaal zijn, zoals bij het Kadaster


[P]  Verantwoordelijk bij de bron
Leg de verantwoordelijkheid voor informatie, en de compleetheid daarvan, bij de bron. Dus zo vroeg mogelijk in de keten. Dit is vergelijkbaar met het first time right principe in de fabriek.
Breng wensen van klanten bijvoorbeeld meteen compleet in kaart. Op die manier wordt later het aantal bestellingswijzigingen beperkt. Na de bestelling kunt u de orderbevestiging gebruiken om wijzigingen te ontmoedigen. Laat de klant weten dat u start met zijn order, en dat eventuele wijzigingen bijkomende (administratie)kosten veroorzaken, en de levertijd verlengen.

[P]  Vorm per productsegment multidisciplinaire werkcellen
De Quick Response-aanpak, waarbij er werkcellen worden gevormd voor het uitvoeren van soortgelijke taken, werkt net zo goed in het kantoor als in de fabriek. Teams van gecross-trainde mensen in deze cellen kunnen de uitvoering van variabel werk, dat verloopt in meerdere stappen, zelf verdelen en afstemmen. Dit komt de flexibiliteit ten goede.

Werken in multidisciplinaire teams doorbreekt de silo's die (kantoor)afdelingen zijn(Kantoor)afdelingen zijn als silo's. Werken in multidisciplinaire teams doorbreekt de grenzen daarvan.


[P]  Beperk het aantal projecten
Lopende projecten zijn in feite een vorm van tussenvoorraad. Ook op het kantoor werken tussenvoorraden vertragend. Beperk het aantal lopende projecten per medewerker daarom tot twee grote of drie kleinere. Dit is genoeg om altijd wat om handen te hebben, en er gaat zo minder tijd verloren bij het ‘wisselen’ tussen projecten. Meer tips voor (Lean) projectmanagement staan in een apart artikel.

[P]  Beperk het aantal overdrachten
Bij elke overdracht moet een medewerker zich opnieuw in de materie verdiepen, en gaat er vaak informatie verloren. Dit kan leiden tot fouten en herbewerking. Makigami, de kantoorversie van Value Stream Mapping, kan dit soort zaken aan het licht brengen.
Vaak kan het aantal overdrachten worden beperkt. Dit kan onder meer cross-training, waarna een verkoper bijvoorbeeld een kredietcheck kan doen. Standaardisatie van gegevens, en het elimineren van onnodige informatie, helpt ook.
'Warme' overdrachten tussen mensen, in plaats van via e-mail of documenten, pakken beter uit dan koude, omdat de kans op ontbrekende informatie dan afneemt.

Ontvang samenvattingen van onze diepgaande praktijkverhalen
Wilt op de hoogte blijven van nieuwe artikelen?
Drie voordelen van gratis registratie:
  1. Elke twee maanden een nieuwsbrief met samenvattingen (maar natuurlijk geen andere mail)
  2. Alle artikelen altijd meteen en volledig lezen (sommige artikelen zijn deels afgeschermd voor niet-geregistreerden)
  3. Toegang tot 300+ praktijkcases procesverbetering
  4. Berichten op het forum kunnen plaatsen en opmerkingen toevoegen aan artikelen

6. Flow optimalisatie Supply Chain


[P]  Pas éérst de werkplek én flow principes binnen de eigen (fabrieks)locatie toe
Zonder betrouwbare schakels is er geen basis voor flow. Een keten is immers zo sterk als de zwakste schakel. Begin daarom eerst met procesverbetering op werkplekniveau, zie aldaar.
Verbreed dan naar de flow in de eigen fabriek, zie aldaar.
Start daarna met het verbeteren van de supply chain. Een supply chain voldoet aan dezelfde logistieke ‘wetten’ als een werkvloer. Je streeft ook hetzelfde ná: materialen en data die zich voorspelbaar van plek naar plek bewegen, en mensen die daartoe goed samenwerken. Alle principes voor het vergroten van de flow in een fabriek of organisatie, zijn daarom ook toepasbaar in een supply chain. Het is echter moeilijker om een netwerk Lean, en tegelijkertijd voldoende robuust te maken! Dit komt doordat je niet volledig zicht en grip hebt op alle schakels, én doordat de onzekerheid veel groter is. Ook hebben de ketenpartners niet altijd hetzelfde doel. Hieronder een aantal extra principes en tips om met deze extra onzekerheid in supply chains om te gaan. Deze punten zijn deels ontleend zijn aan een artikel over optimalisatie van supply chains.

[P]  Ketenbrede visualisatie: de flow in de supply chain in beeld
Een eerste voorwaarde voor grip op supply chains is transparantie. Overal moet tijdig de juiste informatie beschikbaar zijn, en de partners moeten elkaar voldoende vertrouwen om data te delen. Iedereen weet dan wat er ketenbreed gebeurt.
ICT helpt daarbij. Scania gebruikt bijvoorbeeld ‘logistieke verkeerstorens’ om te zien waar materialen zich bevinden, en ze kijken ook mee in de fabrieken van hun toeleveranciers!

Planning vanuit een control tower bij Scania
Planning vanuit een control tower (logistieke verkeerstoren) bij Scania

[P]  Netwerkplanning
In fabrieken kunnen capaciteitsproblemen worden voorkomen, door de toekomstige vraag zo voorspelbaar mogelijk te maken. Een gezamenlijke sales and operations planning (S&OP) draagt daar aan bij. Verkopers proberen dan het productenpakket te slijten dat van te voren is afgesproken. Nog een stapje verder dan S&OP is een keten- c.q. netwerkbrede planning. Vaak is dat echter nog een utopie. Het is in elk geval belangrijk dat signalen over de vraagbehoefte doorgegeven worden van de ene plek in de keten naar de andere.

[P]  Gemeenschappelijke missie
De ketenpartners moeten het erover eens zijn welke klantwaarde de supply chain waaraan zij deelnemen genereert voor de (eind)klanten daarvan. Daarna moeten zij bereid zijn het vergroten van die klantwaarde boven lokale optimalisatie bij hen zélf te stellen. Het is belangrijk om daarbij samen met uw business-partners te streven naar win-win oplossingen. Ketenbrede prestatie-indicatoren, die de waardecreatie voor eindklanten zichtbaar maken, versterken dit.

[P]  Werk samen met strategische toeleveranciers
Werk nauw samen met belangrijke toeleveranciers. Bijvoorbeeld door in de ontwerpfase al rekening te houden met hun productiemogelijkheden, door hen te vragen om zelf met ontwerpvoorstellen te komen, door het toepassen van raamcontacten om de orderverwerking te versnellen, en door het delen van planningsinformatie.

[P]  Buffermanagement
Lean staat voor slanke, dus bufferarme, productie. Dit is echter niet hetzelfde als bufferloos! Lean beoogt wél, via het terugdringen van variatie, buffers in productie- en toeleverketens zo klein mogelijk te maken. Overbodige (tussen)voorraden leiden tot lange doorloop- en dus levertijden, én ze ontnemen je het zicht op verbeteropties. 
Er blijft echter altijd variabiliteit over, en die is in supply chains extra groot. Om de variatie op te vangen kunnen drie typen buffers worden ingezet, die zich gedragen als communicerende vaten:

  1. (Tussen)voorraadbuffers.
  2. Tijdsbuffers: je bestelt of produceert iets vroeger dan strikt noodzakelijk. Of je accepteert dat klanten soms langer moeten wachten op een product of dienst.
  3. Capaciteitsbuffers. Denk hierbij aan extra (bijvoorbeeld gecrosstrainde) mensen, aan extra machinecapaciteit, of aan toeleveranciers die pieken in de vraag kunnen opvangen.

De vraag is niet óf je deze buffers wilt, maar welke het slimst zijn, en op welke plekken! In een supply chain zijn hubs en crossdocks bijzondere buffervormen, om materiaaltransporten te optimaliseren.

Treinen zijn een goede metafoor om logistieke netwerken te beschrijven
Treinen zijn een goede metafoor om logistieke netwerken te beschrijven. De stations zijn dan plekken waar iets met een halffabrikaat gebeurt.


[P]  Redundantie
Robuust (risico-bestendig) wordt een supply netwerk, als er sprake is van redundantie. Dit werkt op een vergelijkbare manier als onze stroomvoorziening. Er zijn dan oplossngen zoals back-ups, die je kunt zien als bijzondere vormen van capaciteitsbuffers. Denk hierbij aan de volgende zaken:

  • Dual of multi-sourcing: dezelfde component betrekken van meerdere leveranciers, verspreid over meerdere locaties (landen). De trend tot reshoring, dingen weer gaan inkopen vlakbij, sluit hierop aan. Dit laatste draagt overigens ook bij aan meer duurzaamheid (vanwege minder transport).
  • Meerdere transportmogelijkheden, en meerdere aanbieders daarvan.
  • Hetzelfde product maken in meerdere fabrieken wereldwijd. Smart Industry maakt het in sommige gevallen zelfs mogelijk om fabrieken daartoe kleinschalig en verplaatsbaar te maken.
  • Productdiversificatie: in een fabriek zo nodig andere producten gaan maken, als daar op dat moment nog wél materialen voor beschikbaar zijn.
  • Financiële buffers, om een crisis een tijdje uit te kunnen zingen.

[P]  Modularisatie
Modularisatie draagt sterk aan variatiereductie, óók ketenbreed. Producten bestaan dan uit generiek bruikbare componenten als betrof het Lego. Dit veréénvoudigt de logistieke uitdaging enorm, zeker als je tegelijkertijd het klantorder-ontkoppelpunt zo ver mogelijk vooruit de keten in schuift (postponement). Componenten worden dan zo laat mogelijk toegewezen aan specifieke producten en klanten.
AWL Techniek maakt lasrobots op klantspecificatie. De doorlooptijd van zo'n project is lang. Om die tijd te verkorten, bouwt AWL Techniek aan een bibliotheek van standaardmodules, zowel hardwarematig als softwarematig. Daaruit kan het bedrijf putten om complete machines te configureren.

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Willekeurige adverteerder WorldClass, ontdek hoe zij het gedachtegoed op deze website toepassen:

IJssel TechnologieIJssel Technologie

IJssel Technologie - Uw partner in productieverbetering

IJssel Technologie optimaliseert productieprocessen. Dat doen we door, met onze kennis van theorie en praktijk, mensen en machines op de meest effectieve manier te laten samenwerken.

We werken vanuit een grote verbondenheid met de Nederlandse maakindustrie, die in onze ogen onmisbaar is voor de Nederlandse economie. Met hoofd, handen en hart maken we onze belofte waar blijvend uw concurrentiekracht vergroten.

> Naar website


7. Meten is weten


Hieronder een aantal extra principes en tips om zaken rondom de flow meetbaar te maken!

[P]  Pas Control Charts (regelkaarten) toe
Een Control Chart geeft de ontwikkeling van een indicator of (proces)variabele in de tijd weer. Het gaat om een grafiek, die het onderscheid toont tussen ‘normale’ variatie (in control) en ‘bijzondere’ variatie (out-of-control). Zo kun je trends, zoals een proces dat steeds slechter presteert, tijdig signaleren, ver vóór een ontoelaatbare grens wordt bereikt.

[P]  Meet de Overall Equipment Effectiveness (OEE)
Meet per machine de Overall Equipment Effectiveness (OEE) daarvan. De Overall Equipment Effectiveness (OEE) is een vermenigvuldiging van een aantal factoren, die allemaal tussen 0 en 1 liggen, en 100%. Meestal omvat de OEE tenminste:

  • de machine-beschikbaarheid
    =   (feitelijke productietijd)/(geplande productietijd)\
  • de relatieve prestatie  
    =   (snelst mogelijke bewerkingstijd)/(gemiddelde bewerkingstijd)
  • de kwaliteitsefficiëntie
    =   fractie goedgekeurde producten.

Analyseer aan de hand van de OEE onderbrekingen van het productieproces voor onderhoud en reparatie. En speur naar de oorzaken van (ver)storingen. Inventariseer of daar structurele oorzaken tussen zitten, en neem deze weg.

[T]  Meet de arbeidsproductiviteit
Arbeidsproductiviteit = toegevoegde waarde / aantal personeelsleden,
                                 met
toegevoegde waarde = omzet - ingekochte goederen en diensten.

Benchmark uw arbeidsproductiviteit met andere bedrijven in uw sector. In Vlaamse productiebedrijven was 76.000 euro per werknemer in 2017 het gemiddelde, maar 140.000 euro is top!

[T]  Meet de doorlooptijd
Meet de doorlooptijd van complete processen, het liefst van grondstof tot klant. Doe dit óók in het kantoor. Wachttijden, gebrekkige samenwerking, bottlenecks en rework door ontbrekende informatie komen zo aan het licht.

De moderne fabriekshal van Auping anno nu
Bij Auping bewegen spiraalbodems, bed-omrandingen en matrassen zich in een vloeiende stroom door de fabriek. Hierdoor is de doorlooptijd zo kort mogelijk.


[T]
  Maak een multi-momentopname (MMO)

Bij een multi-moment-opname (MMO) loop je meerdere malen op een willekeurig tijdstip langs een werkstation, en turf je wat de medewerkers doen. Bijvoorbeeld: 'productie', 'set-up', 'wachten op reparatie', 'materiaaltransport', 'afwezig', 'overleg', ‘zoeken’ etc.
Communiceer éérst dat je een MMO gaat doen, om geen wrevel op te wekken. Het doel is niet om mensen harder te laten werken, maar om hun werk makkelijker te maken.

[T]  Observeer vanuit een Ohno-cirkel
Lean vergt veel opmerkzaamheid, je moet verspillingen en verbeteropties léren zien. Taiichi Ohno, één van de grondleggers van Lean bij Toyota, introduceerde daartoe de Ohno cirkel. Hierbij gaat een observator ergens op de werkvloer in een cirkel staan, observeert vervolgens wat er in zijn blikveld gebeurt, en let daarbij op de aanwezigheid van verspillingen.

Het Martini-ziekenhuis ontwikkelde deze zorgvariant van de Ohno cirkel
Het Martini-ziekenhuis ontwikkelde deze zorgvariant van de Ohno cirkel. Daarin staat een observator, die alle bijzonderheden op een afdeling noteert. Dit levert vaak veel (Lean) verbetermogelijkheden op.


[T]  Maak video’s
Maak video’s van verbeteringen. Korte videoclips met de toestand voor en na zijn erg inspirerend. Dit kan eenvoudig met een smartphone. Als het geen bedrijfsgevoelige informatie is kan een video worden gedeeld in een whatsapp-verbetergroep of zelfs via Youtube.

[T]  Introduceer proactief prestatiemanagement
Identificeer variabelen (prestatie-indicatoren) om de efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen te meten. Bepaal de nagestreefde waarden, en definieer (tijdens dagstarts) concrete acties om deze doelen stapsgewijs dichterbij te brengen..

[T]  Bewaak projecten
Beoordeel projecten vooraf op omvang, complexiteit, impact en doorlooptijd. Annuleer projecten als die niet meer binnen de bedrijfsstrategie en prioriteitsstelling passen.

[T]  Monitor de cyclustijd van machines
Cyclustijden van machines kunnen langzaam oplopen door geleidelijke slijtage van bewegende elementen, persluchtproblemen, gebrekkige smering, foute instellingen, verschillen in afregelvoorkeuren tussen bedieners en door onzorgvuldigheden. Soms kan de cyclustijd ook worden verhoogd, bijvoorbeeld door het PLC-besturingsprogramma aan te passen. Overleg daartoe eerst met de machine-leverancier.

[T]  Pas cycle-counting toe
Cycle counting is het dagelijks inventariseren van een klein deel van uw voorraad, om de jaarlijkse voorraadtelling overbodig te maken. Het werkt ook sneller en nauwkeuriger. Veel ERP-systemen ondersteunen het. De ‘telbelasting’ kan verder worden verminderd door vooral kritische items te tellen, die volgens het beheersysteem in kleine hoeveelheden aanwezig zijn. Een handscanner kan dit bij het picken automatisch aangeven.

[T]  Check ronde getallen
Ronde getallen, zoals een zaagsnelheid van 20 meter per minuut, zijn vaak geen optimum. Onderzoek of het binnen veilige grenzen beter kan, vooral als het gaat om een bottleneck-machine.

[T]  Controleer en verbeter de luchtkwaliteit
Meet bijvoorbeeld het kooldioxidegehalte, en zorg dat dit onder 800 ppm blijft. De luchtkwaliteit heeft een belangrijke impact op de productiviteit en de gezondheid van uw medewerkers!

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Willekeurige adverteerder WorldClass, ontdek hoe zij het gedachtegoed op deze website toepassen:

TWI InstituutTWI Instituut

Het Training Within Industry (TWI) programma is erop gericht leidinggevenden te ondersteunen bij de uitvoering van hun dagelijkse verantwoordelijkheden. De TWI methoden zijn het fundament van Lean Manufacturing en Kaizen strategieën. Leidinggevenden worden getraind om vanuit gezonde werkrelaties een klimaat te scheppen voor standaardisatie, opleiding en verbetering van werkmethoden. Succesvol Lean wordt dan direct zichtbaar op de werkvloer, daar waar het werk plaatsvindt en waarde wordt toegevoegd!

TWI Instituut Nederland BV
is officieel partner in het wereldwijde TWI Institute netwerk en hèt kennisinstituut voor training, certificering en implementatie van TWI.

> Naar website


8. Trainen en leren


Een organisatie die continu verbetert, is een lerende organisatie. Hieronder een aantal specifieke tips inzake trainingen en opleidingen.

[T]  Blijf leren
Zorg voor voldoende trainingen en opleidingen. Denk daarbij niet alleen groot, maar ook klein. Een productieplanner die de zoek- en macro-functie van Excel niet kent, zorgt voor veel tijdverlies.

[T]  Investeer in cross-training
High-mix, low-volume productieomgevingen kennen wisselende bottlenecks. Gecrosstrainde medewerkers kunnen zich gemakkelijk daarheen verplaatsen, of in teams het werk verdelen.

Volgens Bosch Scharnieren kunnen productiemedewerkers het beste tienkampers worden Volgens Bosch Scharnieren, één van de koplopers in QRM, kunnen productie-medewerkers het beste tienkampers worden. Ze kunnen dan snel wisselen van taak.


[T]
  Leer via YouTube

Geef de Engelse naam van uw productieproces of productbewerking gecombineerd met 'tips' eens op als zoekopdracht, en laat YouTube u overspoelen met ideeën! Bedrijfsfilmpjes van concurrenten zijn extra interessant, want die geven soms inzicht in hun lay-out en machinepark!

9. Verduurzaming


Verduurzaming zou een integraal onderdeel van procesverbetering kunnen en moeten zijn, maar is dat vaak nog niet. Hieronder wel een aantal specifieke verduurzamingstips.

[T]  Check afvalcontainers
Grondstoffen kunnen tot 50% van de bedrijfskosten vertegenwoordigen. Achterhaal daarom wanneer welk afval ontstaat. Toon ook de afvalpercentages op de werkvloer. Verpakkingen en reststromen hebben vaak waarde. Hiermee goed omgaan draagt bij aan duurzaamheid en kan zelfs een nieuwe inkomstenbron betekenen.

[T]  Sorteer afval
Door verschillende metalen en legeringen gescheiden in plaats van gemengd aan te bieden, kan de waarde van bepaalde fracties verdubbelen.
Aluminium-afval kan bestaan uit verschillende vormen, vervaardigd uit specifieke legeringen. Een goede vuistregel bij aluminium is het scheiden van heel dun plaatmateriaal en foliemateriaal (vaak vrijwel niet gelegeerd) van extrusieprofielen (meestal gelegeerd met vooral Si en Mg), holle buizen (vaak gemaakt van Mn-houdende legeringen), en gietlegeringen (vaak sterk gelegeerd). Bron: Sirris.be
Door kennis te delen met de schrootinzamelaar kunnen rest- en nevenstromen vaak hoogwaardiger gerecycled worden. 

Als je aluminiumafval scheidt in fracties, dan levert recycling daarvan meer opAls je aluminiumafval scheidt in fracties, dan levert recycling daarvan vaak meer op.


[T]  Standaardiseer folie-gebruik
Gebruik voor wikkelfolies om pallets het liefst overal één folie-type, en anders liefst folies van één materiaal en dan het liefst kleurloos. Een afvalstroom kan zo soms veranderen in een inkomstenstroom.

[T]  Plaats afvalcontainers onder een afdak
Regenwater maakt afval zwaar. Dit vergroot soms de verwerkingskosten.

[T]  Bespaar energie
De productiviteit is de verhouding tussen de toegevoegde waarde en de arbeidsuren. De toegevoegde waarde is de omzet minus alle aankopen, ook van energie. Een lagere energierekening vergroot dus de productiviteit. Het sluimerverbruik tijdens sluitingsuren aanpakken en persluchtlekkages terugdringen zijn eenvoudige manieren om uw energieverbruik te reduceren. Daarnaast zijn hoog-rendementsverlichting en zonne-energie vaak goede opties.

> Las u deel één van dit artikel al?  Daarin verbeterprincipes en -tips voor [1] Strategie en klant, [2] Werkplek optimalisatie fabriek, [3] Werkplek optimalisatie kantoor, en [4] Flow optimalisatie fabriek!

Hulp nodig bij de implementatie van WorldClass Operations?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: https://www.procesverbeteren.nl/selectie_methodes/Verbetertips_principes2.php

IJssel TechnologieKepner-Tregoe