Grip op digitale productie

Na zes jaar vallen en opstaan oogstte Kadaster Geo Informatie groot succes met Lean. Dat was in 2016. Nu, in 2022 en dus weer zes jaar later, nemen de doorstroom en de productiviteit nog steeds toe. Een goede prestatie, want bij Lean zie je vaak na enkele jaren een terugval.

De basiskaart van Nederland, het voornaamste product, wordt steeds actueler. Stukjes kaart-in-bewerking bewegen zich van bewerking naar bewerking, in een vast ritme. Elke dag komen er drie bijgewerkte kaartdelen gereed. De digitale werkstroom is zichtbaar op een planbord. Is een bewerking aan een blad klaar, dan verschuift dit op dat bord. Om nóg beter te worden wordt nu process mining ingezet.

Sinds de coronacrisis neemt thuiswerk een hoge vlucht. De combinatie van digitaal werk en het digitale planbord blijkt daarbij een ideaal koppel.

Eén van de belangrijkste producten van Kadaster Geo Informatie in Zwolle (in dit artikel ook kortweg ‘het Kadaster’ genoemd) is TOP10NL. Dit is een digitale basiskaart van Nederland, met een schaal van 1 op 10.000. Erop staat de positie van wegen, gebouwen, spoorlijnen, bomen en nog veel meer.

Een stukje van TOP10NL nabij Zwolle, op wat geringer detailniveau en aangevuld met topografische namen

Vanzelfsprekend moet TOP10NL voortdurend worden geactualiseerd. De kaart is daartoe verdeeld in vlakken (bladen) van 62,5 km2.

Tot 2010 werden grote aantallen bladen tegelijk aangepast. Dat betekende veel onderhanden werk en lange doorlooptijden. Hierdoor liep TOP10NL soms tot wel vier jaar achter bij de werkelijkheid.

Daar kwam bij, dat grote hoeveelheden ‘openstaande’ bladen, dat zijn degene die in bewerking zijn, de database sterk belasten. Bij het zogenaamde ‘oprollen’, waarbij een strook van geactualiseerde bladen wordt goedgekeurd, moeten alle wijzigingen daarin worden verwerkt in de aangrenzende bladen. Als daarbij conflicten optreden krijg je foutmeldingen.

Lean productielijn
Na zes jaar vallen en opstaan boekte het Kadaster in 2016 succes met een totaal andere manier van productie.

Sindsdien bewegen de aan te passen bladen zich vloeiend van bewerking naar bewerking, met steeds slechts een tussenvoorraad van enkele bladen. Een heuse Lean productielijn met een gelijkmatig ritme, als betrof het een veredelde lopende band! Dit heeft de bekende voordelen: een korte doorlooptijd en minder fouten.

Pas als er een blad klaar is, wordt een nieuw te bewerken blad vrijgegeven. Zo blijft de hoeveelheid bladen in bewerking constant en laag. Een magneetbord met fysieke representaties van de bladen, maakte in 2016 de digitale werkstroom zichtbaar. Daarop zie je hoe de bladen zich van bewerking naar bewerking bewegen, en als topograaf weet je wat het eerstvolgende blad is waaraan je kunt werken.

Verstoringen in de doorstroom komen via het planbord ook meteen aan het licht. Er vormt zich dan een ‘stapel’ bladen op die plek.

In 2016 werd dit magneetbord geïntroduceerd om de digitale werkstroom zichtbaar te maken

Gedigitaliseerd planbord
Met deze Lean productiewijze lukt het om heel Nederland elk jaar bij te werken, met een foutenpercentage ruim onder de wettelijk vereiste 5%.

‘Op hoofdlijnen werken wij zo nu, zomer 2022, nog steeds’, vertelt senior topograaf Harry van der Veen. ‘Wel is ons planbord nu ook gedigitaliseerd. Bovendien is onze productiviteit, ten opzichte van twaalf jaar terug, bijna verdubbeld. We schuiven ook steeds verder op richting One Piece Flow: steeds één blad bewerken en dit dan meteen doorschuiven naar de volgende stap.’

Het magneetbord is vervangen door een digitale versie, gemaakt met Jira. Het nieuwe planbord is ook éénvoudiger want maximale Kanban-gestuurde tussenvoorraden zijn losgelaten. Prioritering (pull) van rechts naar links blijkt afdoende.

Afvallen
Op dit moment is Van der Veen bij Kadaster Geo Informatie de enige, die zich diepgaand met Lean bezighoudt. Dit maakt het des te opmerkelijker dat het Kadaster in Zwolle deze manier van produceren heeft weten vast te houden, en er zelfs nog vooruitgang mee boekt!

Lean productie is namelijk wel efficiënter, maar door de geringe tussenvoorraden in de keten maakt het je ook kwetsbaarder voor verstoringen. Vaak wordt daarom de vergelijking getrokken met afvallen: je moet continu aandacht blijven geven aan continu verbeteren. Anders neemt je ‘gewicht’ weer toe in de vorm van stijgende tussenvoorraden, langere doorlooptijden en toenemende verspillingen.

Drempel
‘Ons blijvende succes zie ik als de vrucht van de energie die we staken in het nieuwe productieproces’, verklaart Van der Veen.

‘We zijn daar toentertijd maar liefst zes jaar mee bezig geweest. Het ging ook zeker niet meteen goed. Op een gegeven moment gingen we echter over een drempel, en vanaf toen was er blijvend succes. Bij het invoeren van Lean is het dus zo, dat de aanhouder wint. Bij ons is de hele context er door veranderd. Je kunt daardoor niet meer terug naar de oude batch-gewijze manier van productie.’

‘Toch is het ook weer niet zo, dat we Lean helemaal vanzelf vasthouden. Als er een achterstand optreedt, stellen mensen bijvoorbeeld nog steeds wel eens voor om extra bladen voor bewerking vrij te geven.’

Autosnelweg
Om dat te voorkómen, maakt Van der Veen dan de vergelijking met een autosnelweg. ‘Als je daar extra auto’s op toelaat, krijg je files en vertraging. Vandaar de toeritdosering, die bij ons de hoeveelheid bladen-in-bewerking constant houdt. Pas als een  “auto” onze snelweg  c.q. productielijn verlaat, mag een nieuwe auto de weg op.’

Het aantal verbetervoorstellen op jaarbasis neemt af, en dat is enige reden tot zorg. ‘Het kán een indicatie zijn dat de betrokkenheid bij Lean vermindert, maar het kan ook zijn dat er simpelweg al heel veel verbeterd is. Het blijft in elk geval belangrijk om de Lean-uitgangspunten onder de aandacht te houden, zeker omdat aan de horizon een nieuwe uitdaging opdoemt. We moeten onze productielijn binnenkort opnieuw gaan inrichten, om gebruik te kunnen maken van gegevens uit andere basisregistraties. Daar kom ik straks op terug.’

Dambord
Was de hoeveelheid bladen-in-bewerking in 2016 nog 150 stuks, op dit moment is deze hoeveelheid ‘onderhanden werk’ nog maar 75 stuks.

‘Daardoor is ook de doorlooptijd gehalveerd, die is nu ongeveer 14 dagen. Dankzij de snellere doorloop kon er ook een bewerkingsstap vervallen. Het gaat om het bijwerken van de randen van bladen. Sommige gebouwen en andere elementen bestrijken meerdere bladen. Als je dergelijke overgangen meteen naadloos wilt maken, dan moeten alle aangrenzende bladen gereed zijn als je met een nieuw te bewerken blad begint. Hiertoe geven we de bladen op een soort dambord manier vrij. Eerst een aantal “witte” vlakken, die elkaar niet raken, en daarna de tussenliggende “zwarte” vlakken. Omdat de doorlooptijd nu zo kort is, kunnen we steeds wachten tot de witte vlakken helemaal klaar zijn, voor we zwarte vlakken in bewerking nemen.’

De kaartbladen worden volgens een dambordpatroon geactualiseerd. Hierdoor ontstaan er zo min mogelijk conflicten op de bladgrenzen.

Ververst
Iedere dag komen er drie bladen gereed, waardoor heel Nederland nu in ongeveer driekwart jaar wordt ‘ververst’. Gebieden die sterk in verandering zijn, zoals momenteel bijvoorbeeld het Julianaplein in Groningen, kunnen als het nodig is vaker een update krijgen.

Aangepaste en ‘opgerolde’ bladen zijn voor klanten zoals ministeries of bijvoorbeeld ProRail niet onmiddellijk beschikbaar. ‘Eens in de drie maanden krijgen zij een update, die zij dan overnemen in hun eigen database. Een rechtstreekse koppeling, met synchronisatie in realtime, is niet mogelijk. Dat komt onder meer omdat onze klanten zelf extra gegevens zoals technische data toevoegen.’

Een takt-teller houdt bij hoeveel bladen er dagelijks gereed komen. Dit moeten er liefst precies drie zijn, niet minder, maar ook niet meer.

Taktteller
‘Een takt-teller houdt bij hoeveel bladen er dagelijks gereed komen. Dat mag niet minder, maar ook niet meer dan drie stuks zijn. Anders wordt de regelmatige doorstroom verstoord. Vroeger mochten zich er ook maximaal drie bladen tússen bewerkingen in bevinden. Inmiddels is de lijn echter zo gebalanceerd, dat de taktteller volstaat. Kortstondige ophopingen lossen zich vanzelf op, bijvoorbeeld doordat er na een blad waar veel werk aan zit, een paar bladen komen die minder inspanning vergen.’

Wij danken onze partners/adverteerders, door hen kunnen wij onafhankelijke artikelen maken!
Ontdek bijvoorbeeld hoe onderstaande partij Lean in de praktijk helpt brengen!

Azumuta

Azumuta is het toonaangevende no-code platform om werkvloer activiteiten en documenten te digitaliseren. Zo kunt u makkelijk al uw bestanden op één plaats creëren en beheren. Vergeet onhandig bewerken van Word en Excel documenten of het gebruik van Sharepoint!

Met Azumuta bent u in staat om gegevens in real-time te verzamelen en bij te werken. Zo hebben uw medewerkers toegang tot de meest recente gegevens, en voorkomt u fouten. Ook hebt u altijd, overal en vanaf elk apparaat toegang. U kunt handige dashboards maken met gecombineerde gegevensbronnen, en krijgt zicht op de productieactiviteiten. Azumuta combineert de vruchten van de papierloze fabriek, gegevens en analyses, en Internet of Things

> Naar website

> Toon andere adviseurs categorie Lean

Scannen
‘Luchtfoto’s worden gebruikt als bron om de bladen bij te werken. In de eerste productiestap, het scannen, worden de nieuwe en de voorgaande luchtfoto alvast met elkaar vergeleken. Op grond daarvan wordt dan een focusgebied op een blad aangegeven.’

In principe mag je als productiemedewerker dan enkel díe gedeeltes aanpassen. ‘Dit voorkomt vertraging. Onze klanten hebben veel liever actuele kaarten, dan geperfectioneerde kaarten van een situatie langer terug. Bomen en nog een paar bijzondere zaken mag een topograaf altijd aanpassen. Ontdek je verder grote fouten buiten het focusgebied, dan herstel je die niet, maar meldt je het wel. Zo’n blad wordt dan buiten de reguliere stroom om hersteld. Dankzij de Lean productie hebben we daar steeds meer tijd voor, waardoor de kwaliteit van onze TOP10NL toeneemt. ’

Bij één van de eerste productiestappen, het scannen, wordt aangegeven welke gebieden op grond van de luchtfoto’s moeten worden bijgewerkt. Dit zorgt voor focus en versnelt de voortgang.

Zo nu en dan zijn er steekproeven. Daarbij wordt bijgehouden wat er het vaakst misgaat. ‘Daar kunnen dan gericht oplossingen voor worden gezocht.’  

Process Mining
Om erachter te komen wat er nog beter kan qua doorstroom, past Van der Veen process mining toe. ‘Ik heb een training gevolgd om overweg te kunnen met die software. Van alle bewerkingsstappen wordt bij ons het begin- en eindstip vastgelegd. Die productiehistorie importeer ik in het process mining pakket.’

Zo wordt de value stream uit het verleden zichtbaar. ‘Vaak wordt die informatie gebruikt om bottlenecks op te sporen, maar ik kies een wat andere insteek. Bij de analyse van procestijden per bewerkingsstap, de tussenliggende wachttijden en de totale doorlooptijd, laat ik bladen waarbij afwijkingen zijn opgetreden juist achterwege. Zo krijg je zicht op de happy flow, de op dit moment ideale situatie qua doorstroom. Dat is de basis voor verdere verbetering. Idealiter sluiten alle bewerkingen naadloos op elkaar aan, grote variaties in tijdsduur wil je niet.’

Process mining brengt de happy flow in beeld, het productieproces met de op dit moment kortste bewerkings- en wachttijden.

Een bedrijf zoals Scania splitst indien nodig bewerkingen op, of voegt ze juist samen, zodat elke taak in de productieketen ongeveer even lang duurt en dus goed aansluit op de stappen ervoor en erna.

‘In ons geval ligt dat ingewikkelder. Bij een blad met een stuk van Amsterdam erop weet je bijvoorbeeld van te voren al, dat het bijwerken daarvan veel extra tijd kost. Dat zou je kunnen oplossen door zo’n blad op te splitsen in bijvoorbeeld vier kleinere. Dat brengt echter een nieuwe uitdaging met zich mee: hoe laat je de randen van die subbladen dan goed op elkaar aansluiten.’

Betrokkenheid
Daarnaast is er een ander probleem: hoe kleiner de deeltaakjes, hoe minder de betrokkenheid bij het eindproduct. ‘Dat kun je echter oplossen door mensen afwisselend andere taken te geven.’

‘Theoretisch zou iemand ook álle bewerkingen aan een blad kunnen uitvoeren, en dus meebewegen langs de processtappen’, opper ik. ‘Mogelijk is dat niet alleen prettiger werken, het wordt dan jouw blad. maar is het ook efficiënter. Om te voorkomen dat mensen overbelast raken, is de takttijd nu immers aan de lage kant, zodat je elke stap gemakkelijk binnen de takt kunt uitvoeren. Als je in je eentje een blad volledig kunt afhandelen, kun je de takt loslaten’.  

‘Het probleem van jouw oplossing is, dat je dan als topograaf alle stappen moet beheersen’, reageert Van der Veen. ‘Wij hebben een flexibele schil van werknemers, dus dat gaat niet lukken. Bovendien wordt de doorlooptijd per blad dan juist langer, denk ik.’

Fiets
Lang geleden gingen topografen nog met de fiets op pad, met luchtfoto’s van een bepaald gebied, en maakten daar zelf kaarten van. Daar kon je dus ook met trots naar wijzen. Terug naar die nostalgische tijd kan niet meer. Wel werd een experiment overwogen met een productieteam, dat resultaat-verantwoordelijk zou worden voor één van de productielijnen.

‘De achterliggende gedachte was, dat dit overéénkomt met het als team bouwen van een vrachtwagen. Het kaartgedeelte van Nederland wat de productielijn oplevert, wordt dan immers “eigendom” van het team. Het animo om deel te nemen aan een zelfsturende productielijn was echter niet groot. Bovendien zijn onze drie parallelle productielijnen nu met elkaar verweven, in die zin dat twee mensen tegelijk aan een ingewikkeld blad kunnen werken. Daar moet je dan oplossingen voor bedenken, zodat de drie lijnen onafhankelijk worden. Bij die uitdaging kwam nog, dat door Corona iedereen ineens thuis moest werken. Toen hebben we besloten om het experiment af te blazen.’

Teamoverleg per video ondersteunt het hybride werken

Thuiswerk
‘Van maart 2020 tot mei 2022 vond zonder onderbreking vrijwel onze gehele productie vanuit huis plaats, zonder problemen. Dat is best bijzonder voor een Lean productielijn. De bewerkingstijden zijn in ons geval relatief lang, en tussen de bewerkingsstappen zitten buffers. Hierdoor ben je enigszins flexibel in je tijdsindeling, zonder dat de flow meteen wordt verstoord.’

‘We hebben bij het thuiswerken groot voordeel gehad van onze gevisualiseerde digitale werkstroom. Ook zonder je collega’s te zien, weet je daardoor waaraan je moet werken. Veel mensen hebben meer dan een uur reistijd, en dat vervalt bij thuiswerk. Ook hoef je niet meer een bepaalde trein te halen, en kun je daardoor rustig iets afmaken. En het blijkt dat je dingen met videosoftware zoals Teams ook gemakkelijk kunt vóórdoen. Deels thuiswerk is bij ons daarom zeker een blijvertje, hybride werken dus. Iedereen komt nog tenminste één dag per week op kantoor, vanwege het sociale aspect.’

Basisregistraties
Het komende jaar brengt een grote verandering. ‘Dit betreft de landelijke koppeling van basisregistraties. De gedachte daarachter is goed, gegevens worden op één plek leidend en de rest wordt daaraan gerelateerd, zodat je maar één versie krijgt van de werkelijkheid.’

Eén van de basisregistraties wordt de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). ‘Dat betekent voor ons, dat we hun gegevens moeten gaan inlezen. Elk blad moeten wij daartoe één keer helemaal opnieuw gaan maken, met de BGT-gegevens als template. Dat is veel werk, dat onze productie flink zal gaan verstoren. Daarna zou het in theorie juist rustiger moeten worden, omdat we dan zelf minder zaken bij hoeven te houden.’

Een probleem is echter: de gegevens in de basisregistraties blijken nog niet altijd geschikt voor iederéén. ‘In de Basisregistratie Adressen en Gebouwen oftewel BAG, die voor ons óók als bron gaat dienen, staat bijvoorbeeld alleen de positie van een gebouw en het oppervlak daarvan. Gaat het dan bijvoorbeeld om een ondergrondse parkeergarage zonder hoogte-kenmerken, dan overschrijft die bij ons alle objecten bovengronds. Zo kun je makkelijk een paar flats van je kaart vegen! Voor de nieuwe werkwijze moeten we ook onze Lean productielijnen opnieuw gaan inrichten en balanceren qua werklast per station. Ook zal de inhoud van de bewerkingsstappen veranderen.’