Login                    Nieuwsbrief  |   Agenda   |   Vacatures   |   Forum   |   Advies   |   Adverteer   |   Zoek
L2Zorg – Lean Leiderschap in de praktijk
Bron: Procesverbeteren.nl
Lean: Slanke organisatie
Lean in de OK Lean leidinggevende is manager én onderwijzer
Door Dr Ir Jaap van Ede, hoofdredacteur procesverbeteren.nl, 03-06-2013

Wilt u Lean gaan invoeren in uw zorginstelling? Dan is het boek L2Zorg – Lean Leiderschap in de praktijk een aanrader. De auteurs, Kjeld Aij en Bas Lohman, zijn ervaren Lean managers in het VUmc. In hun business roman beschrijven zij de Lean reis van het fictieve UMC Zorgelo. Tijdens dat verhaal wordt duidelijk welke obstakels u allemaal kunt tegenkomen, en welke leiderschapscapaciteiten u nodig hebt - of moet ontwikkelen - om die te overwinnen. Al deze vaardigheden worden verzameld in een legpuzzel, zodat een profiel ontstaat van een Lean leidinggevende. Het boek nodigt ook uit om daar zelf verder over na te denken. Uiteindelijk kwam ik zo uit op het volgende. Een lean leidinggevende moet:
  1. De mensen leiden in de richting van de missie of ‘True North’ van de organisatie. Dit 'Ware Noorden' is een soort heilige graal, denk aan wachttijden van nul en totaal geen fouten in de zorg. Naar dat doel wordt in kleine verbeterstapjes toegewerkt (Kaizen).
  2. Het Kaizen proces managen. Dit betekent dat de leidinggevende erop toeziet dat de manier van probleem-oplossen goed verloopt, denk daarbij aan het zoeken naar de grondoorzaak bij problemen en het toepassen van de juiste Lean technieken daarbij.
  3. De mensen onderwijzen zodat ze steeds betere probleemoplossers worden. Daartoe worden hen geen oplossingen aangereikt, maar worden ze geïnspireerd om die zelf te vinden.

Welke eigenschappen kenmerken iemand die goed leiding kan geven aan Lean projecten en transformaties? Nuttig om te weten als u zichzelf in die richting wilt ontwikkelen! Daarnaast is zo'n karakterschets handig voor de afdeling P&O bij het opstellen van vacatureteksten.

Kjeld AijLean Leiderschap
Vanuit hun ervaring met Lean management in het VU Medisch Centrum (VUmc) proberen Kjeld Aij en Bas Lohman een profiel van de ideale Lean leider op te stellen. De resultaten staan in het boek L2Zorg – Lean Leiderschap in de praktijk.

Kjeld Aij is verpleeg- en bedrijfskundige, en sinds 2010 hoofd anesthesiologie en operatieve zorg in het VUmc. Saillant detail is dat hij daarnaast bezig is met een promotieonderzoek aan de VU over Lean & leiderschap.  Bas Lohman is Lean coach in het VUmc, en werkte daarvoor als Lean consultant.

Business roman
Hun boek is een business roman over de Lean transformatie van het fictieve academische ziekenhuis UMC Zorgelo. De hoofdpersoon in het verhaal is Jeanine Dekker. Aanvankelijk initieert en leidt zij een pilotproject met Lean op haar eigen afdeling, de Spoedeisende Hulp. Later krijgt zij de functie van Lean programma manager. In die hoedanigheid rolt zij, samen met haar team, Lean denken en doen over alle ziekenhuisafdelingen uit. Het boek laat zien welke veranderkundige problemen Jeanine tijdens de Lean reis tegenkomt, en welke eigenschappen zij nodig heeft om daarmee om te gaan.

Bas LohmanPuzzelstukjes
Gedurende het verhaal worden steeds puzzelstukjes toegevoegd aan het profiel van de ideale Lean leider, zoals ‘moed’, ‘bescheidenheid’, ‘koersvastheid’ en ‘kwetsbaarheid’.

Uiteindelijk worden zo maar liefst 17 eigenschappen verzameld, en de lezer wordt uitgenodigd om zelf nog meer zaken toe te voegen. De genoemde voorbeelden tonen dat het karakter van een Lean leider nogal wat dingen omvat, die op het oog tegenstrijdig zijn. Dit is wat mij betreft dan ook de rode draad in het boek!

Goede dingen goed doen
In het boek wordt onderscheid gemaakt tussen leiders en managers. Daarbij wordt in kaders verwezen naar de managementliteratuur.

Leiders bewegen en inspireren mensen om hen te volgen. Op die manier zorgen zij ervoor dat de goede dingen worden gedaan, zodat hun visie wordt bereikt. Hiervoor is verandering nodig. De taak van managers is anders: Zij streven niet zozeer naar verandering, maar zien er vooral op toe dat de huidige systemen en processen goed blijven functioneren. Zij zorgen er dus voor dat dingen goed worden gedaan.

Leiden en managen zijn dus behoorlijk verschillende zaken. Mensen die een leidende rol hebben in het kader van Lean moeten echter beide rollen vervullen, zodat de goede dingen goed worden gedaan!

Voorkaft Lean2ZorgTitel: L2Zorg
Subtitel: Lean leiderschap in de praktijk

Auteurs:  
Kjeld Aij, hoofd operatieve zorg in het VUmc & Bas Lohman, lean coach in het VUmc.
(Eind)redactie door Michiel van Geloven, verantwoordelijk voor de verhaallijn, en Peter Fest. Hij droeg vooral bij aan de kaders met uitleg over Lean en verandermanagement.

Aanvullende informatie: 190 pagina’s, Uitgeverij VUmc Amstel Academie / Boom Lemma Uitgevers, 2013.

Pro’s en Con’s:
++ Het boek geeft helder weer wat een Lean leider kan verwachten bij de invoering en toepassing van Lean denken en doen in een (zorg)organisatie.

+ Tijdens de Lean reis van het fictieve ziekenhuis UMC Zorgelo, in de vorm van een business roman, worden de eigenschappen van goede Lean leiders als puzzelstukjes verzameld. Hierdoor wordt duidelijk welke vaardigheden je moet hebben of aanleren als je zelf ambities in die richting hebt. Bovendien ga je er zelf ook over meedenken.  Dat leidde bijvoorbeeld in het hoofdartikel tot mijn conclusie dat Lean leidinggevenden zowel moeten leiden, managen als onderwijzen. Als tip zou ik de auteurs willen meegeven om de door hen gevonden eigenschappen eens in een 3D-grafiek met die parameters te plaatsen.

+ Het boek bevat kaders waarin de belangrijkste theorieën op het gebied van Lean en verandermanagement bondig uiteen worden gezet.

+- De auteurs hebben ruime ervaring met leidinggeven in combinatie met Lean. Ongetwijfeld heeft die ervaring gediend als input voor de fictieve case over de Lean transformatie van UMC Zorgelo. Wat die input precies was wordt echter niet uitgelegd, waardoor het voor de lezer onduidelijk blijft hoe realistisch het verhaal is.

+- In het boek lijkt het alsof de hoofdpersoon, Jeanine Dekker, na het lezen van enkele boeken ineens een ervaren Lean leider is. Dit is onwaarschijnlijk, zelfs binnen Toyota kost je het járen oefening in de praktijk om dit te worden. In de regel wordt dat gebrek aan ervaring in het begin opgevangen door de Lean consultant, in het boek is dat Bernd Looij. Die speelt echter juist een opvallend zwakke rol. Een citaat om dat aan te tonen: “Dekker praat het tweetal (consultant Looij en een stafadviseur) moed in en geeft concrete tips om de mensen weer aan boord te krijgen”. Dit lijkt de omgekeerde wereld.

- In het verhaal komen heel veel personages voor, hetgeen soms verwarrend werkt. Dit had kunnen worden voorkomen door de personages namen te geven die hints geven met betrekking tot hun functie.

- De eigenschappen van een Lean leidinggevende worden verzameld in de vorm van een legpuzzel, maar die heeft verder weinig structuur (zie ook mijn tip aan de auteurs hierboven).

Bestelinformatie:  Het boek is onder meer te bestellen bij managementboek.nl

Reactie van één van de auteurs:
Bas Lohman: "Alle gebeurtenissen in het boek zijn gebaseerd op daadwerkelijke ervaringen in de zorg en daarbuiten. Ik ben heel blij met deze recensie, die niet alleen positief is maar ook kritisch op een aantal punten die dus beter kunnen. Dank daarvoor! Waar ik vooral blij mee ben is dat de, op het oog, tegenstrijdigheid van een aantal eigenschappen van een Lean leider opviel. Dit was namelijk één van de grondthema's toen we begonnen aan het boek. In mijn ogen is het ook een belangrijke reden waarom werken volgens de lean methodieken zo moeilijk is. Een lean leider moet in staat zijn het punt aan de horizon te schetsen waar de organisatie naar toe wil, maar moet tegelijkertijd oprecht geïnteresseerd zijn in de mening en problematiek van de werkvloer. Vaak zie je dat dit niet zomaar samengaat in één persoon. Door hier gericht aandacht aan te besteden geloof ik wel dat het goed te ontwikkelen is. Hierdoor wordt de impact van de leider groter en de organisatie succesvoller in het realiseren van de gestelde doelen"


Leiderschap
Leiderschap is in het kader van Lean nodig om mensen mee te krijgen tijdens de transformatie naar Lean werken. Leidingegevende capaciteiten zijn bovendien noodzakelijk bij het formuleren van de lange termijn visie als lonkend perspectief. Dit punt op de horizon heet in Lean-terminologie het Ware Noorden (True North). Dit fungeert als heilige graal, die waarschijnlijk altijd een utopie zal blijven. In UMC Zorgelo is dit bijvoorbeeld nul wachttijden, nul incidenten en een klanttevredenheidsscore van tenminste 9.

Het Ware Noorden geeft richting aan alle procesverbeterinitiatieven. In vele kleine stapjes wordt hier naartoe gewerkt, via het stellen van uitdagende maar haalbare tussendoelen. Ook voor het formuleren van deze tussendoelen is visie en dus leiderschap nodig, maar dan op team- in plaats van directieniveau.

Management
Managementvaardigheden hebben Lean leidinggevenden onder meer nodig bij het begeleiden van de voor Lean zo typerende dagelijkse teamoverleggen rondom verbeterborden. Ook moeten lean managers het proces van probleemoplossing in goede banen leiden, zodat daadwerkelijk stapjes richting True North worden gezet. Onder het kopje ‘onderwijzen’ kom ik daar straks nog op terug.

Bij management in het kader van Lean moet je niet denken aan managers in pakken die via prestatie-indicatoren vanachter hun bureau in de gaten houden of alles nog goed gaat. Nee, Lean managers gaan frequent de werkvloer op om de problemen daar zelf te zien, en om de mensen actief bij te staan. Lean managers hebben dus een dienende en coachende rol.

Koersvast maar bescheiden
Hoe is dat te rijmen met hun leiderschapsrol? Makkelijker dan je denkt. Bij leiders in het kader van Lean moet je namelijk niet denken aan charismatische types die top-down hun mening doordrukken. Niet voor niets worden de Lean leiders in L2Zorg als ‘koersvast’ en ‘vasthoudend’ gekenschetst (zodat zij zich kunnen blijven richten op het Ware Noorden), maar óók als ‘kwetsbaar’ en ‘bescheiden’.

Een Lean leider wil zijn hele leven lang leren van iedereen binnen (en buiten) de eigen organisatie. Daartoe wordt iedereen, ongeacht rang of stand, respectvol en open tegemoet getreden. In de rol van Lean manager is dezelfde houding nodig, bijvoorbeeld om bij een teamoverleg iedereen uit te nodigen om mee te helpen bij het oplossen van een probleem. Ook in dat geval is een sfeer nodig, waarbij de mening van iedereen telt.

Lean in de OK van het fictieve ziekenhuis UMC Zorgelo
In UMC Zorgelo begint de implementatie van Lean op de SEH. Vanaf daar vindt een uitrol plaats naar afdelingen waar veel interactie mee is, zoals het laboratorium en de OK.


Onderwijzen
Lean leidinggevenden moeten niet alleen leiden en managen, ze moeten ook onderwijzen. In die onderwijsrol is hun doel om mensen steeds betere probleemoplossers te maken. Daardoor kunnen die mensen namelijk steeds beter meehelpen om de organisatie stapje-voor-stapje richting True North te brengen. Bovendien kunnen zij later uitgroeien tot een nieuwe generatie leidinggevenden.

De manier waarop Lean leidinggevenden hun onderwijstaak invullen staat uitgebreid beschreven in boeken die elders op deze site worden besproken. Bijvoorbeeld Managing to Learn, The Toyota Way to Lean Leadership en Toyota Kata. De schrijvers van L2Zorg verwijzen vooral naar dat laatste boek.

In Toyota Kata passen leidinggevenden de zogenaamde coaching Kata toe, een vast gedragspatroon om mensen door een proces van probleemoplossing te leiden. Hierbij worden geen voorgekookte oplossingen aangedragen. Daar leren de mensen op de werkvloer namelijk niets van, en bovendien toont dat geen respect voor hun vakkennis. Een Lean leidinggevende stelt daarom ‘slechts’ Socratische vragen, zoals enkel ‘waarom?’.

Tenniscoach
Die vragen houden de mensen op het juiste pad: verbeteren in de richting van de missie van de organisatie, via snelle cycli van analyseren, experimenteren en leren. Een Lean leidinggevende vertelt daartoe welk (tussen)doel moet worden bereikt en welke technieken daarbij kunnen worden ingezet. Wat er wordt gedaan (dus ook hoe de oplossing van het onderhavige probleem er uiteindelijk uitziet) wordt echter overgelaten aan de professionals op de werkvloer. In het boek L2Zorg wordt dit vergeleken met coaching in de sport. Een tenniscoach geeft tips, maar gaat niet zelf de bal slaan!

x
Toepassing van Lean in het VUmc, het ziekenhuis van de auteurs van het boek. Deurbewegingen zijn een infectiericico op de OK. Deze worden teruggedrongen door via een A3-analyse de bronoorzaken op te sporen en aan te pakken.


Leidende coalitie
Als ik een managementboek lees, zoek ik ook altijd naar nieuwe inzichten. Een eyeopener in L2Zorg vond ik onder meer het idee van het vormen van een leidende coalitie. Dit is een keten van medestanders, van hoog tot laag in de organisatie. Zij zijn de ambassadeurs, die het enthousiasme voor Lean helpen verspreiden.

Een ander goed idee vond ik het terugdringen van het aantal vergaderingen en managementrapportages. Als je Lean gaat werken, kan veel onnodige bureaucratie vaak na enige tijd verdwijnen. Dring je die verspilling terug, dan krijgen de leidinggevenden extra tijd voor lean management zoals Go to The Gemba (de werkvloer bezoeken) en het bijwonen van teamoverleggen. Op die manier komen problemen sneller boven water dan voorheen, zodat er inderdaad vaak geen aparte vergaderingen meer nodig zijn om daar iets mee te doen.

Managementfuncties
Wat me tenslotte opviel is het grote aantal managementfuncties in de zorg! Zo zijn er in het UMC Zorgelo naast een directeur strategie & beleid onder meer directeuren bedrijfsvoering, stafadviseurs, zorgmanagers, afdelingshoofden en medische hoofden. Hoe Lean is die organisatiestructuur, vraag je je af, vooral omdat een groot aantal mensen (met name vóór de Lean transformatie) op grote afstand staat van het primaire proces: zorg leveren aan de patiënten.

> Op zoek naar meer cases en artikelen over Lean in de zorg?
> Zie m.b.t. VUmc en Lean ook: Lean coaches helpen leidinggevenden bij Lean transformatie VUmc
> Zie m.b.t. VUmc en VSM ook: Value stream mapping verkort zorgpad slokdarmkanker met 26%
> Zie m.b.t. VUmc en VSM ook: Betere OK-planning dankzij Makigami

Ontvang samenvattingen van onze diepgaande praktijkverhalen
Wilt op de hoogte blijven van nieuwe artikelen?
Drie voordelen van gratis registratie:
  1. Elke twee maanden een nieuwsbrief met samenvattingen (maar natuurlijk geen andere mail)
  2. Alle artikelen altijd meteen en volledig lezen (sommige artikelen zijn deels afgeschermd voor niet-geregistreerden)
  3. Toegang tot 290+ praktijkcases procesverbetering
  4. Berichten op het forum kunnen plaatsen en opmerkingen toevoegen aan artikelen



Hulp nodig bij de implementatie van Lean?

Verwijzen naar dit artikel op internet?
Gebruik als link: http://www.procesverbeteren.nl/LEAN/L2Zorg_Lean_Leiderschap_Praktijk.php