De spelletjes worden meestal bedrijfsintern gespeeld, onder begeleiding van een consultant. Lang leve de lol natuurlijk, maar wat levert het eigenlijk op? Kun je een Legospel bijvoorbeeld één-op-één vertalen naar klant-specifieke assemblage van pompen op de werkvloer? (zie de foto rechts)

Nou nee, in de regel niet. Echte eye-openers leveren de games dan ook meestal niet op, behalve dan voor mensen die geen logistieke ervaring hebben. Toch heeft het spelen van logistieke spelletjes wel degelijk zin!  De meerwaarde zit in bewustwording, het zien van verspillingen, proces-georiënteerd leren redeneren, en teambuilding.  Cases in dit artikel:  Friesland Foods Fresh, VDA-groep, Weir Minerals, CHEP en JéWéRET.

Marijn Scholten is projectcöordinator supply chain planning bij Friesland Foods Fresh. ‘Het doel van mijn afdeling is dat er altijd precies voldoende grondstoffen én producten zijn’, zo steekt ze van wal. ‘Zelf houd ik me bezig met logistieke verbeterprojecten, zoals de overheveling van de productiecapaciteit uit Groningen naar Nijkerk. Daar concentreert zich straks de productie van onze dagverse zuivel.’ 

Kort geleden speelde Marijn het “Grote Prijs Spel” van Verwoerd Consult. ‘Dat gebeurde tijdens de eerste middag van een bedrijfsinterne opleiding, die me uiteindelijk een APICS-certificaat moet gaan opleveren.’

Sportprijzen
‘Een leuke opwarmer’, zo vat Marijn haar ervaring met het spel samen. Samen met 14 andere cursisten speelde ze de interne logistieke processen na van een bedrijf dat sportprijzen maakt, vanaf de order entry tot aan de expeditie. De producten werden gebouwd van lego. ‘Je leert vooral onnodige stappen verwijderen. Nadat we dat hadden gedaan legde het product nog maar 10 meter af door de zaal, in plaats van 60. Wel vond ik het jammer, dat je van te voren al zag aankomen wat de bottlenecks waren. Zo moest het product aanvankelijk voortdurend terug naar de planningsafdeling, voor accordatie.’

Stress bij de laatste stap, het "verpakken", tijdens het op maat ontworpen drukkerij-spel voor de VDA Groep

Rollenspel
Dirk van Wikselaar is productieleider bij de VDA-groep, een grafimedia-bedrijf met meerdere vestigingen. ‘Ik heb deelgenomen aan een soortgelijk spel. Ook bij mij fungeerde dat als ijsbreker bij de start van een bedrijfsinterne cursus’, vertelt hij.

‘Wel was ons spel op maat ontworpen, in de vorm van een rollenspel. Daartoe is een consultant van Produlog een paar keer op bezoek geweest, om onze werkwijzen in kaart te brengen.’

De stappen in de drukkerijketen werden op een heel eenvoudige manier nagespeeld. ‘Het drukken bootsten we bijvoorbeeld na met een stempelkussen.’

Begrip
Dankzij het spel werd iedereen zich bewust van mogelijke verspillingen in tijd én grondstoffen. ‘Ook kregen onze verkopers en productiemedewerkers meer begrip voor elkaars werk’, aldus Van Wikselaar. ‘Misschien niet verwonderlijk, maar de technici bleken van nature meer aanleg te hebben voor productie in flow. De verkopers kwamen daarentegen sneller tot correcte orderomschrijvingen. Naderhand konden ze dus van elkaar leren.’

Het rollenspel heeft niet geleid tot sterk gewijzigde bedrijfsprocessen. ‘Dat verbaast me ook niet, want dan zouden we tientallen jaren verkeerd hebben gewerkt. Wel hebben we nu een aparte afdeling afwerking en expeditie. De doorstroom gaat dan sneller.’

Klant-specifieke "assemblage" van legoblokjes bij Weir Minerals

Buiten gebaande paden
Ook Jan Peter van Leeuwen, directeur operations bij Weir Minerals, ziet bewustwording als één van de speldoelen. ‘Maar minstens zo belangrijk vind ik dat de deelnemers leren denken buiten gebaande paden’. 

Tijdens het spel ontstaat namelijk een mentaliteitsverandering. ‘De spelers worden voortdurend uitgedaagd om te denken: waarom doe ik dit, en werkt dat wel goed. Een consultant stimuleert dat nog eens extra, door prikkelende vragen te stellen. Bijvoorbeeld: waarom kun je bij een garage pas na drie weken terecht voor onderhoud, en waarom duurt dit in de formule 1 slechts 6 seconden?.’

Voor Weir Minerals is het extra belangrijk dat de werknemers veranderingsgezind worden, want het bedrijf wil de bedrijfsprocessen herzien. ‘Wij ontwerpen en bouwen pompen, voor onder meer de olie & gas-sector en voor de mijnindustrie’, verklaart Van Leeuwen. ‘Het gaat om enorme installaties van soms wel 80 ton zwaar. Die worden momenteel bijvoorbeeld ingebouwd in een 550 kilometer lange transportleiding voor ijzererts in Brazilië.’

Het échte productieproces bij Weir Minerals! Net zoals het Legospel (in de vóórgaande figuur) is dit proces klant-specifiek, maar de situatie is wel vele malen complexer dan in de simulatie. Dat geeft echter niet, want het spel dient vooral als eyeopener, het is een manier om afdelingsoverschrijdend te leren denken.

Lego bouwsels
De klanten bestellen ‘slechts’ één tot zes pompen per keer. ‘Het productieproces is engineer-to-order. Eén project omvat gemiddeld 1200 ontwerpuren, maar bij de planning moet je soms rekening houden met lange levertijden voor materialen. Al met al een behoorlijke uitdaging als je Lean wilt zijn.’

Toch is dat wel de bedoeling: multidisciplinaire teams gaan daartoe ‘afdelingsoverschrijdend’ aan de slag met Value Stream Mapping (VSM). Dit betekent dat in kaart wordt gebracht welke activiteiten waarde toevoegen aan het product en welke niet.

‘Nieuwe VSM-teams spelen eerst het lean-productie spel van Indalo, bij wijze van eye-opener. Het spel kweekt enthousiasme voor veranderingen’, vervolgt Van Leeuwen. ‘Het liefst zie ik zo’n team direct daarna aan de slag gaan met VSM. Leuk is dat je de mensen dan ziet terugkomen op hun spelervaringen. In de trant van: weet je nog wel hoe we dat toen deden.’

Het doel van bovengenoemde Lean-spel is het produceren van lego-bouwsels, waarbij de klant kan kiezen uit diverse varianten en kleuren.
Bij aanvang van het spel staan tafels gereed die de verschillende bedrijfsafdelingen voorstellen, ook liggen er standaard werkvoorschriften. Vervolgens wordt dan een jaar productie nagespeeld, waarna wordt berekend hoe het bedrijf heeft gedraaid.

‘Correct gebouwde Lego-producten gelden als opbrengst, voorraden onder handen werk zijn daarentegen verlies. Steevast blijkt het eerste jaar natuurlijk verliesgevend te zijn. Daarna mogen de speldeelnemers de bedrijfsprocessen gaan aanpassen.’

Polca game
Er bestaan ook spelletjes die bedoeld zijn om kennis te maken met één specifieke techniek, zoals de Polca-game van LeanTeam.

‘Hiermee simuleerden we het productieproces bij een ramen- en deurenfabrikant’, aldus Ralph Stultiens, logistiek analist bij MGG. ‘Tijdens het spel werden het Kanban- en het Polca-systeem met elkaar vergeleken.’

Een Kanban-signaal laat aan een toeleverende productiecel weten dat er nieuw halffabricaat van één bepaald type mag worden aangevoerd. Een Polca-signaal doet hetzelfde, maar dan zónder aan te geven welk halffabricaat het moet zijn. De productie-flexibiliteit neemt daardoor toe. ‘Het viel me vooral op, dat je met Polca sneller nieuwe producten kunt introduceren.’

Natuurlijk is het spel ontwikkeld om Polca er goed uit te laten komen.
‘We moeten daarom nog onderzoeken of we er in de praktijk iets mee kunnen. De focus op productiecellen en korte doorlooptijden spreekt ons echter aan.’

MGG produceert aluminium gietstukken, die je terugvindt in auto’s en verwarmingsketels. ‘Tot nu toe maken we die gietstukken in grote batches. De bezettingsgraden zijn dan hoog, maar dat gaat wel ten koste van veel tussenvoorraden en lange levertijden. Daarom willen we overstappen op een meer stroomsgewijze productie, met realtime inzicht in onze voorraden. Toen we op deze site en logistiek.nl lazen over Quick Response Manufacturing en Polca, raakten we daarin geïnteresseerd.’

Om tijdverspilling door nodeloze verplaatsingen aan te tonen, is het gebruik van linten populair (hier in een spel bij Weir Minerals)

Bierspel
De tot nu toe besproken spelletjes bestrijken alleen de interne logistiek. Er bestaan echter ook spelsimulaties rond toeleverketens. Een heel bekend voorbeeld daarvan is de zogenaamde beer game. Dit werd al in de zestiger jaren (!) ontwikkeld door het Massachusetts Institute of Technology.

Inmiddels bestaan er vele varianten, soms zelfs online, maar de essentie is altijd hetzelfde gebleven: Er is sprake van een distributieketen, met daarin achteréénvolgens tenminste een bierbrouwer, een groothandel, een logistiek dienstverlener, en een retailer.

Elke ronde kunnen deze partijen bestellingen plaatsen bij hun directe toeleverancier. Daarbij is er een lead time, en die wordt weergeven in de vorm van buffers tussen de verschillende ketenschakels. Daarin moeten voorraden steeds eerst een spelronde wachten, vóór ze mogen worden doorgeschoven. Elke ronde worden onnodig gemaakte distributiekosten berekend.
Te veel voorraad kost geld, maar te weinig ook!.

René Hogeweg, commercieel directeur Benelux bij CHEP, speelde al twee keer een variant van het bierspel, ontwikkeld door Logis. ‘Voor ons ligt dit heel dicht bij de werkelijkheid. Wij zijn namelijk wereldmarktleider op het gebied van pallet pooling. Dat wil zeggen dat wij pallets ter beschikking stellen van producenten, en later halen we die dan weer op bij de retailers. Een saillant detail is dat wij de minipallets hebben geleverd, waarmee het bierspel van Logis tegenwoordig wordt gespeeld. De minipallets worden tijdens het spel gevuld met bierviltjes, die staan dan voor kratjes bier.’

Puinhoop
In het begin van het spel wordt je geacht niet te zien wat de voorraadsituatie is bij de andere partijen. ‘Maar daar heb je sowieso weinig aan, als je niet weet wat hun volgende zet zal zijn’, aldus Hogeweg.

‘Al na een paar spelronden ontstaat er een enorme puinhoop, zelfs bij ervaren logistieke managers. Op de ene plek is de voorraad dan uitgeput, terwijl een andere tafel te klein is om de goederen te bergen!’

De oplossing is beter communiceren, bijvoorbeeld door een vraagvoorspelling door te geven.
‘In de tijd dat dit spel werd ontwikkeld, was dat wellicht een ware eye-opener. Nu werken we in de praktijk al lang zo.’

Toch is het spel ook nu nog zinvol, zeker voor mensen die niet zo veel logistieke kennis hebben. ‘Daarom laten we ook onze account managers meedoen. Zo leren zij de problematiek kennen van onze klanten.’

Supply Chain Game
De Supply Chain Game van Involvation lijkt sterk op het bierspel. Ook in dit geval is er sprake van een keten van fabriek tot detailhandel. Folker van Veen, manager voorraadbeheer bij JéWéRET, speelde dit spel. ‘Wij richten ons op de verkoop en distributie van houtgerelateerde producten, die we deels ook zelf produceren. Om mijn logistieke kennis te verdiepen heb ik de tweedaagse cursus tactisch voorraadbeheer van Involvation gevolgd. Het spel was daarbij één van de onderdelen.’

Het belangrijkste verschil met het bierspel is, dat de deelnemers gezamenlijk de beste strategie mogen bedenken. De resultaten worden bijhouden op een PC. Het doel is om zo min mogelijk voorraadkosten te hebben, maar toch een bepaalde leverbetrouwbaarheid te realiseren.

Elke spelronde mogen de voorraden één positie, overeenkomend met een week in tijd, worden doorgeschoven.
‘Onze fabriek stond in China en leverde aan per boot. Op die manier duurde het drie weken voor de producten bij de groothandel aankwamen.’

Van Veen heeft twee zaken van het spel geleerd. ‘Ten eerste moet je toevoer van ver, in dit geval dus vanuit China, zo regelmatig mogelijk houden. Ten tweede moet je voorraden zo ver mogelijk de keten inschuiven, de winkels in.’

De groothandel uit het spel krijgt daardoor slechts een toewijzingsfunctie.
Vertaald naar JéWéRET zou dat betekenen dat hun magazijn kan worden opgeheven!. ‘Klopt, maar in het spel zijn er alleen maar hardlopende producten, en dat komt niet overeen met onze realiteit.’

Een sterk punt vindt Van Veen dat het spel het belang toont van een goede balans tussen voorraadniveaus en uitlevergraad. Daarom wil hij voorstellen om het spel binnenkort met mensen vanuit verschillende disciplines te gaan spelen.  ‘Hoewel verkopers soms een uitlevergraad van 100% wensen, is dat niet slim. Je voorraden zijn dan namelijk zó hoog, dat dit meer kost dan het oplevert.’

Resultaten
Uit de verhalen hierboven blijkt dat bewustwording, teambuilding, afdelingsoverschrijdend redeneren en begrip voor elkaars rol de belangrijkste resultaten zijn die je kunt bereiken met logistieke games.  De grootste winst is misschien wel dat de manier van denken verandert: een bestaand bedrijfsproces wordt niet langer als vanzelfsprekend gezien!

Zie ook: Hulpmiddelen voor Lean management