Lean manager als regisseur op de gemba bij Deli Home

Procesverbeteraar Erik van Zanten noemt zich geen Lean manager, maar regisseur: iemand die de ‘acteurs’, de operators, steeds beter helpt presteren!

‘Ik ben daartoe heel veel op de Gemba oftewel werkvloer, luister daar naar problemen en wensen, en ga daar dan mee aan de slag’, aldus Van Zanten. ‘Zo krijgen we steeds tevredener klanten én steeds trotsere vakmensen.’

Deze faciliterende benadering was wel even wennen. ‘Aanvankelijk had ik geen idee wat ik eigenlijk op onze Gemba kwam of ging doen!’

Deli Home maakt allerhande plaatmateriaal, tot pakketten voor inbouwkasten en trappen aan toe. Erik van Zanten is continuous improvement manager bij Deli Home, maar noemt zich liever verbeter-regisseur.

‘Ik ben niet de knappe kop, die de procesverbeteringen bedenkt’, verklaart Van Zanten. ‘Hier in Gorinchem werken ongeveer 500 vakmensen, waarvan circa 300 in productie en logistiek. Zij zijn veel slimmer op hun gebied dan ik. Ze kennen hun eigen werk als geen ander, en weten daarom zélf het beste hoe zij onze klantspecifieke producten steeds beter en slimmer kunnen maken en afleveren.’

‘IWat ik doe, is vergelijkbaar met een regisseur die acteurs helpt om de beste prestaties te leveren. Ik voorzie onze mensen daartoe, naar hun eigen wens, zelfs zo nu en dan van nieuwe decorstukken. Denk daarbij dan bijvoorbeeld aan betere magazijnstellingen.’

JuDo
Van Zanten bedacht een bijpassende en bescheiden naam voor het Lean programma, dat in 2018 startte bij Deli Home. Dit programma heet JuDo.

‘JuDo verwijst naar de Black Belts en Green Belts op het gebied van de toepassing van Lean, die sommigen hier inmiddels hebben behaald. Maar veel meer verwijst JuDo naar JUst Deli Operations. Daarmee bedoel ik dat de mensen die het operationele werk doen, centraal staan. Judo kun je ook vertalen met “de zachte weg”. In onze context betekent dit: niet dingen opleggen van bovenaf, maar sámen verbeteren, op basis van suggesties van de werkvloer.’

Ontvang samenvattingen van al onze nieuwe praktijkverhalen!
De vijf voordelen van gratis registratie:

Elke twee maanden samenvattingen van al onze nieuwe artikelen
Geen andere e-mail (!)
Artikelen altijd volledig kunnen lezen
Toegang tot 350+ praktijkcases procesverbetering
Berichten kunnen plaatsen en opmerkingen toevoegen aan artikelen

Maatwerk
De missie van Deli Home is: making custom home improvements easy. Concrete producten die daarbij passen zijn maatwerk inbouwkasten en trappen, vaak van hout. Deze in huis te assembleren pakketten worden geleverd onder bekende merknamen, zoals Bruynzeel en Lundia.

‘Als consument kun je bij een doe-het-zelf-zaak bijvoorbeeld een inbouwkast bestellen met de benodigde afmetingen, en precies de eigenschappen die jij wenst. Wij maken het bestelproces makkelijk, en maken en bezorgen het juiste product vervolgens zo efficiënt mogelijk. Daar komt in toenemende mate digitalisering en robotisering bij om de hoek kijken, Smart Industry dus. We letten er ook op, dat de producten gemakkelijk door doe-het-zelvers of klusbedrijven in elkaar kunnen worden gezet.’

Besparen
Sinds kort is Deli Home eigendom van investeerder Ardian. Daarvoor was NPM Capital de eigenaar. ‘Zij gaven ons Lean programma, dat startte vanuit de tien distributiecentra, een ambitieuze besparingsdoelstelling mee van honderduizenden euro’s. We bereikten die doelstelling onder meer, door efficiënter orders te gaan picken in de magazijnen, met slimmere routes en een betere positionering van de opslaglocaties. Ook zijn we bijvoorbeeld deuren en bijpassende panelen op één pallet gaan vervoeren.’

Besparing als doel, riep dat geen weerstand op?, vraag ik. ‘Hoeft niet altijd zo te zijn’, reageert Van Zanten. ‘Aanvankelijk stelden we slimmer en plezieriger werk voorop. Sommige teamleiders gingen echter zélf vragen hoeveel een bepaalde verbetering nu opleverde. Dat is ook wel begrijpelijk. Je wilt weten hoe goed je het hebt gedaan, samen met je mensen.’

Gemba
Vanaf het begin was het de bedoeling dat de werkvloer zélf zou gaan verbeteren, met het management in een faciliterende rol.

‘Het Lean-principe Go to the Gemba, oftewel werkplek, stond daartoe centraal. Twee volle dagen per week bevond ik me op de werkvloer. In het begin had ik echter nog geen idee wat ik daar eigenlijk kwam of ging doen! Ik nam mijn laptop en pen en papier mee, en schoof aan op de plek waar onze teamleiders overleggen met de medewerkers. Dat is een centraal punt. De planning wordt er gemaakt, én het is de plaats waar mensen met problemen naartoe komen.’

Observeren
Van Zanten leerde observeren. ‘Zodra er zich iets bijzonders voordoet, loop ik met de mensen mee naar de plek waar dit speelt. Ik ga daar dan met alle betrokkenen in gesprek: wat is er gebeurd, hoe lossen jullie dat op, en wat zou ik kunnen doen om herhaling van het probleem te voorkómen.’

In het begin had Van Zanten een beetje onbevredigd gevoel na zo’n werkdag. ‘Ik vroeg me af: had ik dezelfde informatie niet kunnen vergaren, door één of twee uurtjes de teamleiders apart te nemen? Al gauw realiseerde ik me echter dat dit niet zo is. Ten eerste verneem je problemen dan niet uit de eerste hand. Het gaat vaak om relatief simpele zaken, waar een groot verbeterpotentieel achter schuil gaat. Bijvoorbeeld een verpakkingsmachine met veel korte stops, waarbij de folie vaak scheurt. Zoiets moet je zelf zien, om het echt te begrijpen.’

Goodwill
Er is nog een voordeel van frequente aanwezigheid op de werkvloer. Iets dat je niet meteen merkt, maar na een week of acht zeker wel. ‘Het levert je heel veel goodwill op.’

‘Je zult toch wel wat meer doen dan enkel observeren en vragen stellen?’, merk ik op. ‘Krijgen mensen anders niet het gevoel dat zij het échte werk doen, en dat jij maar wat rondloopt?’

‘Het is cruciaal dat je je niet autoritair of als een betweter opstelt’, reageert Van Zanten. ‘Treedt mensen met een open houding tegemoet, en laat zien dat je elke suggestie van hen écht verwelkomt. En als er een goed idee is, dan moet je meteen aan de slag gaan om dit te helpen realiseren. De pickers in het magazijn bleken bijvoorbeeld onnodig ver te moeten lopen, omdat ze gladde artikelen, die makkelijk verschuiven, graag bovenop een pallet leggen. De oplossing daarvoor is relatief eenvoudig: magazijnstellingen met gladde artikelen vooraan in het magazijn zetten.’

Decorstuk
Daarvoor moest een toeleverancier nieuwe stellingen aanleveren, en de technische dienst moest die daarna opbouwen.

‘Ik zorg er in zo’n geval voor, dat dit heel snel gebeurt! Vergelijk het met inspelen op acteurs, die een betere set nodig hebben. Natuurlijk is wat onze mensen doen geen toneelstuk, maar ik heb toch een soort regisseursrol. Ik zorg er voor dat iedereen de beste werkresultaten kan neerzetten, opdat de ‘toeschouwer’ c.q. de klant steeds tevredener wordt, en opdat de ‘acteurs’ c.q. productiemedewerkers trots kunnen zijn op hetgeen ze doen.’

Vakmanschap staat hoog in het vaandel. De beste ideeën komen van de werkvloer. ‘Zelfs als je daaraan twijfelt, is het het beste om enkel verbeteringen uit te voeren waarvoor commitment is. Mijn taak is om te zorgen voor de benodigde menskracht, tijd en hulp.’

Band
‘Groeit er een band met de werkvloer?’, vraag ik. ‘Ja, dat is mooi gezegd. Je krijgt met heel veel mensen een klik. Je doet het sámen. Als er geen probleem is om over te praten, dan moet je zelf bereid zijn om de mouwen op te stropen. Bijvoorbeeld op een plek waar gebrek aan menskracht is. Als je je laat uitleggen wat je daar moet doen, dan blijkt een taak soms veel ingewikkelder dan het op het eerst gezicht lijkt. Daar leer je van, je waardering voor de vak professionals neemt toe, en zij zíen dat ook.’

Ergonomie is ook een belangrijk aandachtspunt. ‘Veel activiteiten in magazijnen of tijdens de productie zijn fysiek belastend. Dat ervaar je, als je zelf dingen doet. Of je hoort bijvoorbeeld dat iemand rugklachten ontwikkelt. Dat is belangrijk om te weten, zodat je er iets aan kunt doen voordat het tot ziekte leidt.’

Van Zanten kende zijn medewerkers al lang en goed. Toch ontstaan er nieuwe interacties door het nauwere contact. ‘Ik heb bijvoorbeeld geschiedenis gestudeerd, en sommigen zijn daarin geïnteresseerd. Hen stuur ik dan wel eens dingen toe. Ik heb een boek geschreven over onze bedrijfsgeschiedenis, getiteld hart van hout. Dit kun je online lezen op deli-home.com.’

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij Lean in de praktijk helpt brengen!

LeanENT

LeanENT bestaat uit een elftal zeer enthousiaste, betrokken en bedreven consultants. Wij begeleiden sinds 2003 organisaties bij de implementatie van Lean. Door onze ambitie om de beste Lean consultants ter wereld te zijn, zijn wij in staat om, samen met medewerkers, organisaties in beweging te brengen én te houden.

De LeanENT verbetermethodiek is gebaseerd op ruim 14 jaar praktijkervaring binnen de industrie, de zorg, de publieke sector en de bouw. Wij dagen mensen uit om inventief én effectief hun eigen werkprocessen te verbeteren. Véél meer doen met véél minder inspanning en héél véél enthousiasme. Mensen bewegen tot resultaten dat is de kern van onze aanpak.

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie Lean

Minder mensen
Een enkele keer vraagt iemand of procesverbeteringen er niet toe leiden, dat er straks minder mensen nodig zijn. ‘Dan vind ik dat je daar eerlijk en helder in moet zijn: já dat is het geval. Toch betekent dit niet, dat we mensen met een vast contract snel op straat zullen zetten. Ten eerste zijn we een groeiend bedrijf, dus op de eerste plaats gaan we met hetzelfde aantal mensen meer doen.’

Het kan wel zijn dat iemand een andere taak krijgt. ‘Dan zeg ik: we hebben hier zó veel hallen, er blijft altijd wel iets voor je te doen. Ten tweede hebben we een flexibele schil van zo’n 60 mensen. Áls er al iemand uit moet, dan gaan we eerst die flexibele schil verkleinen. Ten derde kunnen we dankzij digitalisering en robotisering nieuwe producten maken.’

Met de hand
Voor Van Zanten is Go to the Gemba inmiddels heel gewoon. ‘Ik heb de kunst afgekeken van twee Lean consultants. Nu help ik mee om de Gemba-benadering verder uit te rollen, onder meer richting de productie. De consultants toonden me de kracht van een open en vragende houding. Ook ontdekte ik dat als je meetgegevens nodig hebt, dat het dan lang niet altijd slim is om je IT-afdeling meteen in te schakelen. Zoiets duurt namelijk al gauw enkele maanden, en je weet in het begin vaak niet eens precies wat je nodig hebt.’

De consultants gingen vaak direct met de hand meten, met behulp van eenvoudige Excel-spreadsheets. ‘Bijvoorbeeld bij het verzamelen van OEE-achtige gegevens: hoe variabel is de output van deze lijn. Meten met de hand kost veel tijd, maar daar staat tegenover dat je meteen kunt beginnen. Bovendien begrijp je de meetresultaten dan veel beter. Eén voorbeeld: je registreert niet alleen als een productielijn langzamer draait, maar ook waarom dat zo is, én je hebt dat zelf gezien.’

Richting
Vaak hoor je met betrekking tot Lean dat procesverbetering richting moet hebben. Je verbetert niet zó maar iets, maar op de eerste plaats dingen die de klantwaarde vergroten.

Daartoe moet er een duidelijke missie zijn. Bij Deli is die missie helder: efficiënt maatwerk houtproducten produceren, die klussers thuis makkelijk in elkaar kunnen zetten.

Een duidelijke missie is echter niet afdoende. Het moet ook op elke werkplek duidelijk zijn hoe je kunt bijdragen aan het steeds beter vervullen van de missie: wat heeft nú de hoogste prioriteit om te verbeteren, en waarom is dit belangrijk voor de klant. Dit aspect is bij Deli Home nog voor verbetering vatbaar, zo lijkt het. ‘Dat ben ik met je eens. Continu verbeteren is nooit klaar!’, besluit Van Zanten.